Bitrix24 to platforma, która łączy CRM, zarządzanie projektami, komunikację zespołową i automatyzacje w jednym miejscu. Sam system można uruchomić w kilka godzin, ale to, jak będzie działał w codziennej pracy, zależy od odpowiedniego przygotowania firmy do jego uruchomienia. Im lepiej zaplanowany start, tym mniej poprawek po drodze i szybszy zwrot z inwestycji.
Od czego zacząć wdrożenie CRM w firmie?
Każde wdrożenie CRM w firmie warto rozpocząć od inwentaryzacji procesów, które system ma obsłużyć. Najczęściej jest to sprzedaż, obsługa klienta, marketing i komunikacja wewnątrz zespołu, choć w mniejszych firmach skupia się to wokół jednego głównego obszaru – pozyskiwania klientów i prowadzenia ich przez kolejne etapy zakupu. Bez tej mapy łatwo wpaść w pułapkę przenoszenia do CRM-u chaosu, który wcześniej panował w arkuszach i mailach.
Drugim krokiem jest zebranie i uporządkowanie danych, które trafią do nowego systemu. Lista klientów, historia kontaktów, aktywne szanse sprzedaży, dokumenty i adresy mailowe powinny być przygotowane w jednym pliku gotowym do migracji. Trzeci krok to wybór osób odpowiedzialnych za projekt po stronie firmy – administratora systemu, lidera zmiany i kogoś, kto będzie pierwszym punktem kontaktu dla zespołu w razie pytań.
Te trzy elementy – mapa procesów, dane i ludzie – są punktem wyjścia niezależnie od tego, na który system się decydujesz. Jeśli wybór padł na Bitrix24, kolejne kroki przygotowania można już zaplanować pod konkretne możliwości tej platformy.
Co przygotować przed wdrożeniem Bitrix24?
Przed samym wdrożeniem Bitrix24 warto przygotować trzy konkretne rzeczy. Pierwszą jest opis lejka sprzedaży, czyli kolejnych statusów, przez które przechodzi szansa sprzedaży – od pierwszego kontaktu, przez wysłaną ofertę, aż po zamknięcie transakcji. Drugą są szablony dokumentów i komunikacji – wzory ofert, mailing powitalny, wiadomości follow-up – które od razu zostaną wgrane do systemu i przyspieszą codzienną pracę handlowców. Trzecią jest lista integracji, których firma realnie potrzebuje na start, np. z pocztą, kalendarzem, programem księgowym czy formularzem ze strony internetowej.
Im więcej z tych elementów zostanie ustalonych przed konfiguracją systemu, tym szybciej zespół zacznie pracować w nowym narzędziu. Bitrix24 oferuje także własne moduły do czatu zespołowego i wideokonferencji, dlatego warto wcześniej zdecydować, które kanały komunikacji przeniesie się do platformy, a które zostaną w obecnych aplikacjach.
Jak przeprowadzić wdrożenie CRM Bitrix krok po kroku?
Sprawne wdrożenie CRM Bitrix zwykle przebiega w kilku etapach. Najpierw odbywa się konfiguracja systemu – zakładanie kont użytkowników, ustawienie ról i uprawnień, przygotowanie lejka sprzedaży oraz wgranie szablonów dokumentów. Następnie wykonuje się migrację danych z dotychczasowych narzędzi i podłącza integracje, dzięki którym CRM zaczyna współpracować z pocztą, kalendarzem i pozostałymi systemami w firmie. Ostatnim etapem jest szkolenie zespołu i pierwsze dni pracy pod opieką wdrożeniowca, gdy są zgłaszane pytania i potrzebne drobne korekty.
W małych i średnich firmach całość zamyka się zwykle w kilka dni roboczych, pod warunkiem że materiały wejściowe są gotowe wcześniej. Największe opóźnienia we wdrożeniach biorą się z brakujących danych lub niezdecydowania, jak ma wyglądać proces sprzedaży po zmianie.
Od czego zależy koszt wdrożenia CRM Bitrix24?
Końcowy koszt wdrożenia CRM zależy przede wszystkim od zakresu konfiguracji, liczby procesów biznesowych do obsłużenia oraz tego, jak wiele systemów zewnętrznych ma być podłączonych do platformy. Im prostsze są potrzeby firmy na starcie, tym niższy jest próg wejścia – podstawowe uruchomienie obejmuje konfigurację CRM, jeden lub dwa procesy biznesowe i szkolenie online dla zespołu. Bardziej rozbudowane warianty zakładają większą liczbę procesów, średnio zaawansowane automatyzacje oraz dodatkowe kanały komunikacji.
W ramach wdrożenia CRM na start otrzymujesz od nas także szkolenie online, nagrania z sesji, import kontaktów oraz wsparcie e-mailowe w pierwszych tygodniach pracy. Dodatkowo do każdego wariantu dorzucamy 1,5 miesiąca darmowej licencji, dzięki czemu pierwszy okres działania systemu nie generuje dodatkowych kosztów. Jeśli z czasem firma potrzebuje bardziej zaawansowanych funkcji – nowych procesów, integracji z zewnętrznymi narzędziami, dedykowanych raportów czy migracji danych z innego systemu – można je dokupić w dowolnym momencie i rozwijać CRM razem z rozwojem biznesu.
Jeśli planujesz uruchomienie Bitrix24 w swojej firmie i chcesz mieć pewność, że start odbędzie się bez opóźnień i trudności, umów się na bezpłatną konsultację – przygotujemy dla Ciebie plan wdrożenia i wycenę dopasowaną do zakresu Twojego projektu.