🖋️ Generowanie + podpisywanie umów (Docs → eSign)

🧭 Opis automatyzacji

Automatyzacja Generowanie + podpisywanie umów (Docs → eSign) w pełni digitalizuje i automatyzuje proces przygotowania oraz podpisywania dokumentów w firmie.
System automatycznie generuje umowę z szablonu Google Docs, wypełnia ją danymi klienta lub kontrahenta, a następnie przesyła do podpisu elektronicznego (np. przez DocuSign, SignNow lub HelloSign) – bez konieczności otwierania żadnej aplikacji czy edytora.

Wystarczy, że w CRM, formularzu lub arkuszu pojawią się dane klienta, a cała procedura – od stworzenia umowy po podpisany PDF – zostanie wykonana automatycznie.
Podpisany dokument może być automatycznie przesłany na e-mail, zapisany w Google Drive lub dołączony do rekordu w CRM.

Dzięki temu proces podpisywania jest szybszy, bezpieczniejszy i w 100% zgodny z prawem.

⚙️ Jak działa automatyzacja – krok po kroku

1. Źródło danych (CRM / Formularz / Webhook)
   Dane klienta (imię, nazwisko, firma, e-mail, zakres umowy, kwota, daty) są automatycznie przekazywane do Make.

2. Utworzenie umowy z szablonu Google Docs
   System otwiera gotowy szablon umowy w Google Docs i wypełnia go danymi klienta w oznaczonych miejscach (np. {{client_name}}, {{amount}}, {{start_date}}).

3. Konwersja dokumentu do PDF
   Wygenerowany dokument jest konwertowany do PDF i zapisywany w Google Drive.

4. Wysyłka dokumentu do podpisu (moduł eSign)
   Automatyzacja przesyła PDF do wybranego narzędzia e-podpisu – np. DocuSign, SignNow, HelloSign lub innego kompatybilnego API.
   Klient otrzymuje e-mail z przyciskiem „Podpisz dokument”.

5. Powrót podpisanego dokumentu do systemu
   Po podpisaniu, dokument wraca automatycznie do Google Drive i CRM – z aktualnym statusem (np. „Podpisano”, „Oczekuje na podpis”, „Odrzucono”).

6. Powiadomienia
   Po podpisaniu umowy automatyzacja może wysłać powiadomienie do zespołu lub menedżera w Slacku / e-mailu.

🧩 Zastosowanie w praktyce

• Agencje marketingowe / kreatywne – podpisywanie umów o współpracy lub NDA.

• Software house’y – automatyczne umowy wdrożeniowe i maintenance.

• Firmy B2B – oferty i kontrakty handlowe podpisywane online.

• Rekrutacja / HR – umowy z pracownikami, zleceniobiorcami i freelancerami.

• Usługi prawne / doradcze – umowy ramowe, regulaminy, zlecenia ad-hoc.

⚡ Główne funkcje i korzyści

• ✅ Automatyczne generowanie umów z szablonów Docs

• 🖋️ Pełna integracja z systemami e-podpisu (DocuSign, HelloSign, SignNow)

• 📄 Wysyłka, podpis i archiwizacja dokumentów w jednym procesie

• 🔄 Automatyczna aktualizacja statusów w CRM lub arkuszu

• 📤 Natychmiastowe powiadomienia po podpisaniu

• 🔐 Bezpieczne przechowywanie dokumentów w Google Drive lub CRM

• 🧾 Zgodność z RODO i regulacjami prawnymi UE / eIDAS

🔧 Moduły w scenariuszu Make

• Webhook / CRM (Bitrix24, HubSpot, Zoho, Typeform) → pobranie danych klienta

• Google Docs → Create a document from a template → wypełnienie umowy danymi

• Google Drive → Export file / Upload file → konwersja do PDF i zapis kopii

• eSign (DocuSign / SignNow / HelloSign) → wysyłka dokumentu do podpisu

• Router (opcjonalny) → rozdzielenie różnych typów umów (np. B2B / NDA / Zlecenie)

• Slack / Email → Send message → powiadomienie o podpisaniu

🧱 Alternatywne warianty

🧩 Wariant 2A – Webhook jako źródło danych (zalecany uniwersalny)

Formularz kontaktowy lub CRM wysyła dane klienta (np. imię, kwotę, zakres) bezpośrednio do Make za pomocą webhooka.

🧩 Wariant 2B – Google Sheets

Wpisanie nowego wiersza w arkuszu (np. „Nowa umowa”) uruchamia automatyzację generującą dokument i wysyłającą go do podpisu.

🧩 Wariant 2C – CRM (Bitrix24, HubSpot, Zoho)

Po zmianie statusu rekordu (np. „Gotowy do podpisu”) Make automatycznie generuje PDF i wysyła go klientowi.

🧩 Wariant 2D – API eSign

Jeśli firma korzysta z innego systemu podpisów (np. wewnętrznego), można go podłączyć przez moduł HTTP → Make a request.

💼 Dla kogo jest ta automatyzacja

• Firmy usługowe B2B

• Agencje marketingowe i software house’y

• Działy sprzedaży i administracji

• Biura prawne i HR

• Freelancerzy podpisujący wiele umów miesięcznie

🧾 Co otrzymujesz po zakupie

• Gotowy blueprint scenariusza Make (do importu jednym kliknięciem)

• Pełną instrukcję konfiguracji wszystkich modułów (Docs, eSign, Slack, Drive)

• Szablon Google Docs (wzorowany na standardowej umowie o współpracy)

• Przykładową strukturę pól do połączenia z CRM lub arkuszem

🚀 Efekt końcowy

Po wdrożeniu automatyzacji każda nowa umowa w Twojej firmie tworzona jest, podpisywana i archiwizowana całkowicie automatycznie. Zamiast wysyłać pliki, czekać na odpowiedzi i sprawdzać statusy, masz jeden płynny proces – od danych klienta do podpisanego dokumentu PDF. System działa 24/7, eliminuje błędy i znacząco skraca czas formalności.

Twoi klienci i zespół zyskają wygodę, a Ty – pełną kontrolę i bezpieczeństwo.