🤖 Obsługa zgłoszeń klientów AI + Segmentacja

🧭 Opis automatyzacji

Automatyzacja Obsługa zgłoszeń klientów AI + Segmentacja umożliwia inteligentne przyjmowanie, analizowanie i klasyfikowanie wiadomości od klientów w czasie rzeczywistym.
System wykorzystuje moduł sztucznej inteligencji (OpenAI lub ChatGPT API), który czyta treść zgłoszenia, rozpoznaje jego temat, ocenia ton wypowiedzi i automatycznie przypisuje zgłoszenie do odpowiedniej kategorii – np. „Reklamacja”, „Nowe zapytanie ofertowe”, „Wsparcie techniczne” czy „Pilne”.

Po analizie wiadomość trafia do właściwego działu (np. CRM, Trello, Slack lub Helpdesk), a AI może również odpowiedzieć automatycznie na proste pytania lub potwierdzić przyjęcie zgłoszenia.
W ten sposób eliminujesz ręczne sortowanie wiadomości i skracasz czas reakcji nawet o 90%.

⚙️ Jak działa automatyzacja – krok po kroku

1. Źródło danych (Email / Formularz / CRM / Webhook)
   System odbiera zgłoszenie – np. wiadomość e-mail od klienta, wpis z formularza kontaktowego lub nowy rekord w CRM.

2. Set Variable + Formatter (standaryzacja danych)
   Tekst wiadomości i dane klienta są oczyszczane, formatowane i przekazywane do modułu AI.

3. AI → OpenAI / ChatGPT → Analyze text
   Sztuczna inteligencja analizuje treść wiadomości i generuje odpowiedź JSON zawierającą:

   • temat zgłoszenia,

   • kategorie (np. reklamacja, zapytanie, błąd),

   • priorytet (niski / normalny / wysoki / pilny),

   • emocję klienta (neutralna / niezadowolony / pozytywny),

   • streszczenie wiadomości,

   • rekomendowaną odpowiedź.

4. Router (segmentacja)
   W zależności od kategorii zgłoszenia, scenariusz kieruje je do właściwego kanału:

   • reklamacje → Slack / Helpdesk,

   • zapytania → CRM / zespół sprzedaży,

   • wsparcie techniczne → Trello / Asana,

   • inne → e-mail informacyjny lub archiwum.

5. Automatyczna odpowiedź do klienta (opcjonalnie)
   AI może wysłać automatyczne potwierdzenie otrzymania wiadomości, np.
   „Dziękujemy za kontakt. Twoje zgłoszenie zostało przyjęte i przekazane do odpowiedniego działu.”

6. Archiwizacja i raporty
   Wszystkie zgłoszenia są zapisywane w bazie (Google Sheets, Airtable lub Data Store) z oznaczeniem kategorii i priorytetu, co umożliwia tworzenie raportów efektywności.

🧩 Zastosowanie w praktyce

• 📩 Firmy obsługujące dużą liczbę wiadomości e-mail od klientów – automatyczne klasyfikowanie i sortowanie.

• 💼 Agencje i software house’y – automatyczne przekierowywanie zgłoszeń do odpowiednich działów.

• 🛒 E-commerce i sklepy online – rozpoznawanie reklamacji, zwrotów i zapytań ofertowych.

• 🧠 Firmy B2B – szybkie priorytetyzowanie wiadomości i kierowanie ich do odpowiednich osób.

• 🧾 Helpdesk / Support – analiza tonacji, emocji i priorytetów, automatyczne tagowanie.

⚡ Kluczowe funkcje i korzyści

• 🤖 Analiza treści wiadomości przez AI – automatyczne wykrywanie kategorii, tonu i priorytetu.

• 🧩 Segmentacja i routing – kierowanie wiadomości do odpowiednich działów lub kanałów.

• ⚙️ Integracja z CRM, Slack, Trello, Helpdesk, e-mail – pełna elastyczność.

• ⏱️ Natychmiastowa reakcja – automatyczne odpowiedzi w kilka sekund.

• 📊 Raportowanie i statystyki – liczba zgłoszeń, podział kategorii, czas reakcji.

• 🔐 Bezpieczne przetwarzanie danych – zgodność z RODO.

🔧 Moduły w scenariuszu Make

• Email / Webhook / CRM Watch module → odbiór zgłoszenia

• Tools → Set Variable → oczyszczanie i przygotowanie tekstu

• Formatter → Text / Replace / Trim → usuwanie znaków, formatowanie

• OpenAI / ChatGPT → Analyze text → analiza treści i klasyfikacja AI

• Router → przekierowanie wg kategorii (Sprzedaż, Wsparcie, Reklamacje)

• Slack / Email / Trello / CRM → Add item → wysyłka do właściwego działu

• Google Sheets / Data Store → Add Row → zapis danych w raporcie

🧱 Alternatywne warianty

🧩 Wariant 2A – Webhook (uniwersalny)

Zgłoszenie wysyłane z formularza lub CRM trafia przez webhook bezpośrednio do Make.

🧩 Wariant 2B – Gmail / Outlook

System analizuje wiadomości e-mail (moduł Gmail → Watch emails) i kieruje je do AI.

🧩 Wariant 2C – CRM (Bitrix24 / HubSpot / Zoho)

Po utworzeniu nowego leada Make pobiera jego opis i przesyła do AI w celu określenia tematu i priorytetu.

🧩 Wariant 2D – Chatbot AI (Messenger / WhatsApp / Web)

Zgłoszenia trafiają bezpośrednio z czatu, a AI klasyfikuje je i wysyła automatyczne odpowiedzi w czasie rzeczywistym.

💼 Dla kogo jest ta automatyzacja

• Działy obsługi klienta

• Agencje marketingowe i software house’y

• E-commerce i sklepy internetowe

• Biura obsługi technicznej

• Firmy B2B z dużą liczbą zapytań

🧾 Co otrzymujesz po zakupie

• Gotowy blueprint scenariusza Make (do natychmiastowego importu)

• Pełną instrukcję konfiguracji modułów (AI, routing, powiadomienia, arkusz raportowy)

• Przykładowy zestaw promptów AI do analizy zgłoszeń i segmentacji

• Szablon arkusza Google Sheets do raportowania kategorii i priorytetów

🚀 Efekt końcowy

Po wdrożeniu automatyzacji wszystkie wiadomości od klientów są analizowane przez AI, natychmiast kategoryzowane i przekazywane do odpowiedniego działu. Nie musisz już przeglądać skrzynki ani sortować wiadomości – system sam rozpoznaje, co jest pilne, a co może poczekać. Oszczędzasz czas, poprawiasz jakość obsługi i reagujesz błyskawicznie, zanim konkurencja zdąży odpowiedzieć.