Automatyczna umowa PDF → Klient
Umowy tworzą się i trafiają do klienta same — w kilka sekund po zleceniu
Automatyzacja „Automatyczna umowa PDF → Klient” pozwala generować profesjonalne umowy w formacie PDF całkowicie automatycznie, na podstawie danych z formularza, CRM, arkusza lub e-maila.
System sam uzupełnia szablon umowy danymi klienta, zapisuje gotowy plik PDF, a następnie wysyła go e-mailem do klienta lub umieszcza w CRM.
Nie musisz już przepisywać danych, kopiować dokumentów i tracić czasu na formatowanie — automatyzacja tworzy, podpisuje i wysyła gotową umowę za Ciebie.
Cel i zastosowanie
Celem tej automatyzacji jest całkowite wyeliminowanie ręcznego przygotowywania i wysyłki umów.
System pobiera dane z Twoich narzędzi (formularz, CRM, arkusz) i generuje gotowy, spersonalizowany dokument PDF.
Najczęstsze zastosowania:
umowy o współpracę, świadczenie usług, sprzedaż lub wynajem,
umowy z klientami, wykonawcami lub partnerami,
potwierdzenia zamówień i zleceń,
generowanie aneksów, załączników i protokołów,
automatyczna wysyłka umowy po złożeniu zamówienia lub akceptacji oferty.
Jak działa automatyzacja (krok po kroku)
1. Pobieranie danych o kliencie
System automatycznie pobiera dane z:
formularza kontaktowego lub zamówienia (np. Google Forms, WooCommerce, Bitrix24 Form),
CRM (np. Bitrix24, Pipedrive, Zoho CRM),
arkusza (Google Sheets, Airtable),
lub innego źródła, w którym zapisujesz dane klientów.
Dane obejmują:
imię i nazwisko,
nazwę firmy, NIP, adres, e-mail,
nazwę produktu/usługi, datę, kwotę, termin realizacji.
2. Wypełnienie szablonu umowy
Automatyzacja wykorzystuje wcześniej przygotowany szablon dokumentu (Google Docs, Word, Notion lub PDF), w którym umieszczone są pola dynamiczne, np.:
[IMIĘ_NAZWISKO], [FIRMA], [NIP], [KWOTA], [DATA].
System automatycznie podstawia dane klienta i tworzy nowy plik z kompletną treścią umowy — gotową do wysyłki lub podpisu.
3. Generowanie dokumentu PDF
Po uzupełnieniu danych system konwertuje umowę do formatu PDF, nadaje jej nazwę:
Umowa_[Imię_Nazwisko]_[Data].pdf
i zapisuje ją w wybranym miejscu (np. Google Drive, Dropbox, CRM).
Każda umowa wygląda identycznie, ma Twoje logo, układ i formatowanie, dzięki czemu zachowujesz pełen profesjonalizm.
4. Automatyczna wysyłka do klienta
Gotowa umowa PDF jest automatycznie:
wysyłana e-mailem do klienta z dopasowaną treścią wiadomości,
zapisywana w CRM przy karcie kontaktu,
(opcjonalnie) wysyłana do podpisu elektronicznego (np. przez SignNow, DocuSign, Bitrix24 eSign),
archiwizowana w folderze „Umowy / Rok / Miesiąc”.
Przykładowa wiadomość:
Temat: Twoja umowa o współpracę
Dzień dobry, [Imię],
w załączniku znajdziesz gotową umowę dotyczącą naszej współpracy.
Jeśli wszystko się zgadza, prosimy o podpis elektroniczny lub odpowiedź z potwierdzeniem.Pozdrawiam,
Zespół [Twoja Firma]
5. Archiwizacja i raport
System zapisuje każdą wygenerowaną umowę w chmurze i może tworzyć raport z wysłanych dokumentów:
data wygenerowania,
status (wysłana / podpisana / oczekująca),
link do pliku PDF,
osoba odpowiedzialna.
Raport może być wysyłany automatycznie raz dziennie lub tygodniowo do menedżera lub działu prawnego.
Przykład działania
Klient wypełnia formularz zgłoszeniowy na stronie.
Automatyzacja:
Pobiera jego dane (imię, nazwisko, NIP, usługę, kwotę),
Podstawia dane do szablonu umowy,
Tworzy dokument PDF,
Wysyła go e-mailem do klienta i zapisuje w CRM.
Cały proces trwa mniej niż 30 sekund.
Ty zyskujesz czas, a klient natychmiast otrzymuje profesjonalny dokument.
Co potrafi ta automatyzacja
Generuje spersonalizowane umowy PDF z danych klienta.
Automatycznie wysyła dokument e-mailem.
Archiwizuje umowy w CRM lub chmurze.
Może łączyć się z systemem e-podpisów.
Generuje raporty z wysyłek i podpisów.
Integruje się z IntegraFlow AI (analiza, streszczenia i wykrywanie błędów).
Dla kogo
Ta automatyzacja jest idealna dla:
firm usługowych i doradczych,
agencji marketingowych, HR i rekrutacyjnych,
freelancerów i software house’ów,
deweloperów i biur nieruchomości,
działów sprzedaży i administracji.
Kluczowe korzyści
Pełna automatyzacja. Umowy tworzą się i wysyłają same.
Profesjonalny wygląd. Dokumenty są spójne i zgodne z wizerunkiem firmy.
Bez błędów. Dane pobierane automatycznie – żadnego przepisywania.
Szybszy proces sprzedaży. Klient dostaje umowę natychmiast.
Bezpieczeństwo i porządek. Wszystkie dokumenty zapisane w chmurze.
Integracje
Źródła danych: Bitrix24, Pipedrive, Zoho CRM, Google Sheets, Airtable, Formularze.
Dokumenty: Google Docs, Microsoft Word, Notion, PDF Generator API.
Wysyłka: Gmail, Outlook, SendGrid.
E-podpis: DocuSign, SignNow, Bitrix24 eSign, PandaDoc.
Archiwizacja: Google Drive, OneDrive, Dropbox.
AI: IntegraFlow (sprawdzenie poprawności danych, generowanie streszczenia umowy, analiza treści).
Czas uruchomienia i wsparcie
Po zakupie otrzymujesz gotowy scenariusz „Automatyczna umowa PDF → Klient” z przykładowym szablonem dokumentu, treścią wiadomości e-mail i instrukcją konfiguracji.
Nie wymaga wiedzy technicznej — wystarczy wkleić link do szablonu i połączyć CRM lub formularz.
Masz też zapewnione bezpłatne wsparcie specjalisty Integrafy, który pomoże Ci spersonalizować umowę pod Twoją firmę (logo, dane, layout).
Średni czas wdrożenia: ok. 1 godziny.
IntegraFlow – Twój asystent AI do obsługi umów
Kupując tę automatyzację, otrzymujesz dostęp do IntegraFlow AI Chat, który:
analizuje treść wygenerowanych umów,
sprawdza poprawność danych i kwot,
generuje streszczenia kluczowych zapisów,
sugeruje poprawki językowe lub błędy formalne,
może automatycznie tworzyć aneksy i uzupełnienia.
IntegraFlow to Twój wirtualny asystent prawno-administracyjny — czuwa nad każdą umową, zanim wyślesz ją do klienta.
Co otrzymujesz po zakupie
kompletny scenariusz „Automatyczna umowa PDF → Klient”,
gotowy szablon dokumentu,
integrację z CRM / formularzem i e-mail,
instrukcję konfiguracji krok po kroku,
dostęp do IntegraFlow AI Chat,
wsparcie specjalisty Integrafy,
możliwość rozbudowy o e-podpis i automatyczne archiwum.
