🤖 Obsługa zgłoszeń klientów AI + Segmentacja
🧭 Opis automatyzacji
Automatyzacja Obsługa zgłoszeń klientów AI + Segmentacja umożliwia inteligentne przyjmowanie, analizowanie i klasyfikowanie wiadomości od klientów w czasie rzeczywistym.
System wykorzystuje moduł sztucznej inteligencji (OpenAI lub ChatGPT API), który czyta treść zgłoszenia, rozpoznaje jego temat, ocenia ton wypowiedzi i automatycznie przypisuje zgłoszenie do odpowiedniej kategorii – np. „Reklamacja”, „Nowe zapytanie ofertowe”, „Wsparcie techniczne” czy „Pilne”.
Po analizie wiadomość trafia do właściwego działu (np. CRM, Trello, Slack lub Helpdesk), a AI może również odpowiedzieć automatycznie na proste pytania lub potwierdzić przyjęcie zgłoszenia.
W ten sposób eliminujesz ręczne sortowanie wiadomości i skracasz czas reakcji nawet o 90%.
⚙️ Jak działa automatyzacja – krok po kroku
Źródło danych (Email / Formularz / CRM / Webhook)
System odbiera zgłoszenie – np. wiadomość e-mail od klienta, wpis z formularza kontaktowego lub nowy rekord w CRM.Set Variable + Formatter (standaryzacja danych)
Tekst wiadomości i dane klienta są oczyszczane, formatowane i przekazywane do modułu AI.AI → OpenAI / ChatGPT → Analyze text
Sztuczna inteligencja analizuje treść wiadomości i generuje odpowiedź JSON zawierającą:temat zgłoszenia,
kategorie (np. reklamacja, zapytanie, błąd),
priorytet (niski / normalny / wysoki / pilny),
emocję klienta (neutralna / niezadowolony / pozytywny),
streszczenie wiadomości,
rekomendowaną odpowiedź.
Router (segmentacja)
W zależności od kategorii zgłoszenia, scenariusz kieruje je do właściwego kanału:reklamacje → Slack / Helpdesk,
zapytania → CRM / zespół sprzedaży,
wsparcie techniczne → Trello / Asana,
inne → e-mail informacyjny lub archiwum.
Automatyczna odpowiedź do klienta (opcjonalnie)
AI może wysłać automatyczne potwierdzenie otrzymania wiadomości, np.
„Dziękujemy za kontakt. Twoje zgłoszenie zostało przyjęte i przekazane do odpowiedniego działu.”Archiwizacja i raporty
Wszystkie zgłoszenia są zapisywane w bazie (Google Sheets, Airtable lub Data Store) z oznaczeniem kategorii i priorytetu, co umożliwia tworzenie raportów efektywności.
🧩 Zastosowanie w praktyce
📩 Firmy obsługujące dużą liczbę wiadomości e-mail od klientów – automatyczne klasyfikowanie i sortowanie.
💼 Agencje i software house’y – automatyczne przekierowywanie zgłoszeń do odpowiednich działów.
🛒 E-commerce i sklepy online – rozpoznawanie reklamacji, zwrotów i zapytań ofertowych.
🧠 Firmy B2B – szybkie priorytetyzowanie wiadomości i kierowanie ich do odpowiednich osób.
🧾 Helpdesk / Support – analiza tonacji, emocji i priorytetów, automatyczne tagowanie.
⚡ Kluczowe funkcje i korzyści
🤖 Analiza treści wiadomości przez AI – automatyczne wykrywanie kategorii, tonu i priorytetu.
🧩 Segmentacja i routing – kierowanie wiadomości do odpowiednich działów lub kanałów.
⚙️ Integracja z CRM, Slack, Trello, Helpdesk, e-mail – pełna elastyczność.
⏱️ Natychmiastowa reakcja – automatyczne odpowiedzi w kilka sekund.
📊 Raportowanie i statystyki – liczba zgłoszeń, podział kategorii, czas reakcji.
🔐 Bezpieczne przetwarzanie danych – zgodność z RODO.
🔧 Moduły w scenariuszu Make
Email / Webhook / CRM Watch module → odbiór zgłoszenia
Tools → Set Variable → oczyszczanie i przygotowanie tekstu
Formatter → Text / Replace / Trim → usuwanie znaków, formatowanie
OpenAI / ChatGPT → Analyze text → analiza treści i klasyfikacja AI
Router → przekierowanie wg kategorii (Sprzedaż, Wsparcie, Reklamacje)
Slack / Email / Trello / CRM → Add item → wysyłka do właściwego działu
Google Sheets / Data Store → Add Row → zapis danych w raporcie
🧱 Alternatywne warianty
🧩 Wariant 2A – Webhook (uniwersalny)
Zgłoszenie wysyłane z formularza lub CRM trafia przez webhook bezpośrednio do Make.
🧩 Wariant 2B – Gmail / Outlook
System analizuje wiadomości e-mail (moduł Gmail → Watch emails) i kieruje je do AI.
🧩 Wariant 2C – CRM (Bitrix24 / HubSpot / Zoho)
Po utworzeniu nowego leada Make pobiera jego opis i przesyła do AI w celu określenia tematu i priorytetu.
🧩 Wariant 2D – Chatbot AI (Messenger / WhatsApp / Web)
Zgłoszenia trafiają bezpośrednio z czatu, a AI klasyfikuje je i wysyła automatyczne odpowiedzi w czasie rzeczywistym.
💼 Dla kogo jest ta automatyzacja
Działy obsługi klienta
Agencje marketingowe i software house’y
E-commerce i sklepy internetowe
Biura obsługi technicznej
Firmy B2B z dużą liczbą zapytań
🧾 Co otrzymujesz po zakupie
Gotowy blueprint scenariusza Make (do natychmiastowego importu)
Pełną instrukcję konfiguracji modułów (AI, routing, powiadomienia, arkusz raportowy)
Przykładowy zestaw promptów AI do analizy zgłoszeń i segmentacji
Szablon arkusza Google Sheets do raportowania kategorii i priorytetów
🚀 Efekt końcowy
Po wdrożeniu automatyzacji wszystkie wiadomości od klientów są analizowane przez AI, natychmiast kategoryzowane i przekazywane do odpowiedniego działu. Nie musisz już przeglądać skrzynki ani sortować wiadomości – system sam rozpoznaje, co jest pilne, a co może poczekać. Oszczędzasz czas, poprawiasz jakość obsługi i reagujesz błyskawicznie, zanim konkurencja zdąży odpowiedzieć.
