Automatyzacja: Automatyczne monitorowanie płatności klientów
Koniec z ręcznym sprawdzaniem wpłat — system sam monitoruje płatności, aktualizuje statusy i wysyła przypomnienia klientom
Automatyzacja „Automatyczne monitorowanie płatności klientów” to inteligentny system, który w czasie rzeczywistym śledzi wszystkie płatności od Twoich klientów — z faktur, systemów bankowych, bramek płatniczych lub CRM.
System automatycznie dopasowuje płatności do faktur, aktualizuje statusy w bazie, wysyła potwierdzenia zapłaty lub przypomnienia o zaległościach, a także generuje raporty finansowe.
To idealne rozwiązanie dla firm, które wystawiają dużą liczbę faktur lub pracują w modelu abonamentowym.
Zamiast codziennie sprawdzać przelewy, otrzymujesz pełną automatyzację nadzoru nad finansami i płynnością.
Cel i zastosowanie
Celem automatyzacji jest pełne zautomatyzowanie kontroli płatności i komunikacji z klientami — bez ręcznego logowania do banku, CRM czy arkuszy.
System zapewnia aktualność statusów faktur i automatyczne reakcje (potwierdzenia, przypomnienia, raporty).
Najczęstsze zastosowania:
-
monitorowanie wpłat z systemów fakturowych (Fakturownia, Comarch, Subiekt),
-
aktualizacja statusów płatności w CRM (Bitrix24, Pipedrive, Zoho),
-
przypomnienia o zaległościach przez e-mail lub SMS,
-
potwierdzenia płatności wysyłane automatycznie do klientów,
-
raporty miesięczne o przychodach i zaległościach.
Jak działa automatyzacja (krok po kroku)
1. Pobieranie danych o fakturach i klientach
System codziennie lub w czasie rzeczywistym pobiera listę wystawionych faktur z Twojego:
-
CRM (Bitrix24, Pipedrive, HubSpot),
-
systemu księgowego (Fakturownia, Comarch ERP, Subiekt, QuickBooks),
-
lub arkusza (Google Sheets, Excel, Airtable).
Każda faktura ma swój numer, kwotę, termin płatności i status.
2. Pobieranie danych o płatnościach
Automatyzacja łączy się z wybranym źródłem płatności:
-
bramkami płatniczymi (Stripe, PayU, Przelewy24, Tpay, PayPal),
-
API banku (mBank, Santander, Pekao, Revolut Business itp.),
-
lub integracją raportów CSV / webhooków.
Dzięki temu system zna każdą wpłatę — z datą, kwotą i nadawcą.
3. Dopasowanie płatności do faktur
System porównuje dane z faktur i płatności:
-
kwotę,
-
nazwę / e-mail klienta,
-
numer faktury lub identyfikator transakcji,
-
datę i walutę.
Po dopasowaniu aktualizuje status faktury w systemie (np. „Opłacona”, „Częściowo opłacona”, „Nieopłacona”).
Jeśli faktura jest już uregulowana — klient otrzymuje automatyczne potwierdzenie płatności.
4. Powiadomienia i przypomnienia
System wysyła:
-
potwierdzenie zapłaty po zaksięgowaniu wpłaty,
-
przypomnienie o zaległości po upływie terminu,
-
alerty e-mail / Slack / SMS do działu księgowości lub handlowca.
Przykład przypomnienia:
„Dzień dobry,
przypominamy o płatności za fakturę FV/1125/2025 z terminem 05.11.2025.
W razie pytań jesteśmy do dyspozycji.
Zespół Integrafy.”
Wiadomości mogą być spersonalizowane, automatycznie wstawiając dane faktury, klienta i link do szybkiej płatności.
5. Raportowanie i archiwizacja
Każdego dnia lub miesiąca automatyzacja generuje raport (PDF / Sheets) z listą:
-
faktur opłaconych, zaległych i w toku,
-
kwot łącznych i przychodów miesięcznych,
-
klientów z największymi opóźnieniami,
-
statystyk terminowości.
Raport może być wysyłany e-mailem do zarządu lub księgowości.
Przykład działania
Firma usługowa wystawia 100 faktur miesięcznie.
Automatyzacja:
-
Codziennie o 8:00 pobiera dane z Fakturowni.
-
Sprawdza wpłaty w Stripe i banku.
-
Aktualizuje statusy w CRM Bitrix24.
-
Wysyła potwierdzenia płatności i przypomnienia o zaległościach.
-
Tworzy miesięczny raport PDF i wysyła go e-mailem do działu finansowego.
Cały proces działa w pełni automatycznie, 24/7.
Co potrafi ta automatyzacja
-
Monitoruje płatności klientów w czasie rzeczywistym.
-
Dopasowuje wpłaty do faktur automatycznie.
-
Wysyła potwierdzenia i przypomnienia o płatnościach.
-
Aktualizuje statusy w CRM i systemach fakturowych.
-
Tworzy raporty i zestawienia finansowe.
-
Współpracuje z API banków, bramek i ERP.
Dla kogo
Ta automatyzacja jest idealna dla:
-
firm usługowych i B2B,
-
agencji marketingowych i software house’ów,
-
sklepów internetowych,
-
biur rachunkowych i księgowych,
-
firm z subskrypcjami lub cyklicznymi fakturami.
Kluczowe korzyści
-
Oszczędność czasu. Koniec z ręcznym sprawdzaniem przelewów.
-
Pewność danych. Wszystkie statusy są zawsze aktualne.
-
Szybsza reakcja. System sam wysyła przypomnienia i potwierdzenia.
-
Lepszy cash flow. Płatności spływają szybciej, a zaległości maleją.
-
Pełna automatyzacja finansów. Od faktury po raport – bez ingerencji człowieka.
Integracje
-
Fakturowanie: Fakturownia, Subiekt, Comarch ERP, QuickBooks, iFirma.
-
CRM: Bitrix24, Pipedrive, HubSpot, Zoho CRM.
-
Płatności: Stripe, PayU, Przelewy24, Tpay, PayPal, Revolut.
-
Banki: mBank, Santander, Pekao, ING, BNP, Revolut Business (API).
-
Raporty: Google Sheets, Airtable, Looker Studio, PDF Generator API.
-
Powiadomienia: Gmail, Outlook, Slack, Telegram, SMSAPI.
Czas uruchomienia i wsparcie
Po zakupie otrzymujesz kompletny scenariusz „Automatyczne monitorowanie płatności klientów” wraz z gotowymi szablonami przypomnień, raportów i instrukcją konfiguracji.
Wdrożenie nie wymaga wiedzy technicznej – wystarczy połączyć swoje konta płatnicze i CRM.
Masz też zapewnione bezpłatne wsparcie specjalisty Integrafy, który pomoże Ci dobrać właściwe integracje i skonfigurować harmonogram synchronizacji.
Średni czas wdrożenia: ok. 2–3 godziny.
IntegraFlow – Twój asystent AI do monitorowania płatności
Kupując tę automatyzację, otrzymujesz dostęp do IntegraFlow AI Chat, który:
-
analizuje historię płatności i prognozuje opóźnienia,
-
generuje raporty przychodów i należności,
-
automatycznie pisze przypomnienia w odpowiednim tonie,
-
klasyfikuje klientów według ryzyka płatniczego,
-
może też automatycznie aktualizować statusy w CRM.
IntegraFlow to Twój osobisty asystent finansowy – monitoruje płatności, dba o przepływy i komunikuje się z klientami w Twoim imieniu.
Co otrzymujesz po zakupie
-
kompletny scenariusz „Automatyczne monitorowanie płatności klientów”,
-
gotowe szablony przypomnień e-mail i SMS,
-
instrukcję konfiguracji krok po kroku,
-
dostęp do IntegraFlow AI Chat,
-
wsparcie specjalisty Integrafy,
-
możliwość rozbudowy o raporty miesięczne lub integrację z ERP.
