Automatyzacja: Śledzenie przesyłek → Sheets → Email do klienta

Automatyczne śledzenie statusu przesyłek, aktualizacja arkusza i wysyłka powiadomień e-mail — wszystko dzieje się w tle, bez Twojego udziału

Automatyzacja „Śledzenie przesyłek → Sheets → Email do klienta” pozwala w pełni zautomatyzować proces monitorowania statusu przesyłek kurierskich i informowania klientów o ich postępie.
System samodzielnie sprawdza statusy przesyłek (np. z DPD, InPost, GLS, FedEx, DHL, UPS, Poczta Polska lub dowolnego innego przewoźnika z API), zapisuje je w arkuszu Google Sheets, a następnie wysyła e-mail do klienta z aktualnym etapem dostawy.

Nie musisz już ręcznie wklejać numerów listów przewozowych ani odświeżać stron kurierów — automatyzacja zajmuje się wszystkim: śledzeniem, raportowaniem i komunikacją z klientem.
Dzięki temu oszczędzasz czas, eliminujesz błędy i budujesz profesjonalny, proaktywny wizerunek firmy.

Cel i zastosowanie

Celem tej automatyzacji jest zastąpienie ręcznego śledzenia przesyłek w pełni zautomatyzowanym procesem, który:

• monitoruje status każdej paczki w czasie rzeczywistym,

• zapisuje aktualizacje w Google Sheets lub CRM,

• wysyła klientowi e-mail z informacją o zmianie statusu.

Najczęstsze zastosowania:

• sklepy internetowe, które chcą automatycznie informować klientów o statusie zamówień,

• działy logistyki i obsługi klienta w firmach B2B,

• firmy dropshippingowe,

• magazyny i centra dystrybucyjne,

• integracje z CRM i dashboardami sprzedażowymi.

Jak działa automatyzacja (krok po kroku)

1. Pobranie numerów przesyłek

System pobiera numery przesyłek z:

• arkusza Google Sheets (kolumna z numerami listów przewozowych),

• CRM (np. Bitrix24, Pipedrive, HubSpot),

• sklepu internetowego (WooCommerce, Shopify, PrestaShop),

• lub z systemu magazynowego (ERP / Baselinker / Fakturownia).

Każdy rekord zawiera: numer przesyłki, nazwisko klienta, e-mail, datę nadania i nazwę przewoźnika.

2. Śledzenie przesyłek przez API

Automatyzacja łączy się z API przewoźników lub korzysta z uniwersalnych serwisów trackingowych (np. AfterShip, 17track, Tracktry).
Dla każdej przesyłki pobiera aktualny status, np.:

• „Odebrano w punkcie nadania”,

• „W drodze do magazynu centralnego”,

• „Przesyłka w doręczeniu”,

• „Dostarczono do odbiorcy”.

System może odświeżać statusy co godzinę, raz dziennie lub zgodnie z harmonogramem (np. o 8:00, 12:00, 18:00).

3. Aktualizacja arkusza Google Sheets

Wszystkie dane są automatycznie zapisywane i aktualizowane w arkuszu Google Sheets w formie tabeli:

Arkusz aktualizuje się automatycznie, więc masz zawsze bieżący widok wszystkich przesyłek.

4. Wysyłka e-mail do klienta

Kiedy status przesyłki zmieni się (np. „W doręczeniu” → „Dostarczono”), automatyzacja wysyła do klienta e-mail z informacją o nowym etapie.
Treść wiadomości może być personalizowana:

Temat: Aktualizacja statusu Twojej przesyłki 📦
Treść:
Dzień dobry,
Twoja przesyłka nr 123456789 (DPD) jest już w drodze do Ciebie!
Przewidywana dostawa: dzisiaj, między 12:00 a 14:00.

Dziękujemy za zakupy i zaufanie!
Zespół Integrafy

Wiadomości mogą być wysyłane z Twojego adresu e-mail (SMTP / Gmail / Outlook) lub z konta automatycznego.

5. Raport i archiwizacja

Każdy e-mail i status są zapisywane w arkuszu lub CRM, dzięki czemu możesz:

• śledzić historię komunikacji,

• analizować terminowość dostaw,

• generować raporty miesięczne (np. % dostarczonych przesyłek na czas).

Raport może być również przesyłany do Ciebie lub Twojego zespołu jako codzienny e-mail podsumowujący.

Przykład działania

Twój sklep internetowy codziennie wysyła 40 paczek.
W arkuszu Google zapisują się ich numery i adresy e-mail klientów.
Automatyzacja:

1. Pobiera wszystkie numery,

2. Sprawdza status przesyłek przez API DPD i InPost,

3. Aktualizuje kolumny „Status” i „Data dostawy”,

4. Wysyła e-maile z aktualizacją do klientów,

5. Tworzy podsumowanie dzienne (np. ile paczek dostarczono).

Cały proces działa automatycznie – bez logowania na strony kurierów, bez kopiowania numerów i bez stresu.

Co potrafi ta automatyzacja

• Śledzi status przesyłek przez API lub usługi trackingowe.

• Automatycznie aktualizuje dane w arkuszu Google Sheets.

• Wysyła e-maile do klientów przy zmianie statusu.

• Tworzy raporty dzienne i miesięczne.

• Obsługuje wielu przewoźników jednocześnie.

• Archiwizuje wszystkie dane w chmurze lub CRM.

Dla kogo

Ta automatyzacja jest idealna dla:

• sklepów internetowych (e-commerce, dropshipping),

• firm transportowych i logistycznych,

• centrów magazynowych, hurtowni, fulfillmentów,

• biur obsługi klienta,

• każdej firmy, która śledzi przesyłki i informuje klientów o ich statusie.

Kluczowe korzyści

• Automatyczne śledzenie. System sam sprawdza statusy i aktualizuje dane.

• Lepsza obsługa klienta. Klienci otrzymują aktualne informacje bez pytania.

• Oszczędność czasu. Koniec z ręcznym wklejaniem numerów i sprawdzaniem stron kurierów.

• Raporty i kontrola. Widzisz pełny obraz dostaw w jednym miejscu.

• Uniwersalność. Działa z każdym przewoźnikiem i systemem.

Integracje

• Przewoźnicy / API: DPD, InPost, DHL, UPS, GLS, Poczta Polska, FedEx, AfterShip, Tracktry.

• CRM: Bitrix24, HubSpot, Zoho CRM, Pipedrive.

• Arkusze: Google Sheets, Excel Online, Airtable.

• Powiadomienia: Gmail, Outlook, Slack, Telegram.

• Raporty: Looker Studio, Power BI.

Czas uruchomienia i wsparcie

Po zakupie otrzymujesz gotowy scenariusz śledzenia przesyłek i wysyłki e-maili, wraz z instrukcją konfiguracji krok po kroku.
Całość jest przygotowana w sposób prosty i czytelny – wystarczy wprowadzić dane API i nazwy kolumn.

Masz też zapewnione bezpłatne wsparcie specjalisty Integrafy, który pomoże Ci dopasować szablony e-maili, zintegrować przewoźników i dostosować harmonogram odświeżania.
Średni czas wdrożenia: ok. 90 minut.

IntegraFlow – Twój asystent AI do śledzenia i komunikacji z klientami

Kupując tę automatyzację, otrzymujesz dostęp do IntegraFlow AI Chat, który:

• analizuje statusy przesyłek i tworzy raporty z opóźnień,

• generuje treści e-maili automatycznie (również wielojęzycznie),

• podpowiada, jak usprawnić proces logistyczny,

• może sam wysyłać zbiorcze powiadomienia dzienne lub tygodniowe,

• łączy dane z wielu przewoźników w jednym raporcie.

IntegraFlow to Twój osobisty menedżer dostaw — działa 24/7 i pilnuje, żeby klient zawsze był na bieżąco.

Co otrzymujesz po zakupie

• kompletny scenariusz „Śledzenie przesyłek → Sheets → Email do klienta”,

• gotowe szablony wiadomości e-mail,

• instrukcję konfiguracji krok po kroku,

• dostęp do IntegraFlow AI Chat,

• wsparcie specjalisty Integrafy,

• możliwość rozbudowy o SMS, webhooki lub CRM.