Automatyzacja: Formularz briefu → Google Docs → PDF + Email

Profesjonalny proces zbierania briefów od klientów — w pełni automatyczny, z generowaniem PDF i wysyłką na e-mail

Automatyzacja „Formularz briefu → Google Docs → PDF + Email” to kompletne rozwiązanie, które automatyzuje proces zbierania informacji od klienta, generowania dokumentu briefu i jego wysyłki w formacie PDF.
Po wypełnieniu formularza przez klienta (np. Google Forms, Typeform, Tally, Webflow Form), system automatycznie tworzy przejrzysty dokument Google Docs z odpowiedziami, konwertuje go do PDF i wysyła na Twój adres e-mail — oraz opcjonalnie do klienta.

To idealny sposób na uporządkowanie procesu przyjmowania nowych projektów: od briefów marketingowych, graficznych i IT po formularze rekrutacyjne, zlecenia usługowe czy onboarding nowych klientów.
Automatyzacja pozwala całkowicie wyeliminować ręczne kopiowanie odpowiedzi i zapewnia profesjonalną prezentację każdego zgłoszenia.

Cel i zastosowanie

Celem tej automatyzacji jest uproszczenie i standaryzacja procesu zbierania briefów lub formularzy zgłoszeniowych, tak by każdy wypełniony formularz automatycznie zamieniał się w czytelny, gotowy do wykorzystania dokument.

Najczęstsze zastosowania:

• brief marketingowy / brandingowy,

• brief graficzny lub UX/UI,

• brief IT / wdrożeniowy / programistyczny,

• formularz rekrutacyjny / onboardingu,

• formularz współpracy B2B lub zapytania ofertowego,

• formularz zbierania danych klienta (KYC, dane do umowy, projekt, kampania, itp.).

Dzięki temu każdy zgłoszony projekt od razu trafia w jednolitym formacie — gotowy do analizy lub archiwizacji.

Jak działa automatyzacja (krok po kroku)

1. Klient wypełnia formularz

Proces zaczyna się, gdy klient wypełni formularz — może to być:

• Google Forms,

• Typeform,

• Tally,

• Webflow Form,

• lub dowolny inny formularz wysyłający dane przez webhook.

Po przesłaniu odpowiedzi dane trafiają automatycznie do scenariusza w Make lub n8n.

2. Generowanie dokumentu Google Docs

System otwiera przygotowany szablon Google Docs i automatycznie wypełnia go odpowiedziami z formularza:
np.

• „Nazwa firmy”: Integrafy,

• „Cel kampanii”: Zwiększenie sprzedaży przez automatyzacje,

• „Budżet”: do 10 000 zł,

• „Termin”: styczeń 2025.

Dzięki temu dokument zawsze wygląda profesjonalnie, z Twoim logo, stopką i numeracją stron.

3. Konwersja do PDF

Po uzupełnieniu dokumentu system automatycznie konwertuje go do pliku PDF i nadaje mu nazwę, np.:
Brief – Integrafy – 2025-01-12.pdf

4. Wysyłka e-mail z plikiem

Gotowy PDF jest wysyłany:

• do Ciebie lub Twojego zespołu (np. dział sprzedaży / projektowy),

• opcjonalnie do klienta, który wypełnił formularz.

Wiadomość może zawierać automatycznie generowaną treść, np.:

„Dziękujemy za wypełnienie briefu. Otrzymaliśmy Twoje zgłoszenie – poniżej znajdziesz jego kopię w formacie PDF.”

5. Archiwizacja i raportowanie

Wszystkie wygenerowane dokumenty mogą być zapisywane automatycznie w folderze Google Drive (np. /Briefy/2025/) lub w arkuszu Google Sheets z listą wszystkich zgłoszeń.
Dzięki temu masz pełną historię i porządek w dokumentacji projektowej.

Przykład działania

Klient odwiedza Twoją stronę i wypełnia formularz:

„Nazwa firmy: GreenBrand”,
„Cel projektu: rebranding marki i nowa strona internetowa”.

Automatyzacja:

1. Odbiera dane z formularza,

2. Tworzy dokument Google Docs na bazie szablonu „Brief marketingowy”,

3. Wstawia dane klienta w odpowiednie pola,

4. Konwertuje dokument do PDF,

5. Wysyła e-mail z gotowym plikiem do Ciebie i klienta,

6. Zapisuje kopię na Google Drive.

Cały proces trwa mniej niż minutę — bez otwierania formularzy, kopiowania treści i formatowania plików.

Co potrafi ta automatyzacja

• Pobiera dane z formularzy (Google Forms, Typeform, Webflow itd.).

• Automatycznie generuje dokument Google Docs z danymi.

• Tworzy plik PDF z gotowego szablonu.

• Wysyła wiadomości e-mail z załącznikiem PDF.

• Zapisuje kopie w Google Drive i arkuszu raportowym.

• Może powiadamiać Twój zespół o nowym zgłoszeniu.

Dla kogo

Ta automatyzacja jest idealna dla:

• agencji marketingowych i kreatywnych,

• software house’ów,

• freelancerów i konsultantów,

• firm realizujących projekty graficzne, IT lub brandingowe,

• firm z procesem onboardingu klientów lub pracowników,

• zespołów, które zbierają dane przez formularze.

Kluczowe korzyści

• Profesjonalna prezentacja danych. Każdy brief trafia w pięknym, gotowym do druku PDF.

• Oszczędność czasu. Zero ręcznego kopiowania odpowiedzi z formularza.

• Natychmiastowa dostępność. Dokument wysyłany automatycznie po wypełnieniu formularza.

• Porządek w dokumentacji. Wszystko zapisane w chmurze i w arkuszu.

• Zwiększona efektywność. Szybsze przyjmowanie projektów i lepsza organizacja pracy.

Integracje

• Formularze: Google Forms, Typeform, Tally, Webflow Forms, Elementor Forms.

• Dokumenty: Google Docs, Google Drive, PDF Generator.

• E-mail: Gmail, Outlook, SMTP.

• Raporty: Google Sheets (historia briefów).

• Powiadomienia: Slack, Telegram, Bitrix24.

Czas uruchomienia i wsparcie

Po zakupie otrzymujesz kompletny scenariusz automatyzacji wraz z gotowym szablonem dokumentu Google Docs i pełną instrukcją konfiguracji.
Proces wdrożenia nie wymaga żadnych umiejętności technicznych — wystarczy, że połączysz swoje konta i podmienisz logo w szablonie.

Masz też zapewnione bezpłatne wsparcie specjalisty Integrafy, który pomoże Ci uruchomić scenariusz i dostosować go do Twojego formularza.
Średni czas wdrożenia: ok. 60 minut.

IntegraFlow – Twój asystent AI do briefów i dokumentów

Kupując tę automatyzację, otrzymujesz dostęp do IntegraFlow AI Chat, który:

• pomoże Ci stworzyć nowy szablon briefu,

• doda własne pola lub sekcje,

• wygeneruje treść maila potwierdzającego,

• zaprojektuje strukturę arkusza raportowego.

IntegraFlow to inteligentny asystent, który zna Twój proces i pomoże Ci dopasować go do każdej branży — marketing, IT, HR, czy produkcja.

Co otrzymujesz po zakupie

• kompletny scenariusz automatyzacji „Formularz briefu → Google Docs → PDF + Email”,

• gotowy szablon dokumentu Google Docs,

• szczegółową instrukcję konfiguracji,

• dostęp do IntegraFlow AI Chat,

• wsparcie specjalisty Integrafy,

• możliwość rozbudowy o CRM, arkusze raportowe i dashboardy.