Automatyzacja: status sprawy → powiadomienie klienta
Klient zawsze wie, na jakim etapie jest jego sprawa – bez telefonów, e-maili i chaosu komunikacyjnego
Automatyzacja „status sprawy → powiadomienie klienta” to inteligentny system, który automatycznie informuje klientów o zmianie statusu ich sprawy, projektu lub zgłoszenia.
Za każdym razem, gdy status w Twoim CRM, arkuszu lub bazie danych się zmieni – system sam wysyła powiadomienie e-mail, SMS lub wiadomość WhatsApp do klienta.
Dzięki temu klient ma zawsze aktualne informacje, a Twój zespół nie traci czasu na ręczne aktualizacje i przypomnienia.
Komunikacja staje się przejrzysta, zautomatyzowana i profesjonalna – bez błędów i opóźnień.
Cel i zastosowanie
Celem tej automatyzacji jest poprawa komunikacji z klientami poprzez automatyczne powiadamianie o postępie spraw.
System informuje klientów automatycznie o każdym etapie – od przyjęcia zlecenia po jego zakończenie.
Najczęstsze zastosowania:
-
kancelarie prawne (status sprawy, etap postępowania, nowe pisma),
-
agencje marketingowe i software house’y (status projektu),
-
firmy serwisowe i logistyczne (realizacja, wysyłka, odbiór),
-
biura rachunkowe i doradcze (status dokumentów / rozliczeń),
-
obsługa klienta i helpdesk (status zgłoszenia).
Jak działa automatyzacja (krok po kroku)
1. Wykrycie zmiany statusu
System stale monitoruje źródło danych:
-
CRM (np. Bitrix24, Pipedrive, HubSpot, Zoho),
-
arkusz Google Sheets / Airtable,
-
system helpdesk (np. Jira, Trello, ClickUp),
-
formularz lub baza (np. Notion, Forms, API).
W momencie, gdy status sprawy zmieni się (np. „W realizacji” → „Zakończona”), automatyzacja natychmiast uruchamia proces powiadomienia.
2. Pobranie danych o kliencie i sprawie
Automatyzacja pobiera z systemu:
-
imię i nazwisko klienta,
-
adres e-mail lub numer telefonu,
-
nazwę / numer sprawy,
-
nowy status,
-
ewentualne dodatkowe informacje (np. data zakończenia, link do dokumentu).
Dzięki temu komunikacja jest zawsze spersonalizowana i precyzyjna.
3. Generowanie wiadomości
System automatycznie tworzy treść wiadomości dopasowaną do etapu sprawy.
Przykład:
✅ Status: Przyjęta do realizacji
Dzień dobry,
Twoja sprawa nr 2025/014 została przyjęta do realizacji.
Nasz zespół rozpoczął prace i skontaktuje się z Tobą po zakończeniu pierwszego etapu.
🚀 Status: Zakończona
Dzień dobry,
informujemy, że Twoja sprawa nr 2025/014 została zakończona.
W razie pytań – zapraszamy do kontaktu lub sprawdzenia szczegółów w panelu klienta.
4. Wysyłka powiadomienia
Gotowe wiadomości są wysyłane automatycznie:
-
e-mail (Gmail, Outlook, SMTP),
-
SMS (SMSAPI, Twilio),
-
WhatsApp (Twilio / 360Dialog),
-
lub jako wiadomość w CRM / aplikacji klienta.
Każdy kanał można dostosować do branży lub typu klientów – np. SMS w przypadku serwisu, e-mail w przypadku kancelarii, WhatsApp w branży usługowej.
5. Logowanie i raporty
Każde powiadomienie jest rejestrowane w CRM lub arkuszu:
-
data i godzina wysyłki,
-
typ wiadomości,
-
status dostarczenia,
-
link do treści.
Dzięki temu masz pełną historię komunikacji z klientem i możesz analizować jej skuteczność.
Przykład działania
Kancelaria prawna aktualizuje status spraw w CRM Bitrix24.
Kiedy prawnik zmienia status z „W przygotowaniu” na „Złożona w sądzie” – automatyzacja:
-
wykrywa zmianę w CRM,
-
pobiera dane klienta i treść szablonu,
-
wysyła automatyczny e-mail do klienta,
-
zapisuje notatkę w karcie sprawy.
Efekt: klient jest zawsze poinformowany, zespół nie musi wysyłać wiadomości ręcznie, a komunikacja jest w pełni zautomatyzowana i spójna.
Co potrafi ta automatyzacja
-
Monitoruje statusy spraw, projektów i zgłoszeń w czasie rzeczywistym.
-
Automatycznie wysyła powiadomienia e-mail, SMS lub WhatsApp.
-
Personalizuje treść wiadomości dla każdego statusu.
-
Zapisuje historię komunikacji w CRM lub arkuszu.
-
Wysyła raporty dzienne lub miesięczne.
-
Integruje się z IntegraFlow AI, który może analizować komunikację i tworzyć raporty o satysfakcji klientów.
Dla kogo
Ta automatyzacja jest idealna dla:
-
kancelarii prawnych i doradców,
-
agencji i software house’ów,
-
firm serwisowych, logistycznych i transportowych,
-
biur rachunkowych i podatkowych,
-
firm obsługujących klientów cyklicznie lub projektowo.
Kluczowe korzyści
-
Zadowoleni klienci. Zawsze wiedzą, co dzieje się ze sprawą.
-
Oszczędność czasu. Brak konieczności ręcznego informowania o postępach.
-
Profesjonalizm. Komunikacja jest automatyczna, spójna i zawsze na czas.
-
Przejrzystość. Wszystkie powiadomienia są rejestrowane w systemie.
-
Skalowalność. Działa dla 10, 100 lub 1000 spraw miesięcznie – bez ograniczeń.
Integracje
-
CRM: Bitrix24, Pipedrive, HubSpot, Zoho CRM, Trello, Asana, ClickUp.
-
E-mail: Gmail, Outlook, SMTP, SendGrid.
-
SMS: SMSAPI, Twilio, MessageBird.
-
WhatsApp: 360Dialog, Twilio, WATI.
-
Dane: Google Sheets, Airtable, Notion.
-
Powiadomienia wewnętrzne: Slack, Telegram, Discord.
Czas uruchomienia i wsparcie
Po zakupie otrzymujesz gotowy scenariusz „status sprawy → powiadomienie klienta” wraz z kompletem szablonów wiadomości dla poszczególnych etapów oraz instrukcją konfiguracji.
Nie wymaga wiedzy technicznej – wszystko działa automatycznie po podłączeniu konta CRM i e-mail/SMS.
Masz też zapewnione bezpłatne wsparcie specjalisty Integrafy, który pomoże Ci dostosować komunikaty i zaprojektować strukturę statusów.
Średni czas wdrożenia: ok. 1–2 godziny.
IntegraFlow – Twój asystent AI do komunikacji z klientami
Kupując tę automatyzację, otrzymujesz dostęp do IntegraFlow AI Chat, który:
-
generuje automatyczne komunikaty dla poszczególnych etapów sprawy,
-
analizuje ton wiadomości i sugeruje ulepszenia,
-
śledzi historię komunikacji i ocenia satysfakcję klientów,
-
generuje raporty o skuteczności powiadomień,
-
może samodzielnie tworzyć dodatkowe wiadomości (np. przypomnienia).
IntegraFlow działa jak wirtualny koordynator klienta – zapewnia pełną przejrzystość komunikacji i automatyczną opiekę nad klientem.
Co otrzymujesz po zakupie
-
kompletny scenariusz „status sprawy → powiadomienie klienta”,
-
gotowe szablony e-mail / SMS / WhatsApp,
-
instrukcję konfiguracji krok po kroku,
-
dostęp do IntegraFlow AI Chat,
-
wsparcie specjalisty Integrafy,
-
możliwość rozbudowy o panel klienta lub chatbot statusowy.
