Automatyzacja: Ewidencja czasu pracy kierowców

Automatyczny system rejestrujący godziny pracy, postoje i przejazdy kierowców — bez ręcznego wpisywania i raportowania

Automatyzacja „Ewidencja czasu pracy kierowców” to kompletne rozwiązanie, które automatycznie analizuje dane z systemu GPS (Traccar, Navixy, Wialon, GPS Trace itp.) i tworzy dokładne raporty czasu pracy kierowców.
System śledzi, kiedy pojazd ruszył, kiedy się zatrzymał, jak długo trwał postój oraz ile czasu spędzono w trasie — a następnie zapisuje te dane w Google Sheets lub CRM w formie gotowego dziennego i miesięcznego zestawienia.

Dzięki tej automatyzacji zyskujesz pełną, zgodną z przepisami ewidencję czasu pracy, bez konieczności ręcznego monitorowania tras, prowadzenia kart papierowych czy wypełniania raportów w Excelu.
To rozwiązanie stworzone specjalnie dla firm transportowych, budowlanych, serwisowych i wszędzie tam, gdzie pracownicy wykonują zadania w terenie.

Cel i zastosowanie

Celem tej automatyzacji jest zautomatyzowanie ewidencji czasu pracy kierowców i pojazdów mobilnych.
System analizuje dane GPS w czasie rzeczywistym i zapisuje:

• godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,

• całkowity czas jazdy,

• czas postojów,

• przerwy, postoje dłuższe niż określony czas,

• trasę i przebieg każdego dnia.

Dzięki temu powstaje dokładny dzienny i miesięczny raport, który możesz udostępnić działowi HR, księgowości lub klientom jako potwierdzenie realizacji zleceń.

Najczęstsze zastosowania:

• raportowanie godzin pracy kierowców i serwisantów,

• automatyczne rozliczanie nadgodzin i przerw,

• kontrola czasu spędzonego w trasie,

• analiza wydajności i planowanie tras,

• potwierdzanie realizacji zleceń w określonych godzinach.

Jak działa automatyzacja (krok po kroku)

1. Pobranie danych GPS

System łączy się z Twoim trackerem GPS (np. Traccar, Navixy, Wialon, GPS Trace) przez API i regularnie pobiera dane o pozycji pojazdu.
Zbierane dane obejmują:

• ID pojazdu,

• kierowcę (lub przypisany użytkownik),

• czas startu i postoju,

• przebieg trasy,

• prędkość i status (w ruchu / postój).

2. Analiza aktywności kierowcy

Automatyzacja analizuje dane i rozpoznaje momenty rozpoczęcia oraz zakończenia pracy.
Na podstawie ruchu GPS (np. pierwsze uruchomienie po 6:00 rano) system uznaje początek dnia pracy, a ostatni postój powyżej 30 minut — jako zakończenie.
Dodatkowo oblicza:

• łączny czas jazdy,

• długość przerw,

• sumę godzin pracy.

3. Generowanie raportu

Wszystkie dane są automatycznie zapisywane w arkuszu Google Sheets lub w CRM (np. Bitrix24, Pipedrive, Zoho).
Każdy wiersz raportu zawiera:

• imię kierowcy,

• numer pojazdu,

• datę,

• godzinę startu i zakończenia pracy,

• liczbę godzin,

• przebyty dystans,

• lokalizacje startu i zakończenia.

Raport aktualizuje się automatycznie każdego dnia — nie trzeba niczego wpisywać ręcznie.

4. Powiadomienia i raporty okresowe

Automatyzacja może raz dziennie lub raz w tygodniu wysyłać gotowy raport w formacie PDF / CSV na e-mail menedżera lub działu HR.
Przykładowa wiadomość:

„Raport ewidencji kierowców – 12.11.2025: 5 aktywnych, 1 nieobecny, średni czas pracy 8h 12min.”

Możesz też automatycznie generować miesięczne raporty podsumowujące i archiwizować je na Google Drive.

Przykład działania

Kierowca wsiada do pojazdu o 6:45. GPS rejestruje ruch — automatyzacja zapisuje „Rozpoczęcie pracy: 6:45”.
Podczas przerwy od 12:15 do 12:45 system rozpoznaje 30-minutowy postój.
O 17:10 pojazd kończy trasę — system zapisuje „Zakończenie pracy: 17:10”.

Raport dnia wygląda następująco:

Arkusz aktualizuje się automatycznie, a raport PDF trafia do kierownika i księgowości.

Co potrafi ta automatyzacja

• Analizuje dane GPS z trackerów w czasie rzeczywistym.

• Oblicza godziny rozpoczęcia, zakończenia, przerw i całkowity czas pracy.

• Generuje codzienne i miesięczne raporty w Google Sheets lub CRM.

• Wysyła raporty PDF na e-mail lub zapisuje je w Google Drive.

• Może automatycznie aktualizować statusy kierowców w CRM.

• Działa 24/7 — bez konieczności nadzoru.

Dla kogo

Ta automatyzacja została zaprojektowana dla:

• firm transportowych i logistycznych,

• przedsiębiorstw budowlanych i montażowych,

• ekip serwisowych i technicznych,

• firm posiadających flotę pojazdów lub kierowców terenowych,

• każdej organizacji, która musi prowadzić ewidencję czasu pracy kierowców zgodnie z przepisami.

Kluczowe korzyści

• Zgodność z przepisami. Automatyczna ewidencja godzin pracy bez błędów.

• Zero ręcznego wpisywania. Wszystkie dane generowane automatycznie z GPS.

• Oszczędność czasu. Raporty tworzą się same każdego dnia.

• Większa przejrzystość. Pełny wgląd w aktywność kierowców.

• Lepsze planowanie. Dane do analizy wydajności i kosztów tras.

Integracje

• GPS: Traccar, Navixy, GpsGate, Wialon, GPS Trace, AVLView, Gurtam.

• CRM: Bitrix24, HubSpot, Zoho CRM, Pipedrive.

• Raporty: Google Sheets, Excel Online, Looker Studio.

• Powiadomienia: Gmail, Outlook, Slack, Telegram.

• Pliki: Google Drive, Dropbox.

Czas uruchomienia i wsparcie

Po zakupie otrzymujesz gotowy scenariusz automatyzacji ewidencji kierowców, w pełni przygotowany do połączenia z Twoim systemem GPS.
Instrukcja krok po kroku pokazuje, jak pobierać dane, tworzyć raporty i generować zestawienia.
Nie wymaga wiedzy technicznej — wystarczy połączenie API GPS i konto Google.

Masz też bezpłatne wsparcie specjalisty Integrafy, który pomoże Ci dostosować reguły (np. czas przerw, godziny pracy, próg odczytu GPS).
Średni czas wdrożenia: ok. 90–120 minut.

IntegraFlow – Twój asystent AI do raportów kierowców

Kupując tę automatyzację, otrzymujesz dostęp do IntegraFlow AI Chat, który:

• analizuje raporty czasu pracy kierowców,

• wykrywa niestandardowe zdarzenia (np. zbyt długie postoje, nadgodziny),

• generuje miesięczne podsumowania PDF,

• pomaga optymalizować harmonogramy i trasy.

IntegraFlow to Twój inteligentny kontroler floty – czuwa nad zgodnością, wydajnością i raportami w czasie rzeczywistym.

Co otrzymujesz po zakupie

• kompletny scenariusz automatyzacji ewidencji czasu pracy kierowców,

• gotowy szablon raportu Google Sheets / PDF,

• instrukcję konfiguracji krok po kroku,

• dostęp do IntegraFlow AI Chat,

• wsparcie specjalisty Integrafy,

• możliwość rozbudowy o raporty finansowe, alerty i statusy w CRM.