Agent AI do obsługi klienta (Customer Care)

Twój wirtualny doradca, który odpowiada na pytania klientów 24/7 i zapisuje całą komunikację w CRM

Agent AI Customer Care to inteligentna automatyzacja, która przejmuje obsługę zapytań klientów z różnych kanałów – e-maila, formularza kontaktowego, Messengera, czatu na stronie czy WhatsAppa.
W czasie rzeczywistym analizuje wiadomość, rozpoznaje jej temat i udziela odpowiedzi opartych na Twojej bazie wiedzy lub danych firmowych.
Każda konwersacja jest automatycznie rejestrowana w CRM, dzięki czemu masz pełną historię kontaktu z klientem – bez potrzeby logowania się do kilku narzędzi naraz.

To rozwiązanie, które zapewnia błyskawiczne reakcje, odciąża zespół, poprawia jakość obsługi i działa nieprzerwanie – 24 godziny na dobę.

Cel i zastosowanie

Celem automatyzacji jest pełne zautomatyzowanie pierwszej linii kontaktu z klientem – czyli odpowiadania na najczęstsze pytania, przekierowywania zapytań do odpowiednich osób i informowania klientów o statusach ich spraw.
Agent może działać w pełni automatycznie lub półautomatycznie (np. generować odpowiedzi do akceptacji).

Najczęstsze zastosowania:

• obsługa formularzy kontaktowych (np. zapytania ofertowe, reklamacje, pytania o produkty),

• odpowiadanie na wiadomości z Messengera, WhatsAppa lub Instagram DM,

• automatyczne wysyłanie podziękowań, potwierdzeń i instrukcji,

• przekierowywanie tematów do odpowiednich działów (sprzedaż, serwis, wsparcie),

• raportowanie liczby i statusów spraw w CRM.

Jak działa automatyzacja (krok po kroku)

1. Odbieranie zapytania klienta
   Agent odbiera wiadomości z różnych źródeł: formularza na stronie, skrzynki e-mail (IMAP/Gmail), komunikatora lub API.
   Każda wiadomość jest natychmiast przekazywana do scenariusza.

2. Analiza treści wiadomości
   Moduł AI analizuje treść wiadomości, rozpoznaje jej typ (np. pytanie o ofertę, problem techniczny, reklamacja, faktura) i wyciąga z niej kluczowe dane – imię, adres e-mail, temat, treść pytania.

3. Generowanie odpowiedzi AI
   OpenAI tworzy dopasowaną, profesjonalną odpowiedź, bazując na Twojej bazie wiedzy lub przygotowanych FAQ.
   Możesz ustawić różne tony komunikacji – formalny, neutralny, przyjazny – w zależności od profilu marki.

4. Wysyłka odpowiedzi i rejestracja kontaktu
   Agent automatycznie wysyła odpowiedź klientowi (np. przez Gmail, SMTP lub API Messengera), a jednocześnie zapisuje całą rozmowę w Twoim CRM (np. Bitrix24, HubSpot).
   Dzięki temu w karcie klienta masz całą historię komunikacji – bez potrzeby kopiowania wiadomości.

5. Powiadomienia i eskalacje
   Jeśli agent wykryje, że zapytanie wymaga ludzkiej interwencji (np. skomplikowana reklamacja lub prośba o zmianę umowy), automatycznie oznacza wiadomość jako „do obsługi przez człowieka” i wysyła powiadomienie do odpowiedniego działu.

6. Raportowanie i monitoring
   Codziennie możesz otrzymywać raport z liczbą obsłużonych zapytań, średnim czasem odpowiedzi oraz najczęściej zadawanymi pytaniami.

Przykład zastosowania

Klient wypełnia formularz kontaktowy:

„Dzień dobry, czy mogę zmienić termin realizacji zamówienia?”

Agent rozpoznaje kontekst („aktualizacja zamówienia”), sprawdza w bazie FAQ gotową odpowiedź i generuje wiadomość:

„Dzień dobry! Oczywiście – aby zmienić termin realizacji, wystarczy odpowiedzieć na tę wiadomość, podając nową datę. Zmianę potwierdzimy w ciągu 24 godzin.”

Odpowiedź trafia do klienta automatycznie, a kopia wiadomości zapisuje się w CRM.
Zespół otrzymuje powiadomienie Slack z notatką o nowym zgłoszeniu.

Rezultat: klient otrzymuje odpowiedź w kilka sekund, a zespół nie musi robić nic ręcznie.

Co potrafi agent

• Automatycznie odbiera i klasyfikuje wiadomości klientów z różnych kanałów.

• Generuje i wysyła odpowiedzi dopasowane do kontekstu.

• Rejestruje całą komunikację w CRM.

• Rozpoznaje priorytet wiadomości i przekierowuje sprawy.

• Wysyła powiadomienia e-mail lub Slack do zespołu.

• Generuje raporty dzienne / tygodniowe z aktywności.

Dla kogo

Ten agent został stworzony dla firm, które chcą zapewnić szybką, profesjonalną obsługę klienta bez konieczności ciągłego nadzoru człowieka.
Sprawdzi się w:

• sklepach online i e-commerce,

• firmach usługowych i konsultingowych,

• agencjach marketingowych,

• firmach produkcyjnych i logistycznych,

• biurach obsługi klientów B2B.

Kluczowe korzyści

• Natychmiastowa reakcja na każde zapytanie. Zero opóźnień, nawet poza godzinami pracy.

• Lepsza jakość obsługi. Każda wiadomość otrzymuje profesjonalną, spójną odpowiedź.

• Mniejsze obciążenie zespołu. Agent przejmuje nawet 70–80% codziennych zapytań.

• Pełna kontrola w CRM. Wszystkie rozmowy i statusy zapisują się automatycznie.

• Skalowalność. Możesz łatwo zwiększać liczbę obsługiwanych kanałów i klientów.

Integracje

Agent współpracuje z:

• Gmail / IMAP / SMTP,

• Messenger, Instagram DM, WhatsApp API, Telegram,

• Bitrix24, HubSpot, Zoho, Notion CRM,

• Google Sheets, Slack, Google Drive,

• dowolnymi API poprzez moduł HTTP Request.

Można go również połączyć z bazą FAQ (np. Google Sheets, Notion lub Airtable), z której agent automatycznie pobiera wiedzę.

Czas uruchomienia i wsparcie

Po zakupie otrzymujesz gotowy scenariusz z kompletną strukturą modułów – od wejścia danych po zapis w CRM.
Każdy moduł jest dokładnie opisany w instrukcji krok po kroku (z przykładami i zrzutami ekranu).

Dodatkowo masz zapewnione bezpłatne wsparcie specjalisty Integrafy, który pomoże Ci dostosować scenariusz do Twoich narzędzi komunikacji (e-mail, Messenger, CRM itp.).
Typowy czas wdrożenia: ok. 60–90 minut (z testami i personalizacją).

IntegraFlow – Twój osobisty asystent AI w obsłudze klienta

Każdy agent Integrafy zawiera dostęp do IntegraFlow AI Chat – indywidualnego czatu AI przypisanego do Twojej automatyzacji.
Dzięki niemu możesz:

• zadać pytania dotyczące konfiguracji lub integracji,

• uzyskać pomoc w dopasowaniu tonu odpowiedzi do stylu marki,

• wygenerować nowe szablony wiadomości dla FAQ lub CRM.

IntegraFlow to Twój osobisty trener i doradca AI, który zna szczegóły Twojego scenariusza i uczy się razem z nim.

Co otrzymujesz po zakupie

• kompletny, gotowy scenariusz automatyzacji,

• szczegółową instrukcję konfiguracji krok po kroku,

• dostęp do IntegraFlow AI Chat,

• bezpłatne wsparcie specjalisty Integrafy,

• możliwość dalszej rozbudowy o dodatkowe kanały komunikacji.