Automatyzacja: Helpdesk (email → AI → Jira/Trello)

Szybsza obsługa zgłoszeń, mniej chaosu i pełna automatyzacja – e-maile od klientów zamieniają się w uporządkowane zadania w Twoim systemie

Automatyzacja „Helpdesk (email → AI → Jira/Trello)” to inteligentny system obsługi zgłoszeń, który samodzielnie odczytuje e-maile od klientów, analizuje ich treść przy pomocy sztucznej inteligencji, a następnie tworzy lub aktualizuje odpowiednie zgłoszenia w Twoim narzędziu projektowym (Jira, Trello, ClickUp, Asana, Bitrix24, Monday itp.).
AI rozpoznaje temat wiadomości, kategoryzuje zgłoszenie (np. błąd, zapytanie, prośba o zmianę), priorytetyzuje je i przypisuje do właściwego działu lub osoby.

Dzięki temu Twój helpdesk działa szybciej, dokładniej i bez ręcznego przepisywania e-maili.
Każde zgłoszenie jest od razu widoczne w systemie z pełnym opisem, załącznikami i statusem – gotowe do realizacji.

Cel i zastosowanie

Celem automatyzacji jest pełna automatyzacja przepływu zgłoszeń przychodzących przez e-mail, tak aby żaden problem nie został pominięty, a zespół mógł natychmiast reagować.
AI dba o interpretację treści, klasyfikację i właściwe przypisanie zgłoszenia.

Najczęstsze zastosowania:

• helpdesk techniczny i wsparcie klienta,

• dział IT (zgłoszenia o błędach, awariach, zmianach),

• obsługa posprzedażowa,

• wewnętrzne zgłoszenia między działami,

• agencje marketingowe / software house’y obsługujące wielu klientów.

Jak działa automatyzacja (krok po kroku)

1. Odbiór e-maila

System monitoruje skrzynkę (np. support@firma.pl) i reaguje automatycznie, gdy przyjdzie nowa wiadomość.
Pobiera dane:

• nadawcę,

• temat,

• treść e-maila,

• datę i godzinę,

• załączniki (np. zrzuty ekranu, dokumenty).

2. Analiza treści przez AI

Moduł AI analizuje treść wiadomości, aby:

• zrozumieć temat zgłoszenia,

• wyodrębnić kluczowe informacje (np. numer zamówienia, typ błędu, produkt),

• ocenić ton wiadomości (pilne, neutralne, skarga),

• przypisać kategorię: błąd / zapytanie / zmiana / płatność / techniczne / inne,

• nadać priorytet (niski, średni, wysoki).

Przykład analizy AI:

„Zgłoszenie dotyczy błędu logowania w aplikacji mobilnej. Kategoria: Błąd techniczny. Priorytet: Wysoki. Zalecane przypisanie: Dział IT.”

3. Tworzenie zgłoszenia w Jira / Trello

Na podstawie analizy AI system tworzy nowe zadanie:

• w Jira Software / Jira Service Management,

• lub w Trello, Asanie, ClickUp, Bitrix24 itp.

Każde zgłoszenie zawiera:

• tytuł (temat e-maila),

• opis (pełna treść wiadomości + rekomendacja AI),

• załączniki,

• priorytet i etykiety (np. „Błąd”, „Pilne”),

• przypisaną osobę lub zespół.

System może też dodać automatyczny komentarz, np.:

„Zgłoszenie utworzone automatycznie na podstawie wiadomości od klienta.
AI sugeruje przypisanie do: Dział IT (priorytet wysoki).”

4. Powiadomienie zespołu

Po utworzeniu zadania automatyzacja wysyła powiadomienie (Slack / SMS / e-mail) do odpowiedniej osoby lub działu.
Przykład:

„📩 Nowe zgłoszenie: Błąd logowania w aplikacji (priorytet: wysoki). Utworzone w Jira przez automatyzację Helpdesk AI.”

Dzięki temu zespół może reagować natychmiast – nawet bez logowania do poczty.

5. Raportowanie i statusy

System automatycznie śledzi statusy zadań i tworzy raport:

Możesz też skonfigurować automatyczne podsumowania tygodniowe (np. raporty do menedżera lub klienta).

Przykład działania

Firma IT obsługuje klientów przez e-mail: support@twojafirma.pl
Kiedy klient wysyła wiadomość:

„Nie mogę zalogować się do systemu, pokazuje komunikat o błędzie serwera”,

automatyzacja:

1. Odbiera wiadomość,

2. AI analizuje treść i klasyfikuje jako „Błąd techniczny – wysoki priorytet”,

3. Tworzy zgłoszenie w Jira,

4. Przypisuje je do działu IT i dodaje etykietę „Błąd logowania”,

5. Wysyła powiadomienie Slack / SMS do technika.

Całość dzieje się w 5–10 sekund od otrzymania e-maila.

Co potrafi ta automatyzacja

• Odbiera e-maile i analizuje ich treść z pomocą AI.

• Tworzy lub aktualizuje zgłoszenia w Jira, Trello, Asanie, ClickUp itd.

• Nadaje priorytety, kategorie i przypisania automatycznie.

• Wysyła powiadomienia zespołowe.

• Generuje raporty i zestawienia tygodniowe.

• Może automatycznie odpowiadać klientowi, że zgłoszenie zostało przyjęte.

Dla kogo

Ta automatyzacja jest idealna dla:

• firm IT, software house’ów, startupów,

• agencji marketingowych i kreatywnych,

• zespołów supportu i helpdesku,

• działów obsługi klienta,

• każdej organizacji, która przyjmuje zgłoszenia przez e-mail i potrzebuje porządku.

Kluczowe korzyści

• Szybsza obsługa klientów. E-maile zamieniają się automatycznie w zadania.

• Brak pominiętych zgłoszeń. Wszystko trafia do systemu.

• Priorytety i klasyfikacja przez AI. System sam rozumie, co jest pilne.

• Lepsza komunikacja. Zespół od razu widzi nowe zgłoszenia i ich statusy.

• Oszczędność czasu. Obsługa helpdesku działa automatycznie, 24/7.

Integracje

• E-mail: Gmail, Outlook, IMAP, SMTP.

• AI: OpenAI GPT-4/5, Anthropic Claude, Gemini.

• Systemy zadań: Jira, Trello, Asana, ClickUp, Bitrix24, Monday.

• CRM / raporty: Google Sheets, Airtable, Notion, Bitrix24.

• Powiadomienia: Slack, Telegram, SMSAPI, Twilio, Discord.

Czas uruchomienia i wsparcie

Po zakupie otrzymujesz kompletny scenariusz automatyzacji „Helpdesk (email → AI → Jira/Trello)” z gotową logiką przetwarzania e-maili, analizą AI i integracją z Twoim systemem zadań.
Nie potrzebujesz wiedzy technicznej – wystarczy podać dane do skrzynki i dostęp API do wybranego narzędzia.

Masz też zapewnione bezpłatne wsparcie specjalisty Integrafy, który pomoże Ci dopasować kategorie, pola i priorytety pod Twoją strukturę zgłoszeń.
Średni czas wdrożenia: ok. 1–2 godziny.

IntegraFlow – Twój asystent AI do zarządzania zgłoszeniami

Kupując tę automatyzację, otrzymujesz dostęp do IntegraFlow AI Chat, który:

• analizuje zgłoszenia klientów w czasie rzeczywistym,

• podpowiada gotowe odpowiedzi i rozwiązania,

• klasyfikuje błędy i kieruje je do odpowiedniego działu,

• generuje raporty efektywności zespołu,

• może też komunikować się bezpośrednio z klientami w Twoim imieniu.

IntegraFlow to Twój inteligentny helpdeskowy asystent – zawsze czujny, dokładny i szybki jak zespół 24/7.

Co otrzymujesz po zakupie

• kompletny scenariusz „Helpdesk (email → AI → Jira/Trello)”,

• gotowe szablony promptów AI i struktury zgłoszeń,

• instrukcję konfiguracji krok po kroku,

• dostęp do IntegraFlow AI Chat,

• wsparcie specjalisty Integrafy,

• możliwość rozbudowy o automatyczne odpowiedzi e-mail lub raporty KPI.