Automatyzacja: raportowanie godzin pracy → klient
Twój klient otrzymuje przejrzysty raport z przepracowanych godzin – automatycznie, bez arkuszy i ręcznych podsumowań
Automatyzacja „raportowanie godzin pracy → klient” to system, który w pełni automatyzuje proces tworzenia, aktualizowania i wysyłania raportów godzinowych dla klientów.
Działa w tle — pobiera dane z Twojego narzędzia do rejestrowania czasu pracy (np. Clockify, Toggl, Bitrix24, Asana, Trello, ClickUp lub Sheets), generuje czytelne podsumowanie w PDF lub Excel, a następnie wysyła go automatycznie e-mailem do klienta w ustalonym dniu.
To rozwiązanie oszczędza godziny pracy zespołu, zapewnia pełną przejrzystość i profesjonalną komunikację z klientem — bez ręcznego liczenia i wysyłania raportów.
Cel i zastosowanie
Celem automatyzacji jest zautomatyzowanie procesu raportowania godzin pracy – aby klienci zawsze mieli aktualne informacje o postępie projektu i kosztach, bez potrzeby przypominania.
Najczęstsze zastosowania:
-
agencje marketingowe i software house’y (raporty godzinowe dla klientów projektowych),
-
zespoły IT (rozliczenia godzinowe z wdrożeń, serwisów, poprawek),
-
freelancerzy i konsultanci (raporty czasu i zadań),
-
firmy outsourcingowe i HR (raporty miesięczne dla kontrahentów),
-
biura rachunkowe i prawnicze (rozliczenia czasu pracy za obsługę klientów).
Jak działa automatyzacja (krok po kroku)
1. Pobieranie danych o czasie pracy
System automatycznie pobiera dane z Twojego narzędzia do trackingu czasu, np.:
-
Clockify, Toggl, Harvest, Bitrix24, Asana, Trello, ClickUp,
-
lub z arkusza Google Sheets, Notion czy Excel.
Dane obejmują:
-
imię pracownika,
-
projekt / klienta,
-
datę,
-
opis zadania,
-
czas trwania.
2. Grupowanie i obliczenia
Automatyzacja grupuje dane wg klienta, projektu i dnia tygodnia.
Następnie:
-
sumuje łączną liczbę godzin,
-
dodaje stawki godzinowe (jeśli są w systemie),
-
oblicza koszt pracy,
-
przygotowuje zestawienie z podziałem na osoby i zadania.
3. Generowanie raportu PDF / Excel
Po obliczeniu danych, system tworzy estetyczny raport:
-
logo Twojej firmy,
-
nazwa klienta i projektu,
-
zakres dat,
-
lista wykonanych zadań,
-
łączna liczba godzin i koszt,
-
opcjonalnie podsumowanie AI („W tym miesiącu zrealizowano 96 godzin, z czego 60% dotyczyło wdrożeń i poprawek”).
Raport może być generowany jako PDF lub Excel — w zależności od preferencji.
4. Automatyczna wysyłka do klienta
System wysyła raport automatycznie:
-
w wybranym dniu (np. w każdy piątek lub 1. dnia miesiąca),
-
na adres e-mail klienta,
-
z możliwością dodania treści wiadomości np.:
Temat: Raport godzinowy – Październik 2025
Dzień dobry,
w załączniku przesyłamy raport z przepracowanych godzin za ostatni okres.
W razie pytań – pozostajemy do dyspozycji.
Pozdrawiamy,
Zespół Integrafy
Raport można też automatycznie zapisać w folderze Google Drive / OneDrive klienta.
5. Archiwizacja i raport zbiorczy
Każdy raport zostaje zapisany w Twojej bazie lub chmurze:
-
z datą, klientem i okresem raportowym,
-
z automatycznym numerem (np. „Raport_klientX_2025-10”),
-
z możliwością podsumowania miesięcznego lub rocznego.
System może też generować wewnętrzne raporty zbiorcze — np. czas pracy zespołu dla wszystkich klientów.
Przykład działania
Agencja marketingowa realizuje 12 projektów równolegle.
Każdego miesiąca automatyzacja:
-
Pobiera dane z Clockify,
-
Sumuje godziny dla każdego klienta,
-
Tworzy raport PDF z listą zadań i czasem pracy,
-
Wysyła raport e-mailem do klienta,
-
Zapisuje kopię w folderze Google Drive.
Cały proces działa w pełni automatycznie, bez udziału pracowników.
Co potrafi ta automatyzacja
-
Pobiera dane o godzinach z narzędzi trackujących lub arkuszy.
-
Sumuje czas pracy wg klientów, zadań i projektów.
-
Generuje czytelne raporty PDF lub Excel.
-
Wysyła raporty automatycznie do klientów.
-
Archiwizuje raporty w chmurze lub CRM.
-
Tworzy zbiorcze zestawienia dla zarządu lub działu HR.
Dla kogo
Ta automatyzacja jest idealna dla:
-
agencji i software house’ów,
-
firm projektowych i serwisowych,
-
zespołów IT i wdrożeniowych,
-
freelancerów i konsultantów,
-
biur rachunkowych i kancelarii, które rozliczają się godzinowo.
Kluczowe korzyści
-
Pełna przejrzystość. Klient zawsze wie, ile godzin zostało przepracowane.
-
Oszczędność czasu. Raporty generują się same — żadnych arkuszy.
-
Profesjonalny wygląd. Raporty z logotypem, strukturą i podsumowaniem AI.
-
Lepsze relacje z klientami. Stała, transparentna komunikacja postępów.
-
Bez błędów. Automatyczne obliczenia i aktualne dane.
Integracje
-
Narzędzia do trackingu czasu: Clockify, Toggl, Harvest, Bitrix24, Asana, Trello, ClickUp.
-
Arkusze i bazy: Google Sheets, Excel, Airtable, Notion.
-
Raportowanie: PDF Generator API, Looker Studio, Power BI.
-
E-mail: Gmail, Outlook, SendGrid.
-
Chmura: Google Drive, OneDrive, Dropbox.
-
Powiadomienia: Slack, Telegram, SMSAPI.
Czas uruchomienia i wsparcie
Po zakupie otrzymujesz gotowy scenariusz „raportowanie godzin pracy → klient” wraz z szablonami raportów PDF, instrukcją konfiguracji i możliwością dostosowania wyglądu.
Nie wymaga wiedzy technicznej — wystarczy połączyć konto narzędzia do trackingu czasu i dodać adresy klientów.
Masz też zapewnione bezpłatne wsparcie specjalisty Integrafy, który pomoże Ci dostosować raporty do Twojej branży.
Średni czas wdrożenia: ok. 2 godziny.
IntegraFlow – Twój asystent AI do raportów czasu pracy
Kupując tę automatyzację, otrzymujesz dostęp do IntegraFlow AI Chat, który:
-
analizuje dane godzinowe i wykrywa przeciążenia,
-
generuje podsumowania w prostym języku,
-
tworzy dodatkowe raporty tygodniowe lub kwartalne,
-
oblicza średni czas projektu i rentowność,
-
pomaga zoptymalizować stawki i harmonogramy.
IntegraFlow to Twój wirtualny analityk czasu pracy – monitoruje efektywność, raportuje i tłumaczy dane klientom.
Co otrzymujesz po zakupie
-
kompletny scenariusz „raportowanie godzin pracy → klient”,
-
gotowe szablony raportów PDF / Excel,
-
instrukcję konfiguracji krok po kroku,
-
dostęp do IntegraFlow AI Chat,
-
wsparcie specjalisty Integrafy,
-
możliwość rozbudowy o raporty rentowności lub dashboardy Looker Studio.
