Automatyzacja: Kalendarz kierowców → Google Calendar
Harmonogram pracy kierowców w jednym miejscu – automatycznie synchronizowany z Twoim kalendarzem Google
Automatyzacja „Kalendarz kierowców → Google Calendar” to rozwiązanie, które automatycznie synchronizuje grafiki, kursy i zlecenia kierowców z kalendarzem Google.
Każdy nowy kurs, transport lub zlecenie zapisane w CRM, arkuszu lub systemie GPS automatycznie tworzy wydarzenie w kalendarzu kierowcy — z lokalizacją, godziną, opisem i danymi klienta.
Dzięki temu kierowcy i menedżerowie zawsze widzą aktualny plan dnia, zmiany w trasach, a nawet status realizacji — bez ręcznego wpisywania terminów.
To idealne narzędzie dla firm transportowych, serwisowych, kurierskich i logistycznych, które chcą zachować porządek w harmonogramach i uniknąć pomyłek.
Cel i zastosowanie
Celem tej automatyzacji jest zsynchronizowanie harmonogramu pracy kierowców z systemem kalendarzowym, aby każdy pracownik i menedżer miał pełny wgląd w plan dnia i trasę.
Zamiast wysyłać pliki Excel, SMS-y czy maile z trasami, wszystko trafia bezpośrednio do Google Calendar — z możliwością aktualizacji i powiadomień.
Najczęstsze zastosowania:
-
tworzenie kalendarza kursów i tras dla kierowców,
-
automatyczne przypisywanie wydarzeń do konkretnych kierowców,
-
generowanie powiadomień o nadchodzących wyjazdach,
-
synchronizacja z CRM lub systemem GPS,
-
udostępnianie kalendarzy zespołom lub klientom.
Jak działa automatyzacja (krok po kroku)
1. Źródło danych – CRM lub arkusz
Automatyzacja pobiera dane o zaplanowanych kursach lub zleceniach z wybranego źródła:
-
CRM (np. Bitrix24, Pipedrive, Zoho),
-
arkusz Google Sheets (harmonogram zleceń),
-
system GPS z modułem planowania tras.
Każdy wpis zawiera: datę, godzinę rozpoczęcia, kierowcę, trasę, klienta i opis zlecenia.
2. Tworzenie wydarzenia w Google Calendar
System automatycznie tworzy wydarzenie w kalendarzu kierowcy (lub kalendarzu zespołowym):
-
Tytuł: np. „Dostawa do Warszawy – Klient: GreenTech”
-
Data: 14 listopada, 08:00 – 14:00
-
Opis: adres, numer zlecenia, osoba kontaktowa, szczegóły trasy
-
Lokalizacja: GPS / adres punktu dostawy
-
Powiadomienie: przypomnienie 30 min przed rozpoczęciem
Jeśli kierowca posiada osobisty kalendarz Google — wydarzenie może być przypisywane bezpośrednio do jego konta.
3. Aktualizacje i zmiany w czasie rzeczywistym
Jeśli w CRM lub arkuszu zmienisz termin, trasę lub klienta — automatyzacja automatycznie aktualizuje dane w kalendarzu.
Nie trzeba usuwać i tworzyć wydarzenia od nowa — system sam aktualizuje wszystkie szczegóły.
Można też dodać logikę:
-
zmiana statusu zlecenia → zmiana koloru wydarzenia (np. zielony = zakończone),
-
nowy wpis w CRM → nowe wydarzenie w kalendarzu,
-
usunięcie zlecenia → usunięcie wydarzenia.
4. Powiadomienia i przypomnienia
Każdy kierowca otrzymuje automatyczne powiadomienie w aplikacji Google Calendar, e-mail lub na telefonie.
Dodatkowo można ustawić automatyczne przypomnienie SMS lub Slack/Telegram dla zespołu logistycznego.
Przykładowe powiadomienie:
„Nowe zlecenie: Dostawa do Poznania – 12:00–15:00. Adres: ul. Główna 32. Klient: FuturaTech.”
5. Raportowanie i synchronizacja zespołowa
System może także generować zbiorczy kalendarz wszystkich kierowców w widoku miesięcznym — dostępny np. dla dyspozytora lub kierownika logistyki.
Dane mogą być też eksportowane do Google Sheets jako historia wyjazdów i statusów.
Przykład działania
W CRM pojawia się nowe zlecenie:
Klient: EuroTrans, Adres: Kraków, ul. Pilotów 22,
Data: 15.11.2025, 07:30–14:30, Kierowca: Adam Nowak.
Automatyzacja:
-
Odbiera dane z CRM,
-
Tworzy wydarzenie w kalendarzu Google kierowcy,
-
Dodaje lokalizację i szczegóły,
-
Wysyła przypomnienie 30 minut przed wyjazdem.
Kierowca widzi zlecenie w telefonie, a menedżer ma pełny podgląd wszystkich kursów w jednym kalendarzu zespołowym.
Co potrafi ta automatyzacja
-
Tworzy i aktualizuje wydarzenia w Google Calendar z CRM / arkuszy.
-
Synchronizuje harmonogramy kierowców w czasie rzeczywistym.
-
Dodaje lokalizacje, klientów i opisy zleceń.
-
Wysyła przypomnienia i powiadomienia.
-
Generuje zbiorcze kalendarze zespołów.
-
Działa dwukierunkowo (zmiany w kalendarzu mogą aktualizować CRM).
Dla kogo
Ta automatyzacja jest idealna dla:
-
firm transportowych i spedycyjnych,
-
ekip serwisowych i montażowych,
-
firm budowlanych z zespołami w terenie,
-
firm kurierskich i dostawczych,
-
organizacji planujących codzienne trasy i dyżury.
Kluczowe korzyści
-
Zawsze aktualny plan. Każdy kierowca widzi harmonogram w swoim kalendarzu.
-
Zero pomyłek. Automatyczna synchronizacja eliminuje błędy w planowaniu.
-
Pełna transparentność. Menedżer widzi całą flotę w jednym kalendarzu.
-
Oszczędność czasu. Koniec z wysyłaniem SMS-ów i e-maili.
-
Elastyczność. Możliwość integracji z CRM, GPS i arkuszami.
Integracje
-
CRM: Bitrix24, Pipedrive, HubSpot, Zoho, Monday.com.
-
Kalendarze: Google Calendar, Outlook Calendar.
-
Źródła danych: Google Sheets, Notion, Airtable.
-
Powiadomienia: Gmail, Slack, Telegram, SMS API.
-
GPS: Traccar, Navixy, Wialon (dla tras z lokalizacjami).
Czas uruchomienia i wsparcie
Po zakupie otrzymujesz gotowy scenariusz synchronizacji kalendarza kierowców, który można połączyć z Twoim CRM lub arkuszem.
Instrukcja konfiguracji krok po kroku pokaże, jak połączyć źródło danych z kontami Google i przypisać kierowców.
Nie wymaga znajomości programowania — wszystko jest gotowe do uruchomienia.
Masz też zapewnione bezpłatne wsparcie specjalisty Integrafy, który pomoże Ci dopasować harmonogramy i reguły przypisań.
Średni czas wdrożenia: ok. 60–90 minut.
IntegraFlow – Twój asystent AI do planowania pracy kierowców
Kupując tę automatyzację, otrzymujesz dostęp do IntegraFlow AI Chat, który:
-
analizuje kalendarze i wykrywa konflikty terminów,
-
generuje tygodniowe podsumowania tras,
-
pomaga tworzyć harmonogramy automatycznie,
-
optymalizuje przydział zleceń i czas pracy kierowców.
IntegraFlow to Twój osobisty asystent logistyki – planuje, kontroluje i doradza 24/7.
Co otrzymujesz po zakupie
-
kompletny scenariusz automatyzacji „Kalendarz kierowców → Google Calendar”,
-
instrukcję konfiguracji krok po kroku,
-
dostęp do IntegraFlow AI Chat,
-
wsparcie specjalisty Integrafy,
-
gotowe reguły synchronizacji i szablon raportu.
