Automatyzacja: Planowanie tras → raport → mail
Zautomatyzuj planowanie tras, generowanie raportów i wysyłkę podsumowań – wszystko dzieje się samo, każdego dnia
Automatyzacja „Planowanie tras → raport → mail” to rozwiązanie, które planuje codzienne lub tygodniowe trasy kierowców, generuje raporty z ich realizacji i automatycznie wysyła podsumowania e-mail do menedżera, dyspozytora lub klienta.
System analizuje dane o trasach (np. z GPS, arkusza Google lub CRM), optymalizuje kolejność punktów, zapisuje raport w arkuszu lub PDF, a następnie wysyła gotowe zestawienie na e-mail.
To idealne rozwiązanie dla firm transportowych, kurierskich, serwisowych, budowlanych i logistycznych, które każdego dnia realizują wiele dostaw lub zleceń w terenie i potrzebują porządku, automatyzacji i spójnych raportów bez ręcznej pracy.
Cel i zastosowanie
Celem tej automatyzacji jest pełna automatyzacja procesu planowania tras, raportowania i komunikacji w zespole.
System sam planuje trasę (na podstawie danych z arkusza, CRM lub API GPS), a po zakończeniu dnia lub kursu generuje raport zrealizowanych zleceń i wysyła go e-mailem do odpowiednich osób.
Najczęstsze zastosowania:
-
codzienne planowanie tras dostaw, serwisów, odbiorów,
-
generowanie raportów dziennych i tygodniowych,
-
wysyłanie raportów PDF / CSV e-mailem do menedżerów lub klientów,
-
analiza efektywności kierowców i czasu przejazdów,
-
automatyczne raportowanie w CRM.
Jak działa automatyzacja (krok po kroku)
1. Pobranie danych o trasach
System automatycznie pobiera dane z wybranego źródła:
-
arkusz Google Sheets (lista punktów z adresami i godzinami),
-
CRM (np. Bitrix24, Pipedrive, Zoho),
-
API systemu GPS (np. Traccar, Navixy).
Każdy rekord zawiera informacje o:
-
dacie i czasie planowanego kursu,
-
punktach dostawy / serwisu,
-
kierowcy, pojeździe i kliencie,
-
odległościach i przewidywanym czasie trasy.
2. Planowanie i optymalizacja trasy
Automatyzacja wykorzystuje dane geograficzne (Google Maps API, OpenRouteService lub Mapbox) do wyznaczenia najkrótszej i najbardziej efektywnej trasy między punktami.
System automatycznie układa kolejność odwiedzin, oblicza dystans, czas przejazdu i estymowany koszt paliwa.
Dzięki temu zespół ma gotowy plan dnia jeszcze przed rozpoczęciem pracy.
Przykład:
Punkty: Kraków → Katowice → Gliwice → Opole
System generuje trasę: Kraków → Gliwice → Katowice → Opole (oszczędność 27 km / 20 min).
3. Generowanie raportu po zakończeniu dnia
Po zakończeniu tras, automatyzacja pobiera dane GPS o faktycznych przejazdach i zestawia je z planem.
Wygenerowany raport może zawierać:
-
kierowcę i pojazd,
-
datę i godzinę rozpoczęcia / zakończenia,
-
rzeczywisty przebieg trasy (km),
-
łączny czas jazdy i postojów,
-
różnicę między planem a realizacją,
-
status wykonania zleceń (np. 9/10 dostarczono).
Raport zapisywany jest automatycznie w Google Sheets lub generowany jako PDF.
4. Wysyłka raportu e-mailem
Gotowy raport (PDF lub link do arkusza) jest wysyłany e-mailem do:
-
kierownika logistyki,
-
menedżera floty,
-
działu księgowości,
-
lub bezpośrednio do klienta, jeśli dotyczy jego zleceń.
Wiadomość jest personalizowana, np.:
„Raport tras – 12.11.2025: 5 kierowców, 34 punkty, 97% realizacji, łącznie 982 km.”
System może także załączać wykresy z Looker Studio, jeśli chcesz dodać wizualne podsumowanie.
5. Archiwizacja i dashboard
Każdy raport trafia również do archiwum Google Drive lub CRM, dzięki czemu masz pełną historię kursów i realizacji.
Dodatkowo automatyzacja może aktualizować dashboard w Looker Studio, pokazując:
-
sumaryczny przebieg miesięczny,
-
koszt paliwa,
-
terminowość realizacji,
-
średni czas kursu.
Przykład działania
Załóżmy, że Twoja firma posiada 8 pojazdów i codziennie realizuje po kilka tras.
Dyspozytor wpisuje zlecenia do arkusza Google z adresami klientów.
Automatyzacja:
-
Pobiera listę punktów,
-
Układa optymalną trasę dla każdego kierowcy,
-
Po zakończeniu dnia pobiera dane GPS,
-
Tworzy raport zrealizowanych tras (km, czas, statusy),
-
Wysyła raport PDF e-mailem do menedżera floty i klienta.
Dzięki temu codzienne raportowanie dzieje się w pełni automatycznie, bez arkuszy, kopiowania i błędów.
Co potrafi ta automatyzacja
-
Planowanie tras z adresów (Google Maps API / GPS).
-
Optymalizacja kolejności punktów.
-
Obliczanie dystansu, czasu, kosztu paliwa.
-
Generowanie raportów PDF / Google Sheets.
-
Automatyczna wysyłka e-mail.
-
Archiwizacja raportów i dashboard w Looker Studio.
Dla kogo
Ta automatyzacja jest idealna dla:
-
firm transportowych i logistycznych,
-
firm kurierskich i dystrybucyjnych,
-
ekip serwisowych i montażowych,
-
firm budowlanych i instalacyjnych,
-
przedsiębiorstw posiadających flotę i kierowców terenowych,
-
agencji eventowych, firm sprzątających i technicznych.
Kluczowe korzyści
-
Automatyczne planowanie. Zero ręcznego układania tras.
-
Dokładne raporty. Zawsze aktualne i spójne dane o realizacji.
-
Czas i porządek. Wszystko dzieje się samo – plan, raport, e-mail.
-
Transparentność. Klient i menedżer mają zawsze ten sam widok.
-
Optymalizacja kosztów. Mniejsze zużycie paliwa i lepsze wykorzystanie czasu.
Integracje
-
GPS: Traccar, Navixy, Wialon, GpsGate, GPS Trace.
-
Mapy i trasy: Google Maps API, Mapbox, OpenRouteService.
-
CRM: Bitrix24, Pipedrive, Zoho CRM, HubSpot.
-
Raporty: Google Sheets, Looker Studio, Excel Online.
-
Powiadomienia: Gmail, Outlook, Slack, Telegram.
-
Archiwizacja: Google Drive, Dropbox.
Czas uruchomienia i wsparcie
Po zakupie otrzymujesz gotowy scenariusz automatyzacji planowania tras, raportowania i wysyłki e-mail.
Instrukcja krok po kroku pokaże, jak podłączyć źródła danych, zdefiniować kierowców i ustawić harmonogram wysyłki raportów.
Nie wymaga wiedzy technicznej — wszystko przygotowane do wdrożenia w 1 dzień.
Masz też bezpłatne wsparcie specjalisty Integrafy, który pomoże Ci dopasować logikę tras, sposób raportowania i integracje GPS.
Średni czas wdrożenia: ok. 2–3 godziny.
IntegraFlow – Twój asystent AI do planowania i raportowania tras
Kupując tę automatyzację, otrzymujesz dostęp do IntegraFlow AI Chat, który:
-
analizuje raporty i wykrywa odchylenia od planu,
-
generuje podsumowania tras i rekomendacje optymalizacji,
-
tworzy trasy automatycznie na podstawie punktów i godzin,
-
podpowiada najbardziej opłacalne rozwiązania transportowe.
IntegraFlow to Twój osobisty asystent logistyki — łączy dane GPS, mapy i raporty, aby maksymalnie uprościć planowanie i komunikację w zespole.
Co otrzymujesz po zakupie
-
kompletny scenariusz „Planowanie tras → raport → mail”,
-
szablon raportu Google Sheets i Looker Studio,
-
instrukcję konfiguracji krok po kroku,
-
dostęp do IntegraFlow AI Chat,
-
wsparcie specjalisty Integrafy,
-
możliwość rozbudowy o automatyczne powiadomienia SMS / GPS / CRM.
