Automatyzacja: Automatyczne fakturowanie subskrypcji → Mail

System, który sam wystawia faktury cykliczne, wysyła je e-mailem i aktualizuje statusy płatności — bez Twojego udziału

Automatyzacja „Automatyczne fakturowanie subskrypcji → Mail” to kompleksowe rozwiązanie dla firm oferujących abonamenty, subskrypcje lub płatności cykliczne.
System automatycznie wystawia faktury w określonych odstępach (np. co miesiąc, kwartał lub rok), wysyła je klientom e-mailem, zapisuje w Twoim CRM i aktualizuje status płatności po otrzymaniu środków.

Cały proces — od wystawienia dokumentu po jego wysyłkę i archiwizację — odbywa się w tle, bez konieczności ręcznego działania.
To rozwiązanie szczególnie przydatne dla firm SaaS, agencji marketingowych, software house’ów, dostawców usług hostingowych, firm szkoleniowych i każdej działalności opartej na modelu subskrypcyjnym.

Cel i zastosowanie

Celem tej automatyzacji jest pełne zautomatyzowanie procesu fakturowania cyklicznego oraz komunikacji z klientem.
System dba o terminowość, poprawność danych, załączanie faktur PDF i aktualizację statusów — bez błędów i bez potrzeby ręcznej kontroli.

Najczęstsze zastosowania:

• automatyczne fakturowanie klientów abonamentowych,

• cykliczne wysyłanie faktur za usługi SaaS, marketingowe lub serwisowe,

• generowanie faktur w Fakturowni, Subiekcie, Comarchu lub Bitrix24,

• automatyczne przypomnienia o płatności,

• wysyłka potwierdzenia zapłaty po zaksięgowaniu transakcji.

Jak działa automatyzacja (krok po kroku)

1. Pobranie danych subskrypcji

Automatyzacja odczytuje listę aktywnych subskrypcji z Twojego systemu:

• CRM (Bitrix24, Pipedrive, HubSpot, Zoho),

• platformy płatności (Stripe, PayU, Przelewy24, Tpay),

• bazy danych (Google Sheets, Airtable),

• lub bezpośrednio z systemu fakturowego (Fakturownia, Subiekt, Comarch).

Dla każdej subskrypcji pobierane są informacje:

• nazwa klienta,

• okres rozliczeniowy,

• kwota i waluta,

• data odnowienia,

• status płatności.

2. Generowanie faktury

W momencie nadejścia cyklu rozliczeniowego (np. 1. dnia miesiąca), system automatycznie tworzy fakturę w wybranym narzędziu, np.:

• Fakturownia,

• Comarch ERP,

• Subiekt GT / Nexo,

• QuickBooks,

• lub własny szablon PDF generowany w Google Docs / PDF Generator API.

Faktura zawiera wszystkie dane: numer dokumentu, NIP, pozycje, daty, sumy i notatki.

3. Wysyłka e-mail do klienta

Po wygenerowaniu dokumentu automatyzacja wysyła wiadomość e-mail do klienta:

Temat: Faktura za abonament – [nazwa usługi]
Treść:
Dzień dobry,
w załączniku przesyłamy fakturę za okres 11.11–10.12.2025 r.
Kwota do zapłaty: 249,00 zł
Termin płatności: 17.11.2025

Dziękujemy za korzystanie z naszych usług!
— Zespół Integrafy

Wiadomość zawiera załącznik PDF oraz (opcjonalnie) link do szybkiej płatności (Stripe, PayU itp.).

4. Aktualizacja statusu płatności

Po otrzymaniu płatności automatyzacja automatycznie zmienia status faktury na „Opłacona”, a w CRM oznacza transakcję jako zrealizowaną.
Jeśli płatność nie zostanie dokonana w terminie — system wysyła przypomnienie po określonej liczbie dni (np. 3 lub 7).

Przykład wiadomości przypominającej:

„Przypomnienie o płatności: Faktura nr FV/1125/2025 za listopad jest nadal nieopłacona.
Prosimy o uregulowanie należności do 20.11.2025 r. lub kontakt w razie problemów.”

5. Raportowanie i archiwizacja

Wszystkie wystawione faktury i statusy płatności są automatycznie zapisywane w:

• arkuszu Google Sheets (do raportów),

• CRM (w karcie klienta),

• folderze na Google Drive / OneDrive (archiwum PDF).

Dzięki temu masz pełną historię faktur i subskrypcji bez konieczności ręcznego wyszukiwania.

Przykład działania

Agencja marketingowa obsługuje 30 klientów w modelu abonamentowym (stała opłata miesięczna).
Automatyzacja:

1. Codziennie o 9:00 sprawdza, które subskrypcje odnowiły się danego dnia,

2. Tworzy faktury w Fakturowni,

3. Wysyła e-mail z fakturą PDF do każdego klienta,

4. Po zaksięgowaniu wpłaty (Stripe / bank / PayU) aktualizuje status w CRM,

5. Wysyła raport do księgowości.

Cały proces jest w pełni automatyczny i działa niezależnie od liczby klientów.

Co potrafi ta automatyzacja

• Wystawia cykliczne faktury automatycznie (miesięcznie / kwartalnie).

• Wysyła faktury e-mailem do klientów z załącznikiem PDF.

• Aktualizuje status płatności po zaksięgowaniu.

• Wysyła przypomnienia o zaległościach.

• Archiwizuje dokumenty i raporty w chmurze.

• Działa w tle – 24/7, bez udziału człowieka.

Dla kogo

Ta automatyzacja jest idealna dla:

• firm SaaS i agencji oferujących abonamenty,

• freelancerów i konsultantów z cyklicznymi klientami,

• firm IT, hostingowych i marketingowych,

• biur księgowych i outsourcingowych,

• platform szkoleniowych i e-learningowych.

Kluczowe korzyści

• Oszczędność czasu. Faktury generują się same — nie musisz nic robić.

• Brak błędów. Dane klientów i kwoty są automatycznie pobierane z systemu.

• Lepsza obsługa klienta. Każdy klient otrzymuje fakturę na czas z profesjonalnym e-mailem.

• Stała płynność finansowa. System przypomina o płatnościach i pilnuje terminów.

• Pełna kontrola. Wszystkie dokumenty i statusy w jednym miejscu.

Integracje

• Systemy fakturowe: Fakturownia, Subiekt, Comarch ERP, QuickBooks, iFirma.

• CRM: Bitrix24, HubSpot, Pipedrive, Zoho CRM.

• Płatności: Stripe, PayU, Przelewy24, Tpay.

• Raporty: Google Sheets, Airtable, Looker Studio.

• Powiadomienia: Gmail, Outlook, Slack, Telegram.

Czas uruchomienia i wsparcie

Po zakupie otrzymujesz kompletny scenariusz automatyzacji z konfiguracją cyklu fakturowania, integracją z API Fakturowni / Stripe oraz szablonami e-maili.
Wdrożenie jest szybkie i nie wymaga wiedzy technicznej — wszystko działa po wklejeniu kluczy API i ustawieniu harmonogramu.

Masz też zapewnione bezpłatne wsparcie specjalisty Integrafy, który pomoże Ci dopasować automatyzację do Twojego modelu subskrypcyjnego (np. różne plany, cykle, waluty).
Średni czas wdrożenia: ok. 2 godziny.

IntegraFlow – Twój asystent AI do fakturowania i rozliczeń

Kupując tę automatyzację, otrzymujesz dostęp do IntegraFlow AI Chat, który:

• analizuje faktury i płatności w czasie rzeczywistym,

• generuje raporty przychodów i prognozy wpływów,

• wykrywa opóźnienia i automatycznie wysyła przypomnienia,

• tworzy personalizowane wiadomości e-mail do klientów,

• może też wystawiać faktury ręczne „na żądanie”.

IntegraFlow to Twój inteligentny asystent finansowy – pilnuje terminów, klientów i faktur 24/7.

Co otrzymujesz po zakupie

• kompletny scenariusz „Automatyczne fakturowanie subskrypcji → Mail”,

• gotowe szablony faktur i e-maili,

• instrukcję konfiguracji krok po kroku,

• dostęp do IntegraFlow AI Chat,

• wsparcie specjalisty Integrafy,

• możliwość rozbudowy o przypomnienia SMS lub integrację z ERP.