Automatyczne zamówienia do dostawców

Składanie zamówień bez klikania — system sam wie, kiedy i co zamówić

Automatyzacja „Automatyczne zamówienia do dostawców” pozwala firmom handlowym, e-commerce i hurtowniom automatycznie generować i wysyłać zamówienia do swoich dostawców w momencie, gdy zapasy produktów spadają poniżej ustalonego poziomu.
System analizuje stany magazynowe w czasie rzeczywistym, porównuje je z progami minimalnymi i wysyła e-mail lub zamówienie przez API do wybranego dostawcy — wraz z listą produktów, ilościami i numerami SKU.

Dzięki temu nie musisz już ręcznie kontrolować stanów, a Twoje magazyny zawsze pozostają optymalnie zatowarowane.

Cel i zastosowanie

Celem tej automatyzacji jest całkowite zautomatyzowanie procesu uzupełniania zapasów i składania zamówień do dostawców, tak by zapobiegać brakom towarów i uniknąć przestojów w sprzedaży.

Najczęstsze zastosowania:

• automatyczne generowanie zamówień, gdy produkt spadnie poniżej minimalnego stanu,

• wysyłanie zamówień do dostawców e-mailem, przez API lub CSV,

• aktualizacja zamówień po potwierdzeniu dostawy,

• generowanie dokumentów (PDF / zamówienie zakupu),

• raportowanie stanu zapasów i historii zamówień.

Jak działa automatyzacja (krok po kroku)

1. Monitorowanie stanów magazynowych

Automatyzacja łączy się z Twoim ERP lub systemem magazynowym (np. Subiekt, Comarch, Enova, WooCommerce, Shopify, Baselinker) i regularnie sprawdza aktualne stany produktów.

Każdy produkt ma określony poziom minimalny (np. 10 sztuk).
Gdy liczba sztuk spadnie poniżej tego poziomu — system automatycznie oznacza produkt jako „do zamówienia”.

2. Generowanie zamówienia

System tworzy automatycznie dokument Zamówienie zakupu (PO – Purchase Order) z:

• listą produktów,

• ilościami do uzupełnienia,

• numerami SKU,

• nazwą i adresem dostawcy,

• datą i numerem zamówienia.

Zamówienie może być:

• zapisane jako PDF i wysłane e-mailem,

• przesłane bezpośrednio przez API do systemu dostawcy,

• dodane do CRM / ERP jako nowy dokument.

3. Wysyłka do dostawcy

System automatycznie wysyła zamówienie:

• e-mailem (np. „Zamówienie nr 248 – [Nazwa firmy]”),

• przez API (jeśli dostawca posiada integrację),

• lub generuje plik CSV/XML do automatycznego importu.

Wiadomość może zawierać:

Szanowni Państwo,

W załączeniu przesyłamy automatyczne zamówienie nr [248] z dnia [12.11.2025].
Prosimy o potwierdzenie dostępności i terminu realizacji.

Zespół [Twoja firma]

4. Aktualizacja po potwierdzeniu dostawy

Po otrzymaniu informacji od dostawcy (np. e-mail z potwierdzeniem, faktura, WZ):

• automatyzacja aktualizuje status zamówienia w ERP / CRM,

• zwiększa stan magazynowy,

• może automatycznie dodać dokument PZ (przyjęcie zewnętrzne).

5. Raportowanie i archiwizacja

Każde zamówienie zostaje zapisane w raporcie:

• numer zamówienia,

• data wysyłki,

• dostawca,

• kwota i liczba pozycji,

• status (wysłane / potwierdzone / zrealizowane).

Raport może być generowany automatycznie w Google Sheets lub PDF i wysyłany co tydzień e-mailem do menedżera zakupów.

Przykład działania

Firma posiada magazyn z 500 produktami.
System co godzinę sprawdza stany w ERP:

1. Produkt A – 8 sztuk (próg 10) → dodany do zamówienia.

2. Produkt B – 3 sztuki (próg 5) → dodany do zamówienia.

3. Automatyzacja generuje plik PDF z listą braków.

4. Wysyła e-mail z zamówieniem do dostawcy X.

5. Po potwierdzeniu dostawy – aktualizuje stany i status zamówienia.

Efekt: ciągła dostępność produktów bez ręcznej kontroli i przestojów w sprzedaży.

Co potrafi ta automatyzacja

• Analizuje stany magazynowe i prognozuje braki.

• Tworzy i wysyła zamówienia automatycznie.

• Integruje się z dostawcami przez e-mail lub API.

• Aktualizuje statusy po potwierdzeniu.

• Generuje raporty i archiwizuje historię.

• Integruje się z IntegraFlow AI do predykcji zapotrzebowania.

Dla kogo

Ta automatyzacja jest idealna dla:

• sklepów internetowych i hurtowni,

• producentów i dystrybutorów,

• firm korzystających z ERP (Comarch, Subiekt, Enova, SAP),

• firm logistycznych i centrów dystrybucyjnych,

• biznesów, które chcą mieć kontrolę nad zapasami bez nadzoru manualnego.

Kluczowe korzyści

• Zero braków towarów. System sam dba o stany magazynowe.

• Pełna automatyzacja zakupów. Zamówienia wysyłane bez udziału człowieka.

• Szybsze reagowanie. Dostawcy otrzymują zamówienia natychmiast.

• Eliminacja błędów. Dane zawsze zgodne z ERP i magazynem.

• Oszczędność czasu. Zarządzanie setkami produktów w tle.

Integracje

• ERP / Magazyn: Subiekt GT, Comarch XL / Optima, Enova, SAP, Streamsoft, Insert, Optima.

• Sklepy: WooCommerce, Shopify, PrestaShop, Baselinker.

• E-mail: Gmail, Outlook, SendGrid.

• Pliki: Google Sheets, CSV, XML.

• AI: IntegraFlow (predykcja zapotrzebowania, analiza trendów sprzedaży, alerty o brakach).

Czas uruchomienia i wsparcie

Po zakupie otrzymujesz gotowy scenariusz „Automatyczne zamówienia do dostawców” z przykładowym szablonem zamówienia, konfiguracją progów stanów magazynowych i instrukcją krok po kroku.
Nie wymaga wiedzy technicznej — wystarczy dostęp do ERP lub arkusza z produktami.

Masz też zapewnione bezpłatne wsparcie specjalisty Integrafy, który pomoże Ci ustawić progi, testy i integrację z dostawcami.
Średni czas wdrożenia: 2 godziny.

IntegraFlow – Twój asystent AI ds. zapasów i zakupów

Kupując tę automatyzację, otrzymujesz dostęp do IntegraFlow AI Chat, który:

• przewiduje zapotrzebowanie na produkty,

• generuje sugestie zakupowe,

• monitoruje czas dostaw i niezrealizowane zamówienia,

• analizuje, które produkty kończą się najczęściej,

• automatycznie tworzy listy rekomendowanych dostawców.

IntegraFlow to Twój inteligentny planer zakupów — analizuje, przewiduje i zamawia zanim Ty zauważysz braki.

Co otrzymujesz po zakupie

• kompletny scenariusz „Automatyczne zamówienia do dostawców”,

• szablon zamówienia (PDF / e-mail / API),

• konfigurację integracji z ERP lub arkuszem,

• instrukcję konfiguracji krok po kroku,

• dostęp do IntegraFlow AI Chat,

• wsparcie specjalisty Integrafy,

• możliwość rozbudowy o prognozy AI i alerty o brakach.