🖋️ Generowanie + podpisywanie umów (Docs → eSign)
🧭 Opis automatyzacji
Automatyzacja Generowanie + podpisywanie umów (Docs → eSign) w pełni digitalizuje i automatyzuje proces przygotowania oraz podpisywania dokumentów w firmie.
System automatycznie generuje umowę z szablonu Google Docs, wypełnia ją danymi klienta lub kontrahenta, a następnie przesyła do podpisu elektronicznego (np. przez DocuSign, SignNow lub HelloSign) – bez konieczności otwierania żadnej aplikacji czy edytora.
Wystarczy, że w CRM, formularzu lub arkuszu pojawią się dane klienta, a cała procedura – od stworzenia umowy po podpisany PDF – zostanie wykonana automatycznie.
Podpisany dokument może być automatycznie przesłany na e-mail, zapisany w Google Drive lub dołączony do rekordu w CRM.
Dzięki temu proces podpisywania jest szybszy, bezpieczniejszy i w 100% zgodny z prawem.
⚙️ Jak działa automatyzacja – krok po kroku
Źródło danych (CRM / Formularz / Webhook)
Dane klienta (imię, nazwisko, firma, e-mail, zakres umowy, kwota, daty) są automatycznie przekazywane do Make.Utworzenie umowy z szablonu Google Docs
System otwiera gotowy szablon umowy w Google Docs i wypełnia go danymi klienta w oznaczonych miejscach (np. {{client_name}}, {{amount}}, {{start_date}}).Konwersja dokumentu do PDF
Wygenerowany dokument jest konwertowany do PDF i zapisywany w Google Drive.Wysyłka dokumentu do podpisu (moduł eSign)
Automatyzacja przesyła PDF do wybranego narzędzia e-podpisu – np. DocuSign, SignNow, HelloSign lub innego kompatybilnego API.
Klient otrzymuje e-mail z przyciskiem „Podpisz dokument”.Powrót podpisanego dokumentu do systemu
Po podpisaniu, dokument wraca automatycznie do Google Drive i CRM – z aktualnym statusem (np. „Podpisano”, „Oczekuje na podpis”, „Odrzucono”).Powiadomienia
Po podpisaniu umowy automatyzacja może wysłać powiadomienie do zespołu lub menedżera w Slacku / e-mailu.
🧩 Zastosowanie w praktyce
Agencje marketingowe / kreatywne – podpisywanie umów o współpracy lub NDA.
Software house’y – automatyczne umowy wdrożeniowe i maintenance.
Firmy B2B – oferty i kontrakty handlowe podpisywane online.
Rekrutacja / HR – umowy z pracownikami, zleceniobiorcami i freelancerami.
Usługi prawne / doradcze – umowy ramowe, regulaminy, zlecenia ad-hoc.
⚡ Główne funkcje i korzyści
✅ Automatyczne generowanie umów z szablonów Docs
🖋️ Pełna integracja z systemami e-podpisu (DocuSign, HelloSign, SignNow)
📄 Wysyłka, podpis i archiwizacja dokumentów w jednym procesie
🔄 Automatyczna aktualizacja statusów w CRM lub arkuszu
📤 Natychmiastowe powiadomienia po podpisaniu
🔐 Bezpieczne przechowywanie dokumentów w Google Drive lub CRM
🧾 Zgodność z RODO i regulacjami prawnymi UE / eIDAS
🔧 Moduły w scenariuszu Make
Webhook / CRM (Bitrix24, HubSpot, Zoho, Typeform) → pobranie danych klienta
Google Docs → Create a document from a template → wypełnienie umowy danymi
Google Drive → Export file / Upload file → konwersja do PDF i zapis kopii
eSign (DocuSign / SignNow / HelloSign) → wysyłka dokumentu do podpisu
Router (opcjonalny) → rozdzielenie różnych typów umów (np. B2B / NDA / Zlecenie)
Slack / Email → Send message → powiadomienie o podpisaniu
🧱 Alternatywne warianty
🧩 Wariant 2A – Webhook jako źródło danych (zalecany uniwersalny)
Formularz kontaktowy lub CRM wysyła dane klienta (np. imię, kwotę, zakres) bezpośrednio do Make za pomocą webhooka.
🧩 Wariant 2B – Google Sheets
Wpisanie nowego wiersza w arkuszu (np. „Nowa umowa”) uruchamia automatyzację generującą dokument i wysyłającą go do podpisu.
🧩 Wariant 2C – CRM (Bitrix24, HubSpot, Zoho)
Po zmianie statusu rekordu (np. „Gotowy do podpisu”) Make automatycznie generuje PDF i wysyła go klientowi.
🧩 Wariant 2D – API eSign
Jeśli firma korzysta z innego systemu podpisów (np. wewnętrznego), można go podłączyć przez moduł HTTP → Make a request.
💼 Dla kogo jest ta automatyzacja
Firmy usługowe B2B
Agencje marketingowe i software house’y
Działy sprzedaży i administracji
Biura prawne i HR
Freelancerzy podpisujący wiele umów miesięcznie
🧾 Co otrzymujesz po zakupie
Gotowy blueprint scenariusza Make (do importu jednym kliknięciem)
Pełną instrukcję konfiguracji wszystkich modułów (Docs, eSign, Slack, Drive)
Szablon Google Docs (wzorowany na standardowej umowie o współpracy)
Przykładową strukturę pól do połączenia z CRM lub arkuszem
🚀 Efekt końcowy
Po wdrożeniu automatyzacji każda nowa umowa w Twojej firmie tworzona jest, podpisywana i archiwizowana całkowicie automatycznie. Zamiast wysyłać pliki, czekać na odpowiedzi i sprawdzać statusy, masz jeden płynny proces – od danych klienta do podpisanego dokumentu PDF. System działa 24/7, eliminuje błędy i znacząco skraca czas formalności.
Twoi klienci i zespół zyskają wygodę, a Ty – pełną kontrolę i bezpieczeństwo.
