Automatyzacja: Raport spalania i kosztów paliwa

Kontroluj zużycie paliwa i wydatki floty w czasie rzeczywistym – automatycznie, bez arkuszy i kalkulatorów

Automatyzacja „Raport spalania i kosztów paliwa” to inteligentny system, który na podstawie danych GPS, tras i tankowań generuje dokładne raporty zużycia paliwa oraz kosztów eksploatacji każdego pojazdu w firmie.
System automatycznie oblicza spalanie, koszty paliwa, średni dystans, efektywność kierowców i trend zmian w czasie.
Dzięki integracji z systemami GPS, arkuszami Google Sheets, CRM lub fakturowaniem (np. Fakturownia / Comarch), wszystkie dane aktualizują się na bieżąco — bez konieczności ręcznego wpisywania lub kopiowania danych.

To idealne rozwiązanie dla firm transportowych, budowlanych, logistycznych i serwisowych, które chcą monitorować realne koszty eksploatacji floty, wykrywać nieprawidłowości i optymalizować wydatki na paliwo.

Cel i zastosowanie

Celem automatyzacji jest pełna automatyzacja ewidencji spalania i kosztów paliwa w oparciu o dane z GPS, tankowań i faktur.
System pozwala nie tylko rejestrować wydatki, ale także analizować efektywność zużycia paliwa w czasie, w zależności od typu pojazdu, kierowcy czy trasy.

Najczęstsze zastosowania:

• raportowanie spalania dla każdego pojazdu i kierowcy,

• kontrola kosztów tankowań i przebiegu,

• porównanie efektywności pojazdów (spalanie na 100 km),

• analiza trendów i anomalii (np. zbyt duże spalanie),

• automatyczne generowanie raportów miesięcznych dla zarządu lub księgowości,

• monitorowanie kosztów w przeliczeniu na zlecenia, klientów lub regiony.

Jak działa automatyzacja (krok po kroku)

1. Zbieranie danych GPS i tankowań

Automatyzacja łączy się z Twoim systemem GPS (np. Traccar, Navixy, Wialon, GPS Trace) oraz bazą danych z tankowań (np. arkusz Google Sheets, system ERP lub CRM).
Dane obejmują:

• dystans pokonany przez pojazd (z GPS),

• ilość zatankowanego paliwa,

• datę i miejsce tankowania,

• kierowcę i numer pojazdu,

• cenę za litr paliwa.

2. Obliczanie spalania i kosztów

Na podstawie powyższych danych system automatycznie oblicza:

• średnie spalanie [l/100 km],

• całkowite zużycie paliwa w okresie,

• koszt paliwa (ilość × cena),

• koszt na kilometr / trasę / zlecenie,

• różnice między planowanym a rzeczywistym spalaniem.

Wszystko w czasie rzeczywistym — aktualizowane codziennie lub tygodniowo.

3. Tworzenie raportu w Google Sheets lub CRM

Automatyzacja tworzy raport w arkuszu lub systemie CRM, np.:

Raport może być aktualizowany codziennie lub generowany cyklicznie (np. raz w tygodniu lub raz w miesiącu).

4. Powiadomienia i automatyczne raporty

System może automatycznie wysyłać e-mail z raportem spalania do:

• menedżera floty,

• działu księgowości,

• kierownika logistyki,

• lub klienta (jeśli rozliczasz paliwo w kosztach zlecenia).

Przykładowa wiadomość:

„Raport spalania – 12.11.2025: 8 pojazdów aktywnych, średnie spalanie 10,2 l/100 km, łączny koszt 6 487 zł.”

5. Analiza trendów i wykrywanie nieprawidłowości

Automatyzacja potrafi też analizować dane historyczne i wykrywać anomalie, np.:

• spalanie wyższe niż norma producenta,

• brak korelacji między dystansem a tankowaniem (możliwe błędy / nadużycia),

• gwałtowne skoki kosztów paliwa.

Dzięki temu możesz podejmować decyzje o serwisie, zmianie trasy lub kontroli tankowań.

Przykład działania

Firma transportowa posiada 12 pojazdów z systemem GPS Traccar.
Każdego dnia dane o trasach są automatycznie eksportowane do arkusza Google Sheets.
Równolegle, dział księgowości wprowadza dane o tankowaniach do arkusza „Tankowania”.

Automatyzacja:

1. Pobiera dane GPS i łączy z wpisami tankowań,

2. Oblicza spalanie dla każdego pojazdu,

3. Tworzy raport w arkuszu i Looker Studio,

4. Wysyła podsumowanie tygodniowe na e-mail menedżera.

Cały proces działa w tle – bez arkuszy Excela, kalkulatorów i błędów w przepisywaniu danych.

Co potrafi ta automatyzacja

• Oblicza średnie i rzeczywiste spalanie pojazdów.

• Zlicza koszty paliwa w wybranym okresie.

• Porównuje wyniki między kierowcami i pojazdami.

• Generuje raporty dzienne, tygodniowe i miesięczne.

• Wykrywa anomalie i alerty o nadmiernym spalaniu.

• Tworzy wizualizacje i raporty w Looker Studio lub CRM.

• Automatycznie wysyła podsumowania e-mail.

Dla kogo

Ta automatyzacja jest idealna dla:

• firm transportowych, spedycyjnych i logistycznych,

• flot serwisowych, budowlanych i dostawczych,

• firm kurierskich, wypożyczalni pojazdów,

• menedżerów flot i logistyki,

• firm, które rozliczają paliwo w kosztach operacyjnych.

Kluczowe korzyści

• Pełna kontrola kosztów. Wiesz dokładnie, ile wydajesz na paliwo.

• Zero ręcznej pracy. Wszystko liczone automatycznie.

• Zgodność i transparentność. Raporty gotowe do wglądu i rozliczeń.

• Większa efektywność. Możliwość porównania kierowców i tras.

• Oszczędność. Wykrywanie nieprawidłowości i nadmiernego spalania.

Integracje

• GPS: Traccar, Navixy, Wialon, GPS Trace, GpsGate.

• CRM: Bitrix24, Pipedrive, Zoho CRM, HubSpot.

• Arkusze: Google Sheets, Excel Online, Airtable.

• Raporty: Looker Studio, Power BI.

• Powiadomienia: Gmail, Slack, Telegram.

• Faktury / dane paliwowe: Fakturownia, Comarch, Enova, Subiekt.

Czas uruchomienia i wsparcie

Po zakupie otrzymujesz kompletny scenariusz automatyzacji raportów paliwowych wraz z instrukcją konfiguracji.
System jest przygotowany do pracy z najpopularniejszymi platformami GPS i arkuszami danych.
Nie wymaga umiejętności technicznych – wystarczy połączyć konta i wskazać źródła danych.

Masz też bezpłatne wsparcie specjalisty Integrafy, który pomoże Ci dopasować raport do Twojej floty i sposobu rozliczeń.
Średni czas wdrożenia: ok. 2 godziny.

IntegraFlow – Twój asystent AI do analizy kosztów paliwa

Kupując tę automatyzację, otrzymujesz dostęp do IntegraFlow AI Chat, który:

• analizuje raporty spalania i koszty,

• wskazuje pojazdy o najwyższym zużyciu,

• prognozuje przyszłe wydatki na paliwo,

• generuje automatyczne raporty miesięczne PDF,

• sugeruje działania optymalizacyjne (np. zmiana trasy, rotacja kierowców).

IntegraFlow to Twój inteligentny analityk floty — pomaga oszczędzać i planować wydajniej.

Co otrzymujesz po zakupie

• kompletny scenariusz „Raport spalania i kosztów paliwa”,

• szablon raportu Google Sheets i dashboard Looker Studio,

• instrukcję konfiguracji krok po kroku,

• dostęp do IntegraFlow AI Chat,

• wsparcie specjalisty Integrafy,

• możliwość rozbudowy o alerty, faktury i raporty CRM.