🧩 Formularz briefu → Google Docs → PDF + Email
📖 Opis produktu
Automatyzacja Formularz briefu → Google Docs → PDF + Email została zaprojektowana specjalnie dla firm z branży Design / Web Dev / Branding, które chcą usprawnić proces przyjmowania briefów od klientów.
Po wypełnieniu formularza przez klienta, scenariusz automatycznie wypełnia szablon dokumentu Google Docs, konwertuje go do profesjonalnego pliku PDF i wysyła na e-mail zarówno do Ciebie, jak i do klienta.
Dzięki temu otrzymujesz piękny, czytelny i gotowy do użycia dokument, a klient od razu dostaje potwierdzenie, że jego zgłoszenie zostało przyjęte.
Bez kopiowania, bez ręcznego przepisywania, bez błędów.
⚙️ Jak to działa – krok po kroku
Klient wypełnia formularz (np. Typeform, Webflow, Tally, Google Forms lub formularz WordPress).
Dane trafiają do Make (za pomocą webhooka lub integracji z Google Sheets).
Moduł Set Variable porządkuje dane, tworząc przejrzystą strukturę pól (
name,email,budget,description, itp.).Moduł Google Docs → Create Document from Template wypełnia gotowy szablon dokumentu (stworzony w Google Docs) danymi z formularza.
Utworzony dokument jest automatycznie eksportowany do PDF.
Moduł Email → Send an Email wysyła gotowy plik PDF do Twojego zespołu oraz do klienta jako potwierdzenie przyjęcia briefu.
(Opcjonalnie) kopia PDF jest zapisywana w Google Drive jako archiwum.
🧠 Przykładowy przebieg scenariusza
Webhook / Formularz wejściowy – odbiera dane od klienta.
Set Variable – spłaszcza i porządkuje strukturę JSON.
Google Docs – automatycznie wypełnia szablon briefu.
PDF – eksport gotowego dokumentu.
Email – wysyłka pliku do Ciebie i do klienta.
Drive (opcjonalnie) – archiwizacja wszystkich briefów w chmurze.
🧩 Zastosowanie w praktyce
🔹 Dla agencji brandingowych – automatyczne przyjmowanie briefów do projektów logo i identyfikacji wizualnej.
🔹 Dla studiów webowych – generowanie briefów projektowych do stron internetowych lub aplikacji.
🔹 Dla freelancerów – szybkie potwierdzenie i archiwizacja każdego nowego klienta.
🔹 Dla agencji kreatywnych – automatyzacja całego procesu onboardingu klienta.
🧱 Wymagane moduły w Make
Webhook (lub Google Sheets) – odbiór danych z formularza
Set Variable (Tools) – przetworzenie danych
Google Docs → Create Document from Template – wypełnienie szablonu
Google Drive → Export a File – konwersja na PDF
Email → Send an Email – wysyłka PDF
(opcjonalnie) Google Drive → Upload a File – archiwizacja
🔄 Alternatywne warianty
| Wariant | Opis |
|---|---|
| 2A. Custom Webhook | Rekomendowany – obsługuje wszystkie formularze (Tally, Typeform, Webflow, itp.) |
| 2B. Google Forms | Dane pobierane z arkusza Google Sheets |
| 2C. WordPress / Elementor / CF7 | Wysyłka danych przez WP Webhooks |
| 2D. Integracja CRM (opcjonalna) | Możliwość automatycznego tworzenia leadów w Bitrix24, HubSpot, Zoho, itp. |
🧩 Gotowy szablon Google Docs (do skopiowania)
📄 Wystarczy utworzyć dokument w Google Docs, wkleić powyższy układ i oznaczyć pola podwójnymi klamrami {{ }} — Make wypełni je automatycznie.
⚠️ Najczęstsze problemy i rozwiązania
| Problem | Przyczyna | Rozwiązanie |
|---|---|---|
| PDF nie zawiera danych | Pola w szablonie nie mają poprawnych nazw | Sprawdź czy nazwy pól w Google Docs i Make są identyczne |
| Email nie ma załącznika | Brak wskazania pliku w „Attachments” | Wybierz plik PDF z modułu „Export a File” |
| Google Docs nie pojawia się na liście | Dokument nie jest udostępniony | W Google Docs → „Udostępnij” → „Każdy z linkiem – może wyświetlać” |
| Formularz nie uruchamia scenariusza | Nie wykonano testowego zapisu | Uruchom scenariusz w trybie „Run once” i wyślij testowy formularz |
🏁 Efekt końcowy
✅ Klient wypełnia formularz
✅ W kilka sekund powstaje dokument Google Docs z jego danymi
✅ System automatycznie tworzy PDF i wysyła go mailem
✅ Dokument trafia do archiwum na Google Drive
Cały proces zajmuje mniej niż 5 sekund i eliminuje ręczną pracę biurową.
💰 Korzyści dla użytkownika
🚀 Pełna automatyzacja przyjmowania briefów
🧾 Profesjonalne potwierdzenia PDF wysyłane automatycznie
📁 Automatyczna archiwizacja na Google Drive
💬 Możliwość natychmiastowego przekazania zespołowi projektowemu
🕒 Oszczędność czasu przy każdym nowym kliencie
💡 Brak błędów kopiowania danych z formularzy
📊 Łatwa rozbudowa o integrację z CRM lub Slack
🧩 Dlaczego warto wdrożyć tę automatyzację
Nie musisz już ręcznie przepisywać danych z formularzy.
Wszystkie briefy są uporządkowane i gotowe do przekazania zespołowi.
Klient automatycznie dostaje potwierdzenie i wygląda to profesjonalnie.
Możesz zarchiwizować każdy brief w Drive lub CRM.
Wystarczy raz skonfigurować – potem działa w tle non stop.
🪄 Zawartość po zakupie
Gotowy scenariusz Make (JSON) do importu
Instrukcja konfiguracji krok po kroku (PDF)
Przykładowy szablon Google Docs
Dostęp do pomocy technicznej przy konfiguracji
📦 Podsumowanie
Formularz briefu → Google Docs → PDF + Email to kompleksowa automatyzacja, która usprawnia przyjmowanie briefów, eliminuje błędy i nadaje Twojej firmie profesjonalny, zautomatyzowany wizerunek.
To rozwiązanie wdrożysz raz – i już nigdy nie będziesz musiał ręcznie przepisywać danych klientów.
