Automatyzacja: Email klienta → Trello / Asana

Inteligentny system, który automatycznie zamienia wiadomości e-mail od klientów w zadania w Twoim narzędziu do zarządzania projektami

Automatyzacja „Email klienta → Trello / Asana” to rozwiązanie, które w pełni automatyzuje proces tworzenia zadań na podstawie wiadomości przychodzących od klientów.
System analizuje treść e-maila, identyfikuje kluczowe informacje (np. temat, nazwę projektu, priorytet, termin) i automatycznie tworzy nowe zadanie w Trello lub Asanie – z odpowiednim tytułem, opisem, etykietami i przypisaną osobą.

Dzięki temu każdy e-mail od klienta natychmiast zamienia się w konkretne działanie, a żadne zgłoszenie, poprawka czy prośba nie umknie w skrzynce pocztowej.
To idealne rozwiązanie dla agencji, zespołów projektowych, freelancerów i firm obsługujących wiele projektów równocześnie.

Cel i zastosowanie

Celem automatyzacji jest wyeliminowanie ręcznego przepisywania e-maili do Trello lub Asany.
System sam tworzy nowe zadania i przypisuje je do odpowiednich tablic lub projektów, dzięki czemu komunikacja z klientami staje się znacznie bardziej uporządkowana.

Najczęstsze zastosowania:

• tworzenie zadań z e-maili przychodzących (np. poprawki, zapytania, feedback),

• przypisywanie zgłoszeń do konkretnych projektów lub członków zespołu,

• archiwizacja treści e-maila w karcie zadania,

• automatyczne dodawanie tagów / etykiet (np. „Nowy klient”, „Pilne”, „Feedback”),

• tworzenie zadań z e-maili wysyłanych na adresy zespołowe (np. kontakt@, projekty@).

Jak działa automatyzacja (krok po kroku)

1. Odbiór wiadomości e-mail

Scenariusz nasłuchuje Twojej skrzynki (np. Gmail, Outlook, IMAP).
Gdy pojawia się nowy e-mail, system sprawdza:

• nadawcę,

• temat,

• treść wiadomości,

• ewentualne załączniki.

Możesz ustawić filtr, np. „tylko wiadomości od klientów” lub „tylko z etykietą PROJEKTY”.

2. Analiza i przetwarzanie wiadomości

Treść e-maila trafia do modułu AI (OpenAI / GPT), który rozpoznaje jego kontekst:

• czy dotyczy nowego projektu, poprawki, czy bieżącej komunikacji,

• wyodrębnia kluczowe informacje (np. tytuł, opis, termin, priorytet).

Dzięki temu zadania są bardziej czytelne i dobrze opisane bez Twojej ingerencji.

3. Tworzenie zadania w Trello / Asanie

Na podstawie analizy automatyzacja tworzy nowe zadanie:

• Trello: nowa karta na wskazanej tablicy i liście, z tytułem i opisem e-maila,

• Asana: nowe zadanie w wybranym projekcie, przypisane do odpowiedniego członka zespołu.

W treści zadania znajduje się:

• temat wiadomości,

• treść e-maila,

• adres nadawcy,

• data i godzina,

• link do oryginalnej wiadomości (dla łatwego podglądu).

Jeśli e-mail zawiera załączniki, automatycznie zostaną one dodane do karty / zadania.

4. Powiadomienie zespołu

Po utworzeniu zadania automatyzacja wysyła powiadomienie (np. Slack, Telegram lub e-mail) z informacją o nowym zgłoszeniu:

„Nowe zadanie z e-maila klienta: Poprawki na stronie głównej – pilne! zostało dodane do projektu Website Redesign.”

Dzięki temu zespół może od razu przystąpić do pracy.

5. Archiwizacja i śledzenie statusu

Wszystkie wiadomości są archiwizowane w arkuszu Google Sheets (nadawca, temat, data, status).
Dzięki temu możesz analizować liczbę zgłoszeń od klientów, czas reakcji i produktywność zespołu.

Przykład działania

Klient wysyła wiadomość:

„Cześć, proszę dodać sekcję z opiniami klientów na stronie głównej. Załączam pliki graficzne.”

Automatyzacja:

1. Odbiera e-mail, rozpoznaje temat i treść.

2. Tworzy nowe zadanie w Trello:

   • Tytuł: Dodanie sekcji opinii klientów

   • Opis: treść e-maila + załączniki

   • Etykieta: Pilne

3. Powiadamia zespół na Slacku.

4. Archiwizuje wpis w arkuszu Google Sheets.

Zadanie pojawia się na tablicy, gotowe do realizacji – bez przepisywania ani kopiowania treści.

Co potrafi ta automatyzacja

• Odbiera wiadomości z dowolnej skrzynki (Gmail, Outlook, IMAP).

• Analizuje treść i wyodrębnia kluczowe dane (AI).

• Tworzy zadania w Trello lub Asanie automatycznie.

• Dodaje załączniki i etykiety.

• Wysyła powiadomienia do zespołu.

• Archiwizuje wiadomości w arkuszu raportowym.

Dla kogo

Ta automatyzacja została zaprojektowana dla:

• agencji kreatywnych i software house’ów,

• firm usługowych prowadzących projekty dla klientów,

• freelancerów i zespołów zdalnych,

• menedżerów projektów, którzy chcą lepszej organizacji komunikacji,

• każdej firmy, w której wiele zadań pochodzi z e-maila.

Kluczowe korzyści

• Zero przepisywania e-maili. Każda wiadomość automatycznie tworzy zadanie.

• Pełna kontrola nad zgłoszeniami. Nic nie ginie w skrzynce.

• Lepsza organizacja pracy. Wszystkie zapytania trafiają w jedno miejsce.

• Szybsze reagowanie. Zespół od razu widzi nowe zadania.

• Większa przejrzystość. Archiwum wiadomości i statusów w arkuszu.

Integracje

• Poczta: Gmail, Outlook, IMAP.

• Zarządzanie projektami: Trello, Asana, ClickUp (opcjonalnie).

• AI: OpenAI / GPT – analiza i streszczenie wiadomości.

• Arkusze: Google Sheets (archiwizacja).

• Powiadomienia: Slack, Telegram, Bitrix24 Chat.

• Inne: Zapier, Make, n8n, HTTP API.

Czas uruchomienia i wsparcie

Po zakupie otrzymujesz gotowy scenariusz z pełną logiką — od odbioru e-maila po utworzenie zadania.
Instrukcja konfiguracji krok po kroku pokazuje, jak podłączyć skrzynkę, Trello / Asanę i ustawić etykiety.
Nie wymaga znajomości programowania – wystarczy Twoje konto e-mail i Trello/Asana.

Masz też zapewnione bezpłatne wsparcie specjalisty Integrafy, który pomoże Ci połączyć systemy i dopasować strukturę zadań do Twojego stylu pracy.
Średni czas wdrożenia: ok. 60 minut.

IntegraFlow – Twój asystent AI do obsługi zadań

Wraz z zakupem automatyzacji otrzymujesz dostęp do IntegraFlow AI Chat, który zna strukturę scenariusza i pomoże Ci:

• dodać własne reguły tworzenia zadań,

• filtrować e-maile po temacie lub nadawcy,

• ustawić automatyczne priorytety,

• tworzyć raporty z liczby zgłoszeń i czasu reakcji.

IntegraFlow to Twój cyfrowy menedżer projektów – gotowy do pomocy 24/7.

Co otrzymujesz po zakupie

• kompletny scenariusz automatyzacji „Email klienta → Trello / Asana”,

• szczegółową instrukcję konfiguracji krok po kroku,

• dostęp do IntegraFlow AI Chat,

• wsparcie specjalisty Integrafy,

• możliwość rozbudowy o integracje z CRM, Slack, ClickUp, Google Sheets.