Automatyzacja: Automatyczne fakturowanie subskrypcji → Mail
System, który sam wystawia faktury cykliczne, wysyła je e-mailem i aktualizuje statusy płatności — bez Twojego udziału
Automatyzacja „Automatyczne fakturowanie subskrypcji → Mail” to kompleksowe rozwiązanie dla firm oferujących abonamenty, subskrypcje lub płatności cykliczne.
System automatycznie wystawia faktury w określonych odstępach (np. co miesiąc, kwartał lub rok), wysyła je klientom e-mailem, zapisuje w Twoim CRM i aktualizuje status płatności po otrzymaniu środków.
Cały proces — od wystawienia dokumentu po jego wysyłkę i archiwizację — odbywa się w tle, bez konieczności ręcznego działania.
To rozwiązanie szczególnie przydatne dla firm SaaS, agencji marketingowych, software house’ów, dostawców usług hostingowych, firm szkoleniowych i każdej działalności opartej na modelu subskrypcyjnym.
Cel i zastosowanie
Celem tej automatyzacji jest pełne zautomatyzowanie procesu fakturowania cyklicznego oraz komunikacji z klientem.
System dba o terminowość, poprawność danych, załączanie faktur PDF i aktualizację statusów — bez błędów i bez potrzeby ręcznej kontroli.
Najczęstsze zastosowania:
automatyczne fakturowanie klientów abonamentowych,
cykliczne wysyłanie faktur za usługi SaaS, marketingowe lub serwisowe,
generowanie faktur w Fakturowni, Subiekcie, Comarchu lub Bitrix24,
automatyczne przypomnienia o płatności,
wysyłka potwierdzenia zapłaty po zaksięgowaniu transakcji.
Jak działa automatyzacja (krok po kroku)
1. Pobranie danych subskrypcji
Automatyzacja odczytuje listę aktywnych subskrypcji z Twojego systemu:
CRM (Bitrix24, Pipedrive, HubSpot, Zoho),
platformy płatności (Stripe, PayU, Przelewy24, Tpay),
bazy danych (Google Sheets, Airtable),
lub bezpośrednio z systemu fakturowego (Fakturownia, Subiekt, Comarch).
Dla każdej subskrypcji pobierane są informacje:
nazwa klienta,
okres rozliczeniowy,
kwota i waluta,
data odnowienia,
status płatności.
2. Generowanie faktury
W momencie nadejścia cyklu rozliczeniowego (np. 1. dnia miesiąca), system automatycznie tworzy fakturę w wybranym narzędziu, np.:
Fakturownia,
Comarch ERP,
Subiekt GT / Nexo,
QuickBooks,
lub własny szablon PDF generowany w Google Docs / PDF Generator API.
Faktura zawiera wszystkie dane: numer dokumentu, NIP, pozycje, daty, sumy i notatki.
3. Wysyłka e-mail do klienta
Po wygenerowaniu dokumentu automatyzacja wysyła wiadomość e-mail do klienta:
Temat: Faktura za abonament – [nazwa usługi]
Treść:
Dzień dobry,
w załączniku przesyłamy fakturę za okres 11.11–10.12.2025 r.
Kwota do zapłaty: 249,00 zł
Termin płatności: 17.11.2025Dziękujemy za korzystanie z naszych usług!
— Zespół Integrafy
Wiadomość zawiera załącznik PDF oraz (opcjonalnie) link do szybkiej płatności (Stripe, PayU itp.).
4. Aktualizacja statusu płatności
Po otrzymaniu płatności automatyzacja automatycznie zmienia status faktury na „Opłacona”, a w CRM oznacza transakcję jako zrealizowaną.
Jeśli płatność nie zostanie dokonana w terminie — system wysyła przypomnienie po określonej liczbie dni (np. 3 lub 7).
Przykład wiadomości przypominającej:
„Przypomnienie o płatności: Faktura nr FV/1125/2025 za listopad jest nadal nieopłacona.
Prosimy o uregulowanie należności do 20.11.2025 r. lub kontakt w razie problemów.”
5. Raportowanie i archiwizacja
Wszystkie wystawione faktury i statusy płatności są automatycznie zapisywane w:
arkuszu Google Sheets (do raportów),
CRM (w karcie klienta),
folderze na Google Drive / OneDrive (archiwum PDF).
Dzięki temu masz pełną historię faktur i subskrypcji bez konieczności ręcznego wyszukiwania.
Przykład działania
Agencja marketingowa obsługuje 30 klientów w modelu abonamentowym (stała opłata miesięczna).
Automatyzacja:
Codziennie o 9:00 sprawdza, które subskrypcje odnowiły się danego dnia,
Tworzy faktury w Fakturowni,
Wysyła e-mail z fakturą PDF do każdego klienta,
Po zaksięgowaniu wpłaty (Stripe / bank / PayU) aktualizuje status w CRM,
Wysyła raport do księgowości.
Cały proces jest w pełni automatyczny i działa niezależnie od liczby klientów.
Co potrafi ta automatyzacja
Wystawia cykliczne faktury automatycznie (miesięcznie / kwartalnie).
Wysyła faktury e-mailem do klientów z załącznikiem PDF.
Aktualizuje status płatności po zaksięgowaniu.
Wysyła przypomnienia o zaległościach.
Archiwizuje dokumenty i raporty w chmurze.
Działa w tle – 24/7, bez udziału człowieka.
Dla kogo
Ta automatyzacja jest idealna dla:
firm SaaS i agencji oferujących abonamenty,
freelancerów i konsultantów z cyklicznymi klientami,
firm IT, hostingowych i marketingowych,
biur księgowych i outsourcingowych,
platform szkoleniowych i e-learningowych.
Kluczowe korzyści
Oszczędność czasu. Faktury generują się same — nie musisz nic robić.
Brak błędów. Dane klientów i kwoty są automatycznie pobierane z systemu.
Lepsza obsługa klienta. Każdy klient otrzymuje fakturę na czas z profesjonalnym e-mailem.
Stała płynność finansowa. System przypomina o płatnościach i pilnuje terminów.
Pełna kontrola. Wszystkie dokumenty i statusy w jednym miejscu.
Integracje
Systemy fakturowe: Fakturownia, Subiekt, Comarch ERP, QuickBooks, iFirma.
CRM: Bitrix24, HubSpot, Pipedrive, Zoho CRM.
Płatności: Stripe, PayU, Przelewy24, Tpay.
Raporty: Google Sheets, Airtable, Looker Studio.
Powiadomienia: Gmail, Outlook, Slack, Telegram.
Czas uruchomienia i wsparcie
Po zakupie otrzymujesz kompletny scenariusz automatyzacji z konfiguracją cyklu fakturowania, integracją z API Fakturowni / Stripe oraz szablonami e-maili.
Wdrożenie jest szybkie i nie wymaga wiedzy technicznej — wszystko działa po wklejeniu kluczy API i ustawieniu harmonogramu.
Masz też zapewnione bezpłatne wsparcie specjalisty Integrafy, który pomoże Ci dopasować automatyzację do Twojego modelu subskrypcyjnego (np. różne plany, cykle, waluty).
Średni czas wdrożenia: ok. 2 godziny.
IntegraFlow – Twój asystent AI do fakturowania i rozliczeń
Kupując tę automatyzację, otrzymujesz dostęp do IntegraFlow AI Chat, który:
analizuje faktury i płatności w czasie rzeczywistym,
generuje raporty przychodów i prognozy wpływów,
wykrywa opóźnienia i automatycznie wysyła przypomnienia,
tworzy personalizowane wiadomości e-mail do klientów,
może też wystawiać faktury ręczne „na żądanie”.
IntegraFlow to Twój inteligentny asystent finansowy – pilnuje terminów, klientów i faktur 24/7.
Co otrzymujesz po zakupie
kompletny scenariusz „Automatyczne fakturowanie subskrypcji → Mail”,
gotowe szablony faktur i e-maili,
instrukcję konfiguracji krok po kroku,
dostęp do IntegraFlow AI Chat,
wsparcie specjalisty Integrafy,
możliwość rozbudowy o przypomnienia SMS lub integrację z ERP.
