Automatyczne generowanie faktur z CRM → Klient

Klient otrzymuje fakturę automatycznie po zakończeniu transakcji – bez Twojej ingerencji i bez błędów

Automatyzacja „Automatyczne generowanie faktur z CRM → Klient” to kompleksowy system, który automatycznie tworzy i wysyła faktury na podstawie danych z Twojego CRM.
Po zmianie statusu transakcji (np. „Zamknięta – wygrana” lub „Zakończony projekt”) system pobiera dane klienta, kwotę, pozycje z oferty i automatycznie generuje fakturę w systemie księgowym (np. Fakturownia, Subiekt, Comarch, iFirma, QuickBooks).

Następnie wysyła ją do klienta e-mailem i archiwizuje kopię w chmurze lub CRM.
Dzięki temu oszczędzasz czas, unikasz błędów i masz zawsze pełną kontrolę nad rozliczeniami — bez ręcznego wystawiania dokumentów.

Cel i zastosowanie

Celem tej automatyzacji jest zautomatyzowanie procesu wystawiania faktur sprzedażowych na podstawie danych z CRM, ofert lub formularzy zamówień.
System eliminuje ręczne przepisywanie danych, przyspiesza fakturowanie i automatycznie powiadamia klientów.

Najczęstsze zastosowania:

• automatyczne fakturowanie po zamknięciu sprzedaży w CRM,

• wystawianie faktur cyklicznych dla klientów abonamentowych,

• fakturowanie usług projektowych po zakończeniu etapu,

• wystawianie dokumentów po wpłacie zaliczki,

• integracja CRM ↔ system księgowy.

Jak działa automatyzacja (krok po kroku)

1. Wykrycie zakończonej transakcji

System stale monitoruje Twój CRM (np. Bitrix24, HubSpot, Pipedrive, Zoho).
Gdy status transakcji zmieni się na np. „Zamknięta – wygrana”, „Zrealizowana”, „Do fakturowania” — automatyzacja natychmiast uruchamia proces wystawienia faktury.

2. Pobranie danych klienta i transakcji

Automatyzacja pobiera:

• dane klienta (nazwa, NIP, adres, e-mail),

• pozycje oferty (produkt, ilość, cena, VAT),

• numer transakcji lub projektu,

• datę i status,

• notatki lub komentarze.

Dane są automatycznie mapowane do odpowiednich pól faktury w systemie księgowym.

3. Generowanie faktury w systemie księgowym

System łączy się z Twoim narzędziem do fakturowania, np.:

• Fakturownia,

• Subiekt GT / nexo,

• Comarch ERP Optima / XL,

• iFirma,

• QuickBooks,

• InvoiceOcean,

• inny system z API.

Faktura zostaje automatycznie utworzona, ponumerowana i zapisana w systemie.
System może również tworzyć faktury zaliczkowe lub cykliczne (np. co miesiąc).

4. Wysyłka faktury do klienta

Po wystawieniu faktury system wysyła ją automatycznie do klienta:

• e-mail z załącznikiem PDF,

• lub linkiem do faktury online (np. Fakturownia, iFirma).

Przykładowa wiadomość:

Temat: Faktura za usługę – Integrafy
Dzień dobry,
w załączniku przesyłamy fakturę za zrealizowaną usługę / projekt.
Dziękujemy za współpracę i terminową płatność.

Zespół Integrafy

Dodatkowo — kopia faktury jest automatycznie zapisywana w CRM, folderze Google Drive lub przesyłana do działu księgowego.

5. Archiwizacja i raportowanie

System automatycznie zapisuje wszystkie faktury w strukturze folderów:

• „Rok / Miesiąc / Klient”,

• z informacjami o statusie płatności i dacie wysyłki.

Dodatkowo może generować raport miesięczny w Google Sheets lub Looker Studio:

• liczba faktur,

• suma przychodów,

• średni czas płatności,

• opóźnienia i alerty.

Przykład działania

Firma wdrożeniowa korzysta z CRM Bitrix24 i Fakturowni.
Po zakończeniu projektu handlowiec zmienia status w CRM na „Zakończony – do faktury”.
Automatyzacja:

1. Pobiera dane klienta i kwotę,

2. Tworzy fakturę w Fakturowni,

3. Wysyła ją e-mailem do klienta,

4. Zapisuje PDF w Google Drive i CRM,

5. Oznacza transakcję jako „Zafakturowaną”.

Cały proces trwa kilka sekund — bez udziału księgowości czy handlowca.

Co potrafi ta automatyzacja

• Wykrywa zakończone transakcje w CRM.

• Generuje faktury automatycznie w systemie księgowym.

• Wysyła faktury e-mailem do klientów.

• Archiwizuje dokumenty w chmurze i CRM.

• Tworzy raporty finansowe i listy płatności.

• Obsługuje faktury cykliczne i zaliczkowe.

Dla kogo

Ta automatyzacja jest idealna dla:

• firm usługowych i B2B,

• agencji marketingowych i software house’ów,

• biur rachunkowych,

• przedsiębiorców z CRM (Bitrix24, HubSpot, Pipedrive),

• każdego, kto wystawia faktury cyklicznie lub po zakończeniu zlecenia.

Kluczowe korzyści

• Oszczędność czasu. Faktury tworzą się same — bez ręcznego przepisywania danych.

• Mniej błędów. Dane pobierane są bezpośrednio z CRM.

• Natychmiastowa wysyłka. Klient otrzymuje fakturę od razu po zakończeniu transakcji.

• Spójność danych. CRM i system księgowy są zawsze zsynchronizowane.

• Pełna automatyzacja finansów. Od dealu do faktury — w jednym procesie.

Integracje

• CRM: Bitrix24, Pipedrive, HubSpot, Zoho CRM, Monday.

• Fakturowanie: Fakturownia, Subiekt GT / nexo, Comarch ERP, iFirma, QuickBooks, InvoiceOcean.

• E-mail: Gmail, Outlook, SendGrid, SMTP.

• Chmura: Google Drive, OneDrive, Dropbox.

• Raporty: Google Sheets, Looker Studio, PDF Generator API.

• AI: IntegraFlow (analiza faktur i przypomnienia o płatnościach).

Czas uruchomienia i wsparcie

Po zakupie otrzymujesz gotowy scenariusz „Automatyczne generowanie faktur z CRM → Klient” z pełną konfiguracją połączenia CRM ↔ system księgowy.
Nie wymaga wiedzy technicznej — wystarczy dodać swoje dane API i ustawić status uruchamiający proces.

Masz też zapewnione bezpłatne wsparcie specjalisty Integrafy, który pomoże Ci połączyć systemy i przetestować automatyzację.
Średni czas wdrożenia: ok. 1–2 godziny.

IntegraFlow – Twój asystent AI ds. fakturowania

Kupując tę automatyzację, otrzymujesz dostęp do IntegraFlow AI Chat, który:

• analizuje dane sprzedażowe i generuje rekomendacje,

• przypomina o niezapłaconych fakturach,

• pomaga w ustawieniu faktur cyklicznych,

• tworzy raporty z przychodów i cashflow,

• może też wysyłać automatyczne przypomnienia do klientów.

IntegraFlow to Twój wirtualny asystent finansowy – dba o płynność, faktury i terminowość płatności.

Co otrzymujesz po zakupie

• kompletny scenariusz „Automatyczne generowanie faktur z CRM → Klient”,

• gotowe połączenia z CRM i systemem fakturowym,

• szablony e-maili do wysyłki faktur,

• instrukcję konfiguracji krok po kroku,

• dostęp do IntegraFlow AI Chat,

• wsparcie specjalisty Integrafy,

• możliwość rozbudowy o automatyczne przypomnienia o płatnościach.