Automatyczna umowa PDF → Klient

Umowy tworzą się i trafiają do klienta same — w kilka sekund po zleceniu

Automatyzacja „Automatyczna umowa PDF → Klient” pozwala generować profesjonalne umowy w formacie PDF całkowicie automatycznie, na podstawie danych z formularza, CRM, arkusza lub e-maila.
System sam uzupełnia szablon umowy danymi klienta, zapisuje gotowy plik PDF, a następnie wysyła go e-mailem do klienta lub umieszcza w CRM.

Nie musisz już przepisywać danych, kopiować dokumentów i tracić czasu na formatowanie — automatyzacja tworzy, podpisuje i wysyła gotową umowę za Ciebie.

Cel i zastosowanie

Celem tej automatyzacji jest całkowite wyeliminowanie ręcznego przygotowywania i wysyłki umów.
System pobiera dane z Twoich narzędzi (formularz, CRM, arkusz) i generuje gotowy, spersonalizowany dokument PDF.

Najczęstsze zastosowania:

• umowy o współpracę, świadczenie usług, sprzedaż lub wynajem,

• umowy z klientami, wykonawcami lub partnerami,

• potwierdzenia zamówień i zleceń,

• generowanie aneksów, załączników i protokołów,

• automatyczna wysyłka umowy po złożeniu zamówienia lub akceptacji oferty.

Jak działa automatyzacja (krok po kroku)

1. Pobieranie danych o kliencie

System automatycznie pobiera dane z:

• formularza kontaktowego lub zamówienia (np. Google Forms, WooCommerce, Bitrix24 Form),

• CRM (np. Bitrix24, Pipedrive, Zoho CRM),

• arkusza (Google Sheets, Airtable),

• lub innego źródła, w którym zapisujesz dane klientów.

Dane obejmują:

• imię i nazwisko,

• nazwę firmy, NIP, adres, e-mail,

• nazwę produktu/usługi, datę, kwotę, termin realizacji.

2. Wypełnienie szablonu umowy

Automatyzacja wykorzystuje wcześniej przygotowany szablon dokumentu (Google Docs, Word, Notion lub PDF), w którym umieszczone są pola dynamiczne, np.:

[IMIĘ_NAZWISKO], [FIRMA], [NIP], [KWOTA], [DATA].

System automatycznie podstawia dane klienta i tworzy nowy plik z kompletną treścią umowy — gotową do wysyłki lub podpisu.

3. Generowanie dokumentu PDF

Po uzupełnieniu danych system konwertuje umowę do formatu PDF, nadaje jej nazwę:

Umowa_[Imię_Nazwisko]_[Data].pdf
i zapisuje ją w wybranym miejscu (np. Google Drive, Dropbox, CRM).

Każda umowa wygląda identycznie, ma Twoje logo, układ i formatowanie, dzięki czemu zachowujesz pełen profesjonalizm.

4. Automatyczna wysyłka do klienta

Gotowa umowa PDF jest automatycznie:

• wysyłana e-mailem do klienta z dopasowaną treścią wiadomości,

• zapisywana w CRM przy karcie kontaktu,

• (opcjonalnie) wysyłana do podpisu elektronicznego (np. przez SignNow, DocuSign, Bitrix24 eSign),

• archiwizowana w folderze „Umowy / Rok / Miesiąc”.

Przykładowa wiadomość:

Temat: Twoja umowa o współpracę
Dzień dobry, [Imię],
w załączniku znajdziesz gotową umowę dotyczącą naszej współpracy.
Jeśli wszystko się zgadza, prosimy o podpis elektroniczny lub odpowiedź z potwierdzeniem.

Pozdrawiam,
Zespół [Twoja Firma]

5. Archiwizacja i raport

System zapisuje każdą wygenerowaną umowę w chmurze i może tworzyć raport z wysłanych dokumentów:

• data wygenerowania,

• status (wysłana / podpisana / oczekująca),

• link do pliku PDF,

• osoba odpowiedzialna.

Raport może być wysyłany automatycznie raz dziennie lub tygodniowo do menedżera lub działu prawnego.

Przykład działania

Klient wypełnia formularz zgłoszeniowy na stronie.
Automatyzacja:

1. Pobiera jego dane (imię, nazwisko, NIP, usługę, kwotę),

2. Podstawia dane do szablonu umowy,

3. Tworzy dokument PDF,

4. Wysyła go e-mailem do klienta i zapisuje w CRM.

Cały proces trwa mniej niż 30 sekund.
Ty zyskujesz czas, a klient natychmiast otrzymuje profesjonalny dokument.

Co potrafi ta automatyzacja

• Generuje spersonalizowane umowy PDF z danych klienta.

• Automatycznie wysyła dokument e-mailem.

• Archiwizuje umowy w CRM lub chmurze.

• Może łączyć się z systemem e-podpisów.

• Generuje raporty z wysyłek i podpisów.

• Integruje się z IntegraFlow AI (analiza, streszczenia i wykrywanie błędów).

Dla kogo

Ta automatyzacja jest idealna dla:

• firm usługowych i doradczych,

• agencji marketingowych, HR i rekrutacyjnych,

• freelancerów i software house’ów,

• deweloperów i biur nieruchomości,

• działów sprzedaży i administracji.

Kluczowe korzyści

• Pełna automatyzacja. Umowy tworzą się i wysyłają same.

• Profesjonalny wygląd. Dokumenty są spójne i zgodne z wizerunkiem firmy.

• Bez błędów. Dane pobierane automatycznie – żadnego przepisywania.

• Szybszy proces sprzedaży. Klient dostaje umowę natychmiast.

• Bezpieczeństwo i porządek. Wszystkie dokumenty zapisane w chmurze.

Integracje

• Źródła danych: Bitrix24, Pipedrive, Zoho CRM, Google Sheets, Airtable, Formularze.

• Dokumenty: Google Docs, Microsoft Word, Notion, PDF Generator API.

• Wysyłka: Gmail, Outlook, SendGrid.

• E-podpis: DocuSign, SignNow, Bitrix24 eSign, PandaDoc.

• Archiwizacja: Google Drive, OneDrive, Dropbox.

• AI: IntegraFlow (sprawdzenie poprawności danych, generowanie streszczenia umowy, analiza treści).

Czas uruchomienia i wsparcie

Po zakupie otrzymujesz gotowy scenariusz „Automatyczna umowa PDF → Klient” z przykładowym szablonem dokumentu, treścią wiadomości e-mail i instrukcją konfiguracji.
Nie wymaga wiedzy technicznej — wystarczy wkleić link do szablonu i połączyć CRM lub formularz.

Masz też zapewnione bezpłatne wsparcie specjalisty Integrafy, który pomoże Ci spersonalizować umowę pod Twoją firmę (logo, dane, layout).
Średni czas wdrożenia: ok. 1 godziny.

IntegraFlow – Twój asystent AI do obsługi umów

Kupując tę automatyzację, otrzymujesz dostęp do IntegraFlow AI Chat, który:

• analizuje treść wygenerowanych umów,

• sprawdza poprawność danych i kwot,

• generuje streszczenia kluczowych zapisów,

• sugeruje poprawki językowe lub błędy formalne,

• może automatycznie tworzyć aneksy i uzupełnienia.

IntegraFlow to Twój wirtualny asystent prawno-administracyjny — czuwa nad każdą umową, zanim wyślesz ją do klienta.

Co otrzymujesz po zakupie

• kompletny scenariusz „Automatyczna umowa PDF → Klient”,

• gotowy szablon dokumentu,

• integrację z CRM / formularzem i e-mail,

• instrukcję konfiguracji krok po kroku,

• dostęp do IntegraFlow AI Chat,

• wsparcie specjalisty Integrafy,

• możliwość rozbudowy o e-podpis i automatyczne archiwum.