Agent AI do obsługi płatności i faktur + komunikacja

Inteligentna automatyzacja finansów i kontaktu z klientem

Agent AI do obsługi płatności i faktur to kompletna automatyzacja, która w inteligentny sposób łączy Twój system finansowy, CRM i kanały komunikacji.
Automatycznie generuje faktury, wysyła powiadomienia o płatnościach, przypomina klientom o terminach oraz raportuje statusy rozliczeń w czasie rzeczywistym.
To idealne rozwiązanie dla firm, które chcą zredukować ręczną obsługę płatności i faktur do minimum — bez potrzeby zatrudniania księgowej lub asystenta.

Cel i zastosowanie

Celem tej automatyzacji jest całkowite odciążenie Twojego zespołu z czynności administracyjno-finansowych.
Agent przejmuje komunikację z klientami dotyczącą płatności — sam wystawia dokument, wysyła go e-mailem, przypomina o terminie, a po opłaceniu aktualizuje status w CRM.
Działa 24/7, nie zapomina o żadnej fakturze i komunikuje się z Twoimi klientami w pełni automatycznie i profesjonalnie.

Możesz wykorzystać go w:

• biurach usługowych, agencjach marketingowych i software house’ach,

• firmach B2B obsługujących abonamenty lub cykliczne faktury,

• e-commerce z fakturowaniem po zakupie,

• start-upach, które chcą zautomatyzować swoje rozliczenia.

Jak działa automatyzacja (krok po kroku)

1. Wykrycie nowej transakcji lub faktury
   Agent monitoruje Twój system finansowy (np. Fakturownia, Subiekt, Bitrix24, WooCommerce) i wykrywa każdą nową płatność lub fakturę wystawioną ręcznie bądź automatycznie.

2. Analiza i generacja danych dokumentu
   Moduły transformacji danych pobierają szczegóły transakcji: nazwę kontrahenta, adres e-mail, numer faktury, termin płatności i kwotę.
   Jeśli faktura nie istnieje, agent tworzy ją automatycznie na podstawie szablonu.

3. AI przygotowuje treść wiadomości do klienta
   Z pomocą OpenAI agent tworzy spersonalizowaną wiadomość e-mail – dopasowaną do tonu Twojej marki i sytuacji (np. „Faktura gotowa do pobrania”, „Przypomnienie o terminie płatności”).
   Wiadomość może zawierać link do faktury PDF, dane rachunku i podsumowanie płatności.

4. Wysyłka wiadomości
   Newsletter, przypomnienie lub potwierdzenie wysyłane jest automatycznie do klienta przez Gmail, SMTP lub API Twojego CRM.
   Kopia trafia do Ciebie – dzięki czemu masz pełną kontrolę nad komunikacją.

5. Aktualizacja statusu w CRM lub arkuszu
   Po wysłaniu faktury agent odnotowuje zdarzenie w CRM (np. Bitrix24, HubSpot, Zoho) lub w arkuszu Google Sheets.
   Po wpłacie – aktualizuje status płatności i dodaje notatkę o otrzymaniu środków.

6. Przypomnienia i eskalacje
   Jeśli klient nie opłaci faktury na czas, agent wysyła automatyczne przypomnienie.
   Możesz ustawić, po ilu dniach ma reagować, jaki ton wiadomości zastosować i jakie kanały wykorzystać (e-mail, SMS, Slack).

Przykład działania

Załóżmy, że prowadzisz agencję marketingową i co miesiąc wystawiasz faktury abonamentowe.
Zamiast robić to ręcznie – Agent AI pobiera dane klientów z CRM, tworzy fakturę w Fakturowni, wysyła e-mail z załącznikiem PDF i przypomina o płatności przed terminem.
Kiedy system księgowy potwierdzi wpływ przelewu, agent automatycznie zmienia status klienta na „opłacony” i wysyła potwierdzenie.

Cały proces dzieje się bez Twojego udziału – w pełni automatycznie, niezawodnie i powtarzalnie.

Co potrafi ten agent

• Automatycznie generuje i wysyła faktury w PDF.

• Tworzy wiadomości do klientów z danymi płatności (AI generuje treść maila).

• Wysyła przypomnienia o zbliżającym się terminie płatności.

• Aktualizuje statusy rozliczeń w CRM lub arkuszu Google.

• Dodaje notatki i logi każdej transakcji (kiedy, komu, jaka faktura, jaki status).

• Może komunikować się przez e-mail, Slack lub API z Twoim zespołem finansowym.

Dla kogo

Ten agent został zaprojektowany dla przedsiębiorców, freelancerów i zespołów obsługujących klientów cyklicznie.
Szczególnie przydatny dla firm, które chcą:

• zautomatyzować wystawianie i wysyłkę faktur,

• ograniczyć błędy wynikające z ręcznego księgowania,

• mieć pełną kontrolę nad rozliczeniami w CRM,

• oszczędzić czas działu finansowego.

Nie wymaga żadnej wiedzy technicznej — otrzymujesz gotowy scenariusz z dokładnym opisem każdego modułu, który można uruchomić od razu.

Kluczowe korzyści

• 100% automatyzacji rozliczeń. Od wystawienia faktury po przypomnienie o płatności.

• Lepsza komunikacja z klientami. Każda wiadomość wygląda profesjonalnie, z indywidualnym tonem i brandingiem.

• Oszczędność czasu. Koniec z ręcznym wysyłaniem faktur i sprawdzaniem przelewów.

• Większa terminowość płatności. Klienci otrzymują automatyczne przypomnienia, więc rzadziej zapominają o terminach.

• Przejrzystość i raporty. Wszystkie dane trafiają do CRM lub arkusza – pełna historia transakcji i komunikacji.

Integracje

Agent łączy się z:

• Fakturownią, Subiektem, Bitrix24, WooCommerce,

• Gmail / SMTP (wysyłka wiadomości),

• Slack, Google Drive, Google Sheets,

• dowolnym API przez moduł HTTP.

Można też dodać własne ścieżki: np. wysyłkę powiadomień SMS, raportów tygodniowych czy alertów o zaległościach.

Czas uruchomienia i wsparcie

Po zakupie otrzymujesz kompletny scenariusz z poukładanymi modułami i szczegółową instrukcję konfiguracji krok po kroku – od ustawienia połączeń API po test wysyłki.
Nie musisz znać Make ani n8n — każda czynność jest dokładnie opisana.

Dodatkowo masz dostęp do bezpłatnego wsparcia specjalisty Integrafy, który pomoże Ci w konfiguracji lub w razie jakichkolwiek problemów z działaniem automatyzacji.
Wdrożenie zajmuje zwykle od 30 do 60 minut, a po pierwszym uruchomieniu agent działa całkowicie samodzielnie.

IntegraFlow – Twój inteligentny asystent do tej automatyzacji

Każdy agent w sklepie Integrafy wyposażony jest w dostęp do IntegraFlow AI Chat – inteligentnego czatu AI przypisanego indywidualnie do Twojej automatyzacji.
Dzięki niemu:

• uzyskasz natychmiastową pomoc przy konfiguracji modułów,

• otrzymasz sugestie, jak dostosować scenariusz do Twojego systemu,

• dowiesz się, jak rozbudować automatyzację o kolejne ścieżki i integracje.

IntegraFlow to Twój osobisty doradca AI — zawsze dostępny, gdy potrzebujesz wsparcia.

Co otrzymujesz po zakupie

• kompletny scenariusz automatyzacji gotowy do uruchomienia,

• instrukcję konfiguracji krok po kroku,

• dostęp do IntegraFlow (AI Chat dedykowany Twojej automatyzacji),

• bezpłatne wsparcie specjalisty,

• możliwość rozbudowy i personalizacji scenariusza.