💼 Fakturowanie subskrypcji

Automatyczne generowanie i wysyłanie faktur PDF dla subskrypcji

🧠 Opis produktu

Scenariusz Fakturowanie subskrypcji to w pełni zautomatyzowany system do tworzenia, wysyłania i archiwizacji faktur cyklicznych — idealny dla firm IT, SaaS, agencji oraz wszystkich, którzy działają w modelu subskrypcyjnym.
Zamiast ręcznie wystawiać i wysyłać faktury klientom, automatyzacja Make wykonuje cały proces za Ciebie — generuje fakturę PDF, wysyła ją e-mailem do klienta, zapisuje kopię w Google Drive oraz oznacza w CRM, że faktura została wystawiona.
Dodatkowo, scenariusz można uruchamiać według harmonogramu (np. co miesiąc) lub dynamicznie poprzez webhook, gdy pojawi się nowa subskrypcja w Twoim systemie.

⚙️ Jak działa automatyzacja (krok po kroku)

1️⃣ Scheduler – uruchamia scenariusz cyklicznie, np. pierwszego dnia miesiąca lub codziennie o 8:00.
2️⃣ Źródło danych – pobiera listę aktywnych subskrypcji:

• 2A: Google Sheets – dane klientów, planu i kwoty,

• 2B: CRM (Bitrix24, HubSpot, Pipedrive) – aktywne deale lub subskrypcje,

• 2C: Webhook – gdy dane subskrypcji przychodzą automatycznie z innego systemu (np. Stripe, WooCommerce).
  3️⃣ Iterator – rozdziela każdą subskrypcję na osobny rekord, aby każda faktura była przetwarzana indywidualnie.
  4️⃣ PDF Generator – tworzy fakturę PDF z danymi klienta, kwotą, datą i numerem faktury.
  5️⃣ Email – wysyła gotową fakturę do klienta w załączniku, wraz z treścią wiadomości.
  6️⃣ Google Drive – zapisuje kopię faktury w wybranym folderze (np. „/Faktury/2025”).
  7️⃣ CRM Update – aktualizuje rekord subskrypcji w CRM, oznaczając, że faktura została wysłana.
  8️⃣ Slack / Teams – powiadamia zespół finansowy o nowo wygenerowanych fakturach.

📄 Przykładowy przebieg działania

1. System uruchamia się automatycznie 1. dnia każdego miesiąca.

2. Pobiera listę subskrypcji aktywnych w CRM lub Google Sheets.

3. Dla każdej subskrypcji generuje osobną fakturę w formacie PDF.

4. Wysyła e-mail do klienta:

   „Dzień dobry, w załączniku znajduje się faktura za plan Premium. Dziękujemy za korzystanie z naszej usługi.”

5. Kopia faktury trafia na Google Drive i jest przypisana do klienta w CRM.

6. Zespół otrzymuje automatyczne powiadomienie w Slacku:

   💡 Wygenerowano fakturę dla klienta X – kwota 299 zł.

💬 Przykład wiadomości e-mail do klienta

Temat: Faktura za subskrypcję – Plan Premium

Treść:
Dzień dobry {{ClientName}},

W załączniku znajduje się faktura za subskrypcję {{Plan}}.
Kwota: {{Amount}} PLN
Data wystawienia: {{now}}

Dziękujemy za korzystanie z naszych usług.

Zespół {{YourCompany}}

🎯 Dlaczego warto

✅ 100% automatyzacji – żadnego ręcznego wystawiania faktur.
✅ Zawsze na czas – faktury generują się automatycznie zgodnie z harmonogramem.
✅ Integracja z CRM i arkuszami – obsługuje Bitrix24, HubSpot, Pipedrive, Google Sheets i inne.
✅ Profesjonalny wygląd faktur – PDF tworzony na podstawie gotowego szablonu.
✅ Bezpieczna archiwizacja – każda faktura trafia automatycznie do Google Drive.
✅ Powiadomienia zespołowe – Slack lub Teams informuje, że faktura została wysłana.
✅ Uniwersalne źródła danych – działa zarówno z webhookami, jak i arkuszami oraz CRM.

🧩 Co zawiera paczka produktu

📦 Zawartość po zakupie:

• Gotowy blueprint scenariusza Make (.json)

• Instrukcję konfiguracji „kopiuj–wklej” (z modułami 1–8 i wariantami 2A–2C)

• Szablon faktury Invoice_Template.docx / PDF

• Przykładowy arkusz Google Sheets z subskrypcjami

• Grafikę produktu w stylu Make (kwadratową)

• Wzory wiadomości e-mail (PL i EN)

🧰 Wymagania

• Konto Make (plan Free lub wyższy)

• Konto Google (dla Drive i arkusza)

• CRM (Bitrix24 / HubSpot / Pipedrive – opcjonalnie)

• Konto e-mail (Gmail, Outlook, SMTP)

⚡ Czas wdrożenia

⏱️ 15–20 minut dla wariantu Google Sheets
⏱️ 20–30 minut dla wariantu CRM lub Webhook

💡 Najczęstsze zastosowania

• Firmy SaaS z rozliczeniami miesięcznymi

• Agencje marketingowe / IT z cyklicznymi abonamentami

• Firmy doradcze z opłatami retainerowymi

• Sprzedawcy kursów lub subskrypcji cyfrowych

• Software house’y z płatnościami za utrzymanie

💬 FAQ

Czy muszę mieć CRM, aby korzystać ze scenariusza?
Nie. Możesz korzystać wyłącznie z arkusza Google Sheets jako źródła subskrypcji.

Czy scenariusz tworzy faktury w PDF automatycznie?
Tak, faktury generowane są z szablonu DOCX i konwertowane do PDF w Make.

Czy mogę wysyłać faktury z własnej domeny e-mail?
Tak, wystarczy połączyć moduł e-mail z Twoim kontem SMTP lub Gmail.

Czy działa z systemami typu Stripe, WooCommerce, Shopify?
Tak, wystarczy użyć wariantu Webhook (2C), aby przyjmować dane z tych systemów.

Czy mogę edytować wygląd faktury?
Oczywiście – wystarczy zmodyfikować szablon DOCX (logo, kolory, układ).