Automatyzacja: Generowanie + podpisywanie umów (Docs → eSign)
Kompletny proces tworzenia, wysyłki i podpisu dokumentów w pełni automatyczny — od szablonu po status w CRM
Automatyzacja „Generowanie + podpisywanie umów (Docs → eSign)” pozwala w pełni zautomatyzować proces przygotowywania i podpisywania dokumentów — takich jak umowy, oferty, regulaminy czy zlecenia.
System sam generuje dokument z gotowego szablonu (np. Google Docs), uzupełnia dane klienta z CRM lub formularza, wysyła plik do podpisu elektronicznego (np. SignRequest, DocuSign, PandaDoc), a po podpisaniu — zapisuje status i kopię w Twoim systemie.
Dzięki temu cały proces zajmuje kilka sekund, a nie godzin.
Nie musisz ręcznie kopiować danych, tworzyć plików PDF ani przypominać klientom o podpisaniu dokumentu — automatyzacja zrobi to za Ciebie, dokładnie, szybko i zgodnie z Twoimi procedurami.
Cel i zastosowanie
Celem tej automatyzacji jest przyspieszenie i uporządkowanie procesu podpisywania umów, eliminując błędy, opóźnienia i niepotrzebną papierologię.
System działa całkowicie automatycznie: tworzy dokument, wysyła go do podpisu i monitoruje status w czasie rzeczywistym.
Najczęstsze zastosowania:
-
generowanie i podpisywanie umów B2B i B2C,
-
automatyczne tworzenie zleceń, regulaminów, NDA,
-
przygotowanie umów na podstawie danych z CRM (Bitrix24, HubSpot, Pipedrive),
-
wysyłka dokumentu do ePodpisu (SignRequest, PandaDoc, DocuSign, Adobe Sign),
-
automatyczne zapisywanie podpisanych plików w Google Drive / Dropbox / CRM,
-
aktualizacja statusu w CRM po podpisaniu dokumentu.
Jak działa automatyzacja (krok po kroku)
1. Pobranie danych do umowy
Proces zaczyna się w momencie dodania nowego klienta, leadu lub rekordu w CRM.
Scenariusz pobiera dane takie jak: imię i nazwisko, nazwa firmy, NIP, adres e-mail, numer oferty lub kwotę.
Dane mogą pochodzić również z formularza (np. Typeform, Google Forms, WooCommerce).
2. Wygenerowanie dokumentu z szablonu
Moduł Google Docs / Microsoft Word / PDF Generator otwiera przygotowany szablon umowy, w którym zmienne (np. {{NazwaFirmy}}, {{Kwota}}, {{Data}}) zostają automatycznie zastąpione danymi klienta.
Plik jest zapisywany w formacie PDF i gotowy do podpisu.
3. Wysłanie dokumentu do podpisu
Plik trafia automatycznie do wybranego systemu ePodpisu (np. SignRequest, DocuSign, PandaDoc, Adobe Sign) wraz z danymi kontaktowymi odbiorcy.
Klient otrzymuje wiadomość e-mail z prośbą o podpisanie dokumentu i linkiem do podpisu elektronicznego.
4. Monitorowanie statusu podpisu
Automatyzacja śledzi status dokumentu: „wysłany”, „otwarty”, „podpisany”.
Gdy klient złoży podpis, system pobiera finalny plik PDF i zapisuje go w określonym folderze (np. Google Drive / Dropbox / CRM).
W tym samym momencie CRM aktualizuje status leada (np. „Umowa podpisana”) i wysyła powiadomienie zespołowi sprzedaży.
5. Archiwizacja i raportowanie
Każdy podpisany dokument trafia automatycznie do archiwum w chmurze i jest powiązany z konkretnym rekordem klienta w CRM.
System może również prowadzić arkusz Google Sheets z listą podpisanych dokumentów, datami i statusami.
Przykład działania
Załóżmy, że w CRM pojawia się nowy lead:
Jan Nowak, firma „TechNova”, wartość oferty: 12 000 zł.
Automatyzacja:
-
Generuje umowę z szablonu Google Docs, uzupełniając dane o kliencie.
-
Wysyła dokument do podpisu przez DocuSign.
-
Po złożeniu podpisu pobiera PDF i zapisuje w folderze „Umowy / 2025”.
-
W CRM zmienia status leada na „Umowa podpisana” i wysyła powiadomienie e-mail do handlowca.
Cały proces trwa 2–3 minuty i odbywa się całkowicie bez Twojego udziału.
Co potrafi ta automatyzacja
-
Tworzy dokumenty z gotowych szablonów (Google Docs, Word).
-
Uzupełnia dane klienta automatycznie z CRM lub formularza.
-
Wysyła dokument do podpisu elektronicznego (eSign API).
-
Śledzi status i zapisuje podpisane pliki.
-
Aktualizuje rekordy i statusy w CRM.
-
Wysyła powiadomienia do zespołu o zakończonym podpisie.
-
Archiwizuje wszystkie umowy w jednym miejscu.
Dla kogo
Automatyzacja idealna dla:
-
agencji marketingowych i software house’ów,
-
firm usługowych i B2B,
-
kancelarii prawnych i biur rachunkowych,
-
działów sprzedaży i obsługi klienta,
-
freelancerów, którzy często podpisują umowy z klientami.
Dzięki uniwersalnej strukturze możesz ją dostosować do każdego typu dokumentu — od prostych ofert po wielostronicowe kontrakty.
Kluczowe korzyści
-
Zero papierów. Wszystko dzieje się online – generowanie, podpis, archiwizacja.
-
Oszczędność czasu. Cały proces trwa minuty zamiast godzin.
-
Pełna zgodność z prawem. Podpisy elektroniczne mają moc prawną.
-
Brak błędów. Dane wypełniane automatycznie, zawsze poprawnie.
-
Zwiększona efektywność. Każdy dokument trafia natychmiast do CRM.
Integracje
-
Dokumenty: Google Docs, Microsoft Word, PDF Generator.
-
Podpisy elektroniczne: SignRequest, DocuSign, PandaDoc, Adobe Sign.
-
CRM: Bitrix24, HubSpot, Zoho, Pipedrive.
-
Przechowywanie: Google Drive, Dropbox, OneDrive.
-
Powiadomienia: Gmail, Slack, Telegram.
-
Arkusze: Google Sheets (raportowanie).
Czas uruchomienia i wsparcie
Po zakupie otrzymujesz gotowy scenariusz z kompletną logiką: od pobrania danych po zapis podpisanego dokumentu.
Instrukcja konfiguracji krok po kroku pokazuje, jak połączyć szablony, API podpisów i CRM.
Nie wymaga znajomości programowania — wszystko jest gotowe do włączenia i testu.
Masz też bezpłatne wsparcie specjalisty Integrafy, który pomoże Ci połączyć szablony, zintegrować system podpisu i przetestować działanie.
Średni czas wdrożenia: ok. 90 minut.
IntegraFlow – Twój asystent AI od umów
Wraz z automatyzacją otrzymujesz dostęp do IntegraFlow AI Chat – osobistego doradcy AI, który zna strukturę scenariusza.
IntegraFlow pomoże Ci:
-
tworzyć nowe szablony umów,
-
generować treści dokumentów i klauzul,
-
analizować podpisane pliki,
-
tworzyć raporty o podpisanych kontraktach.
To Twój cyfrowy prawnik i asystent w jednym – dostępny 24/7.
Co otrzymujesz po zakupie
-
gotowy scenariusz generowania i podpisywania umów,
-
instrukcję konfiguracji krok po kroku,
-
dostęp do IntegraFlow AI Chat,
-
wsparcie specjalisty Integrafy,
-
możliwość rozbudowy o kolejne szablony i systemy eSign.
