🧠 Agent AI do obsługi płatności i faktur
Inteligentna automatyzacja Make do komunikacji z klientami, generowania faktur i obsługi płatności
🧾 Opis produktu
Agent AI do obsługi płatności i faktur to zaawansowany asystent automatyzujący komunikację z klientami w sprawach rozliczeń, płatności i dokumentów finansowych.
Działa 24/7 i odpowiada automatycznie na zapytania typu:
„Czy moja faktura została opłacona?”,
„Proszę o duplikat faktury FV/2025/123”,
„Jak mogę zapłacić?”,
„Potrzebuję proformę do zamówienia SO-10034.”
Agent analizuje treść wiadomości klienta (mail, formularz, czat, webhook), rozpoznaje intencję przy pomocy sztucznej inteligencji, wyszukuje odpowiednie dane w Twoim CRM lub systemie fakturowym, generuje fakturę w PDF, a następnie wysyła ją automatycznie e-mailem do klienta.
Wszystko odbywa się bez udziału człowieka — agent sam interpretuje wiadomości, aktualizuje CRM i prowadzi komunikację w Twoim imieniu.
⚙️ Jak działa automatyzacja krok po kroku
1️⃣ Webhook (Custom Webhook)
Agent odbiera zapytania z Twojego systemu — np. formularzy, czatów, skrzynki e-mail lub CRM.
Dane wejściowe to: wiadomość klienta, adres e-mail, ewentualnie numer zamówienia, NIP, pozycje do faktury.
2️⃣ Text Parser + HTTP (CRM Lookup)
System czyści wiadomość z HTML, podpisów i zbędnych treści, a następnie sprawdza, czy klient znajduje się w CRM (Bitrix24, HubSpot, Pipedrive, Zoho CRM).
3️⃣ OpenAI (ChatGPT)
Agent AI analizuje treść i rozpoznaje intencję (np. „status płatności”, „duplikat faktury”, „wygeneruj fakturę”, „proforma”, „korekta”).
Wynik zwracany jest w formacie JSON, co pozwala na automatyczne przetwarzanie przez kolejne moduły.
4️⃣ JSON Parse + Router
Na podstawie rozpoznanej intencji agent wybiera odpowiednią ścieżkę:
-
Status płatności – pobiera dane o fakturze i wysyła podsumowanie,
-
Metody płatności – wysyła informację o sposobach zapłaty i numer konta,
-
Nowa faktura – tworzy fakturę przez API (lub z szablonu Google Docs), pobiera PDF i wysyła e-mailem,
-
Duplikat – odnajduje istniejącą fakturę i przesyła ponownie,
-
Proforma lub korekta – generuje dokumenty tymczasowe lub korygujące.
5️⃣ HTTP (CRM Log)
Po każdej operacji agent zapisuje log do CRM (notatkę lub aktywność) — dzięki temu zespół widzi pełną historię interakcji z klientem.
6️⃣ Email (SMTP)
Odpowiedzi są wysyłane z Twojej skrzynki firmowej, z podpisem i spersonalizowaną treścią.
Agent automatycznie dołącza PDF faktury i treść dopasowaną do kontekstu (np. przypomnienie, podziękowanie lub informacja o statusie).
🤖 Przykładowe scenariusze działania
| Zapytanie klienta | Reakcja agenta | Wynik |
|---|---|---|
| „Dzień dobry, proszę o duplikat faktury FV/2025/22.” | AI rozpoznaje intencję „duplikat_faktury”, wyszukuje numer, pobiera PDF | Klient otrzymuje duplikat na e-mail |
| „Proszę o fakturę VAT na ABC Sp. z o.o. za konsultacje” | AI tworzy fakturę VAT, uzupełnia dane NIP, adres i pozycje | Wystawia fakturę, wysyła PDF z terminem płatności |
| „Czy faktura FV/2025/100 została opłacona?” | AI wyszukuje status płatności w CRM / systemie faktur | Klient otrzymuje wiadomość: „Faktura została opłacona 12.09.2025” |
| „Proszę o proformę do zamówienia 2201.” | AI rozpoznaje „proforma”, generuje dokument tymczasowy | Klient otrzymuje PDF proformy na e-mail |
| „Jaki jest numer konta do płatności?” | AI wysyła gotowy komunikat z IBAN i metodami płatności | Klient natychmiast otrzymuje dane płatnicze |
💡 Główne zalety agenta
✅ Oszczędność czasu – automatyczne wystawianie, wysyłka i obsługa faktur bez udziału człowieka
✅ Dostępność 24/7 – agent odpowiada natychmiast, nawet w nocy i weekendy
✅ Bezpieczeństwo – pełna zgodność z RODO i obsługa przez bezpieczne API
✅ Personalizacja – treści maili dopasowane do kontekstu zapytania
✅ Integracja z dowolnym CRM i systemem faktur – Bitrix24, HubSpot, Zoho, iFirma, Fakturownia, inFakt
✅ Wysyłka wiadomości z własnego adresu SMTP
✅ Automatyczny zapis komunikacji w CRM
✅ Elastyczne scenariusze AI – łatwa rozbudowa o dodatkowe intencje (np. płatności abonamentowe, korekty, statusy zamówień)
🧩 Zastosowanie
🔹 Firmy usługowe i agencje B2B
🔹 Sklepy internetowe (B2C i B2B)
🔹 Biura rachunkowe i doradcy podatkowi
🔹 Software house’y, freelancerzy, agencje marketingowe
🔹 Firmy SaaS i subskrypcyjne (cykliczne faktury)
⚙️ Integracje i kompatybilność
Obsługiwane systemy CRM:
Bitrix24, HubSpot, Pipedrive, Zoho CRM, Salesmate
Obsługiwane systemy fakturujące:
iFirma, Fakturownia, inFakt, wFirma, Subiekt GT, Google Docs (szablony PDF)
Kanały komunikacji:
Webhook, formularze kontaktowe, czaty, HelpDesk, Gmail, Outlook
Dodatkowe integracje:
Slack / Teams (powiadomienia o wystawieniu faktury)
Google Sheets (archiwizacja faktur i statusów)
SMTP / SendGrid / Mailgun (wysyłka maili)
📦 Zawartość pakietu
✔️ Gotowy blueprint scenariusza Make (do natychmiastowego importu)
✔️ Pełna instrukcja konfiguracji krok po kroku (kopiuj–wklej)
✔️ Opisy wszystkich modułów z wartościami testowymi i alternatywami
✔️ Przykładowe webhooki testowe JSON (status, faktura, proforma, duplikat)
✔️ Szablon maila HTML z miejscem na podpis firmowy
✔️ Wzory treści do AI (prompt do modułu OpenAI)
✔️ Przykładowa struktura API dla iFirma / Fakturownia / Bitrix24
🚀 Dlaczego warto wdrożyć tego agenta?
-
Zespół finansowy zyskuje kilka godzin dziennie – agent automatycznie odpowiada klientom, wystawia faktury i loguje wszystko w CRM.
-
Klienci otrzymują odpowiedzi błyskawicznie i zawsze w profesjonalnej formie.
-
Dzięki analizie AI agent rozumie intencję w wiadomości, niezależnie od jej treści – np. „Potrzebuję dokumentu do księgowości” = faktura VAT.
-
Możesz sam modyfikować treść wiadomości, ścieżki i prompt AI bez kodowania.
🔐 Wymagania techniczne
-
Konto Make (Integromat) – dowolny plan
-
Dostęp do API systemu CRM i/lub fakturowego (token / klucz API)
-
Konto OpenAI (API Key)
-
Skonfigurowany SMTP do wysyłki e-maili (Gmail / Outlook / SendGrid)
🧠 Trudność konfiguracji
⭐️⭐️⭐️☆☆ (średnia)
Scenariusz jest w pełni gotowy – wystarczy wkleić własne dane API, e-maile i testowy webhook.
Dołączona instrukcja prowadzi krok po kroku z dokładnymi wartościami pól i gotowymi JSON-ami.
📈 Efekt po wdrożeniu
✅ Automatyczna obsługa klientów i faktur 24/7
✅ Zmniejszenie liczby wiadomości e-mail o 80%
✅ Eliminacja błędów w danych fakturowych
✅ Spójna komunikacja finansowa w całej firmie
✅ Wygodne raporty płatności i powiadomienia zespołu
