Automatyzacja: Formularz briefu → Google Docs → PDF + Email
Profesjonalny proces zbierania briefów od klientów — w pełni automatyczny, z generowaniem PDF i wysyłką na e-mail
Automatyzacja „Formularz briefu → Google Docs → PDF + Email” to kompletne rozwiązanie, które automatyzuje proces zbierania informacji od klienta, generowania dokumentu briefu i jego wysyłki w formacie PDF.
Po wypełnieniu formularza przez klienta (np. Google Forms, Typeform, Tally, Webflow Form), system automatycznie tworzy przejrzysty dokument Google Docs z odpowiedziami, konwertuje go do PDF i wysyła na Twój adres e-mail — oraz opcjonalnie do klienta.
To idealny sposób na uporządkowanie procesu przyjmowania nowych projektów: od briefów marketingowych, graficznych i IT po formularze rekrutacyjne, zlecenia usługowe czy onboarding nowych klientów.
Automatyzacja pozwala całkowicie wyeliminować ręczne kopiowanie odpowiedzi i zapewnia profesjonalną prezentację każdego zgłoszenia.
Cel i zastosowanie
Celem tej automatyzacji jest uproszczenie i standaryzacja procesu zbierania briefów lub formularzy zgłoszeniowych, tak by każdy wypełniony formularz automatycznie zamieniał się w czytelny, gotowy do wykorzystania dokument.
Najczęstsze zastosowania:
brief marketingowy / brandingowy,
brief graficzny lub UX/UI,
brief IT / wdrożeniowy / programistyczny,
formularz rekrutacyjny / onboardingu,
formularz współpracy B2B lub zapytania ofertowego,
formularz zbierania danych klienta (KYC, dane do umowy, projekt, kampania, itp.).
Dzięki temu każdy zgłoszony projekt od razu trafia w jednolitym formacie — gotowy do analizy lub archiwizacji.
Jak działa automatyzacja (krok po kroku)
1. Klient wypełnia formularz
Proces zaczyna się, gdy klient wypełni formularz — może to być:
Google Forms,
Typeform,
Tally,
Webflow Form,
lub dowolny inny formularz wysyłający dane przez webhook.
Po przesłaniu odpowiedzi dane trafiają automatycznie do scenariusza w Make lub n8n.
2. Generowanie dokumentu Google Docs
System otwiera przygotowany szablon Google Docs i automatycznie wypełnia go odpowiedziami z formularza:
np.
„Nazwa firmy”: Integrafy,
„Cel kampanii”: Zwiększenie sprzedaży przez automatyzacje,
„Budżet”: do 10 000 zł,
„Termin”: styczeń 2025.
Dzięki temu dokument zawsze wygląda profesjonalnie, z Twoim logo, stopką i numeracją stron.
3. Konwersja do PDF
Po uzupełnieniu dokumentu system automatycznie konwertuje go do pliku PDF i nadaje mu nazwę, np.:
Brief – Integrafy – 2025-01-12.pdf
4. Wysyłka e-mail z plikiem
Gotowy PDF jest wysyłany:
do Ciebie lub Twojego zespołu (np. dział sprzedaży / projektowy),
opcjonalnie do klienta, który wypełnił formularz.
Wiadomość może zawierać automatycznie generowaną treść, np.:
„Dziękujemy za wypełnienie briefu. Otrzymaliśmy Twoje zgłoszenie – poniżej znajdziesz jego kopię w formacie PDF.”
5. Archiwizacja i raportowanie
Wszystkie wygenerowane dokumenty mogą być zapisywane automatycznie w folderze Google Drive (np. /Briefy/2025/) lub w arkuszu Google Sheets z listą wszystkich zgłoszeń.
Dzięki temu masz pełną historię i porządek w dokumentacji projektowej.
Przykład działania
Klient odwiedza Twoją stronę i wypełnia formularz:
„Nazwa firmy: GreenBrand”,
„Cel projektu: rebranding marki i nowa strona internetowa”.
Automatyzacja:
Odbiera dane z formularza,
Tworzy dokument Google Docs na bazie szablonu „Brief marketingowy”,
Wstawia dane klienta w odpowiednie pola,
Konwertuje dokument do PDF,
Wysyła e-mail z gotowym plikiem do Ciebie i klienta,
Zapisuje kopię na Google Drive.
Cały proces trwa mniej niż minutę — bez otwierania formularzy, kopiowania treści i formatowania plików.
Co potrafi ta automatyzacja
Pobiera dane z formularzy (Google Forms, Typeform, Webflow itd.).
Automatycznie generuje dokument Google Docs z danymi.
Tworzy plik PDF z gotowego szablonu.
Wysyła wiadomości e-mail z załącznikiem PDF.
Zapisuje kopie w Google Drive i arkuszu raportowym.
Może powiadamiać Twój zespół o nowym zgłoszeniu.
Dla kogo
Ta automatyzacja jest idealna dla:
agencji marketingowych i kreatywnych,
software house’ów,
freelancerów i konsultantów,
firm realizujących projekty graficzne, IT lub brandingowe,
firm z procesem onboardingu klientów lub pracowników,
zespołów, które zbierają dane przez formularze.
Kluczowe korzyści
Profesjonalna prezentacja danych. Każdy brief trafia w pięknym, gotowym do druku PDF.
Oszczędność czasu. Zero ręcznego kopiowania odpowiedzi z formularza.
Natychmiastowa dostępność. Dokument wysyłany automatycznie po wypełnieniu formularza.
Porządek w dokumentacji. Wszystko zapisane w chmurze i w arkuszu.
Zwiększona efektywność. Szybsze przyjmowanie projektów i lepsza organizacja pracy.
Integracje
Formularze: Google Forms, Typeform, Tally, Webflow Forms, Elementor Forms.
Dokumenty: Google Docs, Google Drive, PDF Generator.
E-mail: Gmail, Outlook, SMTP.
Raporty: Google Sheets (historia briefów).
Powiadomienia: Slack, Telegram, Bitrix24.
Czas uruchomienia i wsparcie
Po zakupie otrzymujesz kompletny scenariusz automatyzacji wraz z gotowym szablonem dokumentu Google Docs i pełną instrukcją konfiguracji.
Proces wdrożenia nie wymaga żadnych umiejętności technicznych — wystarczy, że połączysz swoje konta i podmienisz logo w szablonie.
Masz też zapewnione bezpłatne wsparcie specjalisty Integrafy, który pomoże Ci uruchomić scenariusz i dostosować go do Twojego formularza.
Średni czas wdrożenia: ok. 60 minut.
IntegraFlow – Twój asystent AI do briefów i dokumentów
Kupując tę automatyzację, otrzymujesz dostęp do IntegraFlow AI Chat, który:
pomoże Ci stworzyć nowy szablon briefu,
doda własne pola lub sekcje,
wygeneruje treść maila potwierdzającego,
zaprojektuje strukturę arkusza raportowego.
IntegraFlow to inteligentny asystent, który zna Twój proces i pomoże Ci dopasować go do każdej branży — marketing, IT, HR, czy produkcja.
Co otrzymujesz po zakupie
kompletny scenariusz automatyzacji „Formularz briefu → Google Docs → PDF + Email”,
gotowy szablon dokumentu Google Docs,
szczegółową instrukcję konfiguracji,
dostęp do IntegraFlow AI Chat,
wsparcie specjalisty Integrafy,
możliwość rozbudowy o CRM, arkusze raportowe i dashboardy.
