Automatyzacja: status sprawy → powiadomienie klienta

Klient zawsze wie, na jakim etapie jest jego sprawa – bez telefonów, e-maili i chaosu komunikacyjnego

Automatyzacja „status sprawy → powiadomienie klienta” to inteligentny system, który automatycznie informuje klientów o zmianie statusu ich sprawy, projektu lub zgłoszenia.
Za każdym razem, gdy status w Twoim CRM, arkuszu lub bazie danych się zmieni – system sam wysyła powiadomienie e-mail, SMS lub wiadomość WhatsApp do klienta.

Dzięki temu klient ma zawsze aktualne informacje, a Twój zespół nie traci czasu na ręczne aktualizacje i przypomnienia.
Komunikacja staje się przejrzysta, zautomatyzowana i profesjonalna – bez błędów i opóźnień.

Cel i zastosowanie

Celem tej automatyzacji jest poprawa komunikacji z klientami poprzez automatyczne powiadamianie o postępie spraw.
System informuje klientów automatycznie o każdym etapie – od przyjęcia zlecenia po jego zakończenie.

Najczęstsze zastosowania:

• kancelarie prawne (status sprawy, etap postępowania, nowe pisma),

• agencje marketingowe i software house’y (status projektu),

• firmy serwisowe i logistyczne (realizacja, wysyłka, odbiór),

• biura rachunkowe i doradcze (status dokumentów / rozliczeń),

• obsługa klienta i helpdesk (status zgłoszenia).

Jak działa automatyzacja (krok po kroku)

1. Wykrycie zmiany statusu

System stale monitoruje źródło danych:

• CRM (np. Bitrix24, Pipedrive, HubSpot, Zoho),

• arkusz Google Sheets / Airtable,

• system helpdesk (np. Jira, Trello, ClickUp),

• formularz lub baza (np. Notion, Forms, API).

W momencie, gdy status sprawy zmieni się (np. „W realizacji” → „Zakończona”), automatyzacja natychmiast uruchamia proces powiadomienia.

2. Pobranie danych o kliencie i sprawie

Automatyzacja pobiera z systemu:

• imię i nazwisko klienta,

• adres e-mail lub numer telefonu,

• nazwę / numer sprawy,

• nowy status,

• ewentualne dodatkowe informacje (np. data zakończenia, link do dokumentu).

Dzięki temu komunikacja jest zawsze spersonalizowana i precyzyjna.

3. Generowanie wiadomości

System automatycznie tworzy treść wiadomości dopasowaną do etapu sprawy.
Przykład:

✅ Status: Przyjęta do realizacji

Dzień dobry,
Twoja sprawa nr 2025/014 została przyjęta do realizacji.
Nasz zespół rozpoczął prace i skontaktuje się z Tobą po zakończeniu pierwszego etapu.

🚀 Status: Zakończona

Dzień dobry,
informujemy, że Twoja sprawa nr 2025/014 została zakończona.
W razie pytań – zapraszamy do kontaktu lub sprawdzenia szczegółów w panelu klienta.

4. Wysyłka powiadomienia

Gotowe wiadomości są wysyłane automatycznie:

• e-mail (Gmail, Outlook, SMTP),

• SMS (SMSAPI, Twilio),

• WhatsApp (Twilio / 360Dialog),

• lub jako wiadomość w CRM / aplikacji klienta.

Każdy kanał można dostosować do branży lub typu klientów – np. SMS w przypadku serwisu, e-mail w przypadku kancelarii, WhatsApp w branży usługowej.

5. Logowanie i raporty

Każde powiadomienie jest rejestrowane w CRM lub arkuszu:

• data i godzina wysyłki,

• typ wiadomości,

• status dostarczenia,

• link do treści.

Dzięki temu masz pełną historię komunikacji z klientem i możesz analizować jej skuteczność.

Przykład działania

Kancelaria prawna aktualizuje status spraw w CRM Bitrix24.
Kiedy prawnik zmienia status z „W przygotowaniu” na „Złożona w sądzie” – automatyzacja:

1. wykrywa zmianę w CRM,

2. pobiera dane klienta i treść szablonu,

3. wysyła automatyczny e-mail do klienta,

4. zapisuje notatkę w karcie sprawy.

Efekt: klient jest zawsze poinformowany, zespół nie musi wysyłać wiadomości ręcznie, a komunikacja jest w pełni zautomatyzowana i spójna.

Co potrafi ta automatyzacja

• Monitoruje statusy spraw, projektów i zgłoszeń w czasie rzeczywistym.

• Automatycznie wysyła powiadomienia e-mail, SMS lub WhatsApp.

• Personalizuje treść wiadomości dla każdego statusu.

• Zapisuje historię komunikacji w CRM lub arkuszu.

• Wysyła raporty dzienne lub miesięczne.

• Integruje się z IntegraFlow AI, który może analizować komunikację i tworzyć raporty o satysfakcji klientów.

Dla kogo

Ta automatyzacja jest idealna dla:

• kancelarii prawnych i doradców,

• agencji i software house’ów,

• firm serwisowych, logistycznych i transportowych,

• biur rachunkowych i podatkowych,

• firm obsługujących klientów cyklicznie lub projektowo.

Kluczowe korzyści

• Zadowoleni klienci. Zawsze wiedzą, co dzieje się ze sprawą.

• Oszczędność czasu. Brak konieczności ręcznego informowania o postępach.

• Profesjonalizm. Komunikacja jest automatyczna, spójna i zawsze na czas.

• Przejrzystość. Wszystkie powiadomienia są rejestrowane w systemie.

• Skalowalność. Działa dla 10, 100 lub 1000 spraw miesięcznie – bez ograniczeń.

Integracje

• CRM: Bitrix24, Pipedrive, HubSpot, Zoho CRM, Trello, Asana, ClickUp.

• E-mail: Gmail, Outlook, SMTP, SendGrid.

• SMS: SMSAPI, Twilio, MessageBird.

• WhatsApp: 360Dialog, Twilio, WATI.

• Dane: Google Sheets, Airtable, Notion.

• Powiadomienia wewnętrzne: Slack, Telegram, Discord.

Czas uruchomienia i wsparcie

Po zakupie otrzymujesz gotowy scenariusz „status sprawy → powiadomienie klienta” wraz z kompletem szablonów wiadomości dla poszczególnych etapów oraz instrukcją konfiguracji.
Nie wymaga wiedzy technicznej – wszystko działa automatycznie po podłączeniu konta CRM i e-mail/SMS.

Masz też zapewnione bezpłatne wsparcie specjalisty Integrafy, który pomoże Ci dostosować komunikaty i zaprojektować strukturę statusów.
Średni czas wdrożenia: ok. 1–2 godziny.

IntegraFlow – Twój asystent AI do komunikacji z klientami

Kupując tę automatyzację, otrzymujesz dostęp do IntegraFlow AI Chat, który:

• generuje automatyczne komunikaty dla poszczególnych etapów sprawy,

• analizuje ton wiadomości i sugeruje ulepszenia,

• śledzi historię komunikacji i ocenia satysfakcję klientów,

• generuje raporty o skuteczności powiadomień,

• może samodzielnie tworzyć dodatkowe wiadomości (np. przypomnienia).

IntegraFlow działa jak wirtualny koordynator klienta – zapewnia pełną przejrzystość komunikacji i automatyczną opiekę nad klientem.

Co otrzymujesz po zakupie

• kompletny scenariusz „status sprawy → powiadomienie klienta”,

• gotowe szablony e-mail / SMS / WhatsApp,

• instrukcję konfiguracji krok po kroku,

• dostęp do IntegraFlow AI Chat,

• wsparcie specjalisty Integrafy,

• możliwość rozbudowy o panel klienta lub chatbot statusowy.