Automatyzacja: Automatyczne przypomnienia o kończących się umowach (HR)
System, który pilnuje terminów umów i sam przypomina o przedłużeniach – zanim będzie za późno
Automatyzacja „Automatyczne przypomnienia o kończących się umowach (HR)” to inteligentne rozwiązanie, które codziennie monitoruje daty zakończenia umów pracowników, kontraktów B2B lub zleceń, a następnie wysyła automatyczne powiadomienia do działu HR, menedżera lub pracownika.
Dzięki tej automatyzacji żaden kontrakt nie wygaśnie bez Twojej wiedzy.
System działa w tle — pobiera dane z CRM lub arkusza, sprawdza daty końca umów i wysyła e-mail, SMS lub powiadomienie w CRM z informacją:
„Umowa Jana Kowalskiego kończy się za 7 dni. Czy chcesz ją przedłużyć?”
Całość jest w pełni konfigurowalna — możesz ustalić, ile dni przed końcem mają pojawiać się przypomnienia i do kogo mają być wysyłane.
Cel i zastosowanie
Celem tej automatyzacji jest wyeliminowanie ryzyka przeoczenia kończących się umów oraz usprawnienie komunikacji między działem HR, kadrą menedżerską i pracownikami.
System działa w pełni automatycznie — każdego dnia sprawdza terminy umów i wysyła przypomnienia zgodnie z ustalonym harmonogramem.
Najczęstsze zastosowania:
-
monitorowanie umów o pracę, zlecenie, B2B, staży,
-
przypomnienia do działu HR o przedłużeniu lub zakończeniu umowy,
-
automatyczne powiadomienia do menedżera i pracownika,
-
generowanie raportów umów kończących się w danym miesiącu,
-
integracja z arkuszem HR, CRM lub systemem kadrowym.
Jak działa automatyzacja (krok po kroku)
1. Pobieranie danych o umowach
System codziennie pobiera dane z Twojego źródła, np.:
-
arkusza Google Sheets lub Excel (kolumny: Imię, Nazwisko, Data końca umowy, Dział, E-mail),
-
CRM HR (np. Bitrix24, Zoho People, Personio, Enova, Symfonia),
-
bazy danych lub formularza HR.
2. Sprawdzenie dat i filtracja umów
Automatyzacja analizuje każdą pozycję i sprawdza, które umowy:
-
kończą się w ciągu najbliższych X dni (np. 7, 14, 30),
-
już wygasły, ale nie zostały przedłużone,
-
mają status „do decyzji” lub „w trakcie odnowienia”.
3. Generowanie i wysyłka powiadomień
Po wykryciu zbliżającego się terminu system automatycznie wysyła:
-
E-mail / Slack / SMS do działu HR, menedżera lub pracownika,
-
zawierający imię pracownika, dział, datę zakończenia umowy i status,
-
(opcjonalnie) przycisk z linkiem do dokumentu / profilu w CRM.
Przykładowa wiadomość:
Temat: Przypomnienie: umowa Jana Kowalskiego kończy się 18.11.2025
Dzień dobry,
informujemy, że umowa pracownika Jan Kowalski (Dział: Marketing) kończy się za 7 dni.
Prosimy o decyzję w sprawie przedłużenia lub zakończenia współpracy.[Otwórz kartę pracownika w CRM]
4. Raport tygodniowy / miesięczny
System może też generować automatyczny raport w Google Sheets lub PDF, zawierający:
-
listę wszystkich umów kończących się w danym okresie,
-
daty końca, działy, stanowiska, statusy,
-
informację, kto otrzymał przypomnienie.
Raport może być wysyłany e-mailem do działu HR lub menedżera.
5. Archiwizacja i historia
Automatyzacja zapisuje historię wszystkich przypomnień, dzięki czemu możesz sprawdzić:
-
kiedy zostało wysłane powiadomienie,
-
kto je otrzymał,
-
czy umowa została przedłużona,
-
jakie decyzje podjęto.
Przykład działania
Firma zatrudnia 120 osób, w tym 35 na kontraktach B2B.
Automatyzacja:
-
Codziennie sprawdza arkusz HR z datami końca umów,
-
Wysyła e-mail do HR i menedżerów z listą osób, których umowy kończą się w najbliższych 14 dniach,
-
Tworzy raport PDF i zapisuje go w Google Drive,
-
Oznacza umowy jako „Powiadomione”.
Efekt: dział HR ma pełną kontrolę nad terminami, a żaden kontrakt nie wygasa niespodziewanie.
Co potrafi ta automatyzacja
-
Monitoruje daty końca umów w arkuszach i CRM.
-
Wysyła przypomnienia e-mail, Slack lub SMS.
-
Tworzy raporty miesięczne i tygodniowe.
-
Archiwizuje historię powiadomień.
-
Integruje się z IntegraFlow AI (analiza trendów kadrowych).
-
Działa 24/7 – automatycznie, bez ingerencji człowieka.
Dla kogo
Ta automatyzacja jest idealna dla:
-
działów HR i kadr,
-
firm zatrudniających wielu pracowników lub kontraktorów,
-
biur rachunkowych obsługujących kadry,
-
menedżerów zespołów i dyrektorów HR,
-
firm z umowami cyklicznymi (B2B, staże, projekty).
Kluczowe korzyści
-
Zero przeoczeń. System pilnuje wszystkich terminów umów.
-
Oszczędność czasu. Koniec z ręcznym sprawdzaniem arkuszy.
-
Automatyczne przypomnienia. E-maile i raporty wysyłane w tle.
-
Bezpieczeństwo HR. Zawsze wiesz, które umowy wymagają decyzji.
-
Pełna przejrzystość. Wszystko udokumentowane i archiwizowane.
Integracje
-
CRM / HR: Bitrix24, Zoho People, Personio, Enova, Teta, Symfonia.
-
Arkusze: Google Sheets, Excel, Airtable.
-
Powiadomienia: Gmail, Outlook, Slack, Telegram, SMSAPI, Twilio.
-
Raporty: PDF Generator API, Google Docs → PDF, Looker Studio.
-
AI: IntegraFlow (analiza rotacji pracowników i ryzyka kadrowego).
Czas uruchomienia i wsparcie
Po zakupie otrzymujesz gotowy scenariusz „Automatyczne przypomnienia o kończących się umowach (HR)” wraz z szablonem arkusza HR i przykładami wiadomości.
Nie wymaga wiedzy technicznej — wystarczy połączyć źródło danych i ustawić częstotliwość przypomnień.
Masz też zapewnione bezpłatne wsparcie specjalisty Integrafy, który pomoże Ci dopasować interwały (np. 7, 14, 30 dni) oraz skonfigurować raporty.
Średni czas wdrożenia: ok. 1 godzina.
IntegraFlow – Twój asystent AI ds. terminów HR
Kupując tę automatyzację, otrzymujesz dostęp do IntegraFlow AI Chat, który:
-
analizuje dane o umowach i tworzy podsumowania,
-
prognozuje rotację pracowników,
-
sugeruje, które kontrakty warto przedłużyć,
-
generuje raporty „Umowy kończące się w najbliższym miesiącu”,
-
wysyła codzienne powiadomienia w formie skróconej listy.
IntegraFlow to Twój wirtualny asystent HR – pilnuje terminów, analizuje dane i wspiera procesy kadrowe.
Co otrzymujesz po zakupie
-
kompletny scenariusz „Automatyczne przypomnienia o kończących się umowach (HR)”,
-
szablon arkusza z datami umów,
-
gotowe szablony e-maili / SMS-ów,
-
instrukcję konfiguracji krok po kroku,
-
dostęp do IntegraFlow AI Chat,
-
wsparcie specjalisty Integrafy,
-
możliwość rozbudowy o raporty PDF lub Looker Studio.
