Automatyzacja: Formularz aplikacji HR → CRM

Kandydat składa aplikację, a Twój CRM tworzy rekord automatycznie — bez ręcznego przepisywania danych

Automatyzacja „Formularz aplikacji HR → CRM” to system, który łączy Twoje formularze rekrutacyjne z systemem CRM lub ATS (Applicant Tracking System).
Każda aplikacja z formularza – niezależnie, czy pochodzi z Twojej strony, ogłoszenia o pracę, LinkedIn czy zewnętrznego portalu – trafia bezpośrednio do CRM jako nowy rekord kandydata.

System automatycznie przypisuje stanowisko, źródło zgłoszenia, przesłane CV i dane kontaktowe.
Dzięki temu rekruterzy nie muszą ręcznie przepisywać danych — wszystkie informacje pojawiają się natychmiast w jednym miejscu, gotowe do dalszego procesu rekrutacyjnego.

Cel i zastosowanie

Celem tej automatyzacji jest zautomatyzowanie przepływu danych między formularzami aplikacyjnymi a systemem CRM HR, aby oszczędzić czas, uniknąć błędów i przyspieszyć proces rekrutacji.

Najczęstsze zastosowania:

• automatyczne dodawanie kandydatów do CRM po wysłaniu formularza,

• zapisywanie CV i dokumentów bezpośrednio w profilu kandydata,

• automatyczne przypisywanie kandydatów do ofert pracy,

• powiadamianie rekrutera o nowych aplikacjach,

• integracja portali ogłoszeniowych i własnej strony kariery z CRM.

Jak działa automatyzacja (krok po kroku)

1. Kandydat wysyła formularz

Kandydat wypełnia formularz aplikacyjny na stronie WWW, w systemie WordPress, Webflow, Bitrix24, Typeform, Google Forms lub innej platformie.
W formularzu znajdują się m.in.:

• imię i nazwisko,

• e-mail, telefon,

• stanowisko,

• załącznik (CV / portfolio),

• pytania kwalifikacyjne.

2. Przekazanie danych do automatyzacji

Po wysłaniu formularza system wywołuje webhook lub integrację (np. przez Make, n8n, IntegraFlow lub API).
Dane zostają przekazane natychmiast — bez pośredników i plików CSV.

3. Utworzenie rekordu w CRM

Automatyzacja tworzy w CRM (np. Bitrix24, HubSpot, Zoho Recruit, Pipedrive, Teamtailor, Traffit):

• nowy rekord kandydata z imieniem, nazwiskiem i danymi kontaktowymi,

• powiązanie z ofertą pracy (np. stanowisko: „Specjalista ds. marketingu”),

• załączenie pliku CV,

• oznaczenie źródła zgłoszenia (np. LinkedIn, strona www, polecenie).

Wszystko odbywa się automatycznie w kilka sekund.

4. Powiadomienie rekrutera

Po dodaniu nowego kandydata:

• system wysyła powiadomienie e-mail / Slack do odpowiedzialnego rekrutera,

• może automatycznie przypisać go do folderu lub etapu („Nowe zgłoszenie”),

• lub uruchomić proces selekcji (np. przypomnienie o rozmowie, automatyczna wiadomość potwierdzająca dla kandydata).

5. Archiwizacja i analiza

Każda aplikacja jest zapisana w CRM, dzięki czemu można:

• przeszukiwać bazę kandydatów według stanowiska, miasta, umiejętności,

• eksportować dane do raportów (np. w Looker Studio lub Sheets),

• analizować źródła aplikacji i skuteczność kampanii rekrutacyjnych.

Przykład działania

Firma rekrutacyjna publikuje ogłoszenie o pracę na stronie www i w portalu Pracuj.pl.
Kandydat wypełnia formularz.
Automatyzacja:

1. Pobiera dane z formularza,

2. Tworzy nowego kandydata w CRM Bitrix24,

3. Załącza CV i przypisuje do oferty pracy,

4. Wysyła e-mail do rekrutera i potwierdzenie do kandydata,

5. Archiwizuje dane w Google Drive.

Cały proces odbywa się automatycznie i bez błędów.

Co potrafi ta automatyzacja

• Łączy dowolny formularz aplikacyjny z CRM HR.

• Tworzy rekordy kandydatów automatycznie.

• Przesyła załączniki (CV, portfolio, list motywacyjny).

• Przypisuje kandydatów do ofert pracy.

• Wysyła powiadomienia e-mail / Slack / SMS.

• Integruje się z IntegraFlow AI (analiza kandydatów i automatyczna selekcja).

Dla kogo

Ta automatyzacja jest idealna dla:

• działów HR i rekrutacji,

• agencji rekrutacyjnych,

• software house’ów i startupów,

• firm usługowych prowadzących wiele procesów rekrutacyjnych,

• organizacji, które chcą mieć uporządkowaną bazę kandydatów.

Kluczowe korzyści

• Oszczędność czasu. Dane z formularzy trafiają od razu do CRM.

• Brak błędów. Zero kopiowania i wklejania danych.

• Szybszy proces rekrutacji. Rekruterzy od razu widzą nowe aplikacje.

• Lepsza organizacja. Każdy kandydat ma swój rekord, pliki i historię.

• Profesjonalizm. Kandydaci otrzymują potwierdzenia automatycznie.

Integracje

• Formularze: WordPress, Webflow, Google Forms, Typeform, Bitrix24 Forms, Notion, Tally.

• CRM HR: Bitrix24, Zoho Recruit, Pipedrive, HubSpot, Traffit, Teamtailor.

• Załączniki: Google Drive, Dropbox, OneDrive.

• E-mail i powiadomienia: Gmail, Outlook, Slack, SMSAPI, Twilio.

• AI: IntegraFlow (analiza kandydatów, scoring CV, automatyczna odpowiedź).

Czas uruchomienia i wsparcie

Po zakupie otrzymujesz gotowy scenariusz „Formularz aplikacji HR → CRM” z kompletnymi instrukcjami krok po kroku.
Nie wymaga wiedzy technicznej — wystarczy wstawić link webhooka do formularza i podłączyć CRM.

Masz też zapewnione bezpłatne wsparcie specjalisty Integrafy, który pomoże Ci skonfigurować przepływ danych i dostosować pola CRM do potrzeb Twojej rekrutacji.
Średni czas wdrożenia: ok. 1 godzina.

IntegraFlow – Twój asystent AI do selekcji kandydatów

Kupując tę automatyzację, otrzymujesz dostęp do IntegraFlow AI Chat, który:

• analizuje treść CV i dopasowanie do stanowiska,

• ocenia kompetencje kandydatów (scoring),

• generuje krótkie podsumowania profili,

• może wysyłać automatyczne odpowiedzi kandydatom („Dziękujemy za zgłoszenie…”),

• sugeruje najlepszych kandydatów do rozmowy.

IntegraFlow to Twój inteligentny asystent HR – automatyzuje wstępną selekcję i przyspiesza cały proces.

Co otrzymujesz po zakupie

• kompletny scenariusz „Formularz aplikacji HR → CRM”,

• integrację z wybranym CRM,

• gotowe szablony formularzy (WordPress / Typeform / Google Forms),

• instrukcję konfiguracji krok po kroku,

• dostęp do IntegraFlow AI Chat,

• wsparcie specjalisty Integrafy,

• możliwość rozbudowy o automatyczne wiadomości lub scoring AI.