Automatyzacja: Planowanie tras → raport → mail

Zautomatyzuj planowanie tras, generowanie raportów i wysyłkę podsumowań – wszystko dzieje się samo, każdego dnia

Automatyzacja „Planowanie tras → raport → mail” to rozwiązanie, które planuje codzienne lub tygodniowe trasy kierowców, generuje raporty z ich realizacji i automatycznie wysyła podsumowania e-mail do menedżera, dyspozytora lub klienta.
System analizuje dane o trasach (np. z GPS, arkusza Google lub CRM), optymalizuje kolejność punktów, zapisuje raport w arkuszu lub PDF, a następnie wysyła gotowe zestawienie na e-mail.

To idealne rozwiązanie dla firm transportowych, kurierskich, serwisowych, budowlanych i logistycznych, które każdego dnia realizują wiele dostaw lub zleceń w terenie i potrzebują porządku, automatyzacji i spójnych raportów bez ręcznej pracy.

Cel i zastosowanie

Celem tej automatyzacji jest pełna automatyzacja procesu planowania tras, raportowania i komunikacji w zespole.
System sam planuje trasę (na podstawie danych z arkusza, CRM lub API GPS), a po zakończeniu dnia lub kursu generuje raport zrealizowanych zleceń i wysyła go e-mailem do odpowiednich osób.

Najczęstsze zastosowania:

• codzienne planowanie tras dostaw, serwisów, odbiorów,

• generowanie raportów dziennych i tygodniowych,

• wysyłanie raportów PDF / CSV e-mailem do menedżerów lub klientów,

• analiza efektywności kierowców i czasu przejazdów,

• automatyczne raportowanie w CRM.

Jak działa automatyzacja (krok po kroku)

1. Pobranie danych o trasach

System automatycznie pobiera dane z wybranego źródła:

• arkusz Google Sheets (lista punktów z adresami i godzinami),

• CRM (np. Bitrix24, Pipedrive, Zoho),

• API systemu GPS (np. Traccar, Navixy).

Każdy rekord zawiera informacje o:

• dacie i czasie planowanego kursu,

• punktach dostawy / serwisu,

• kierowcy, pojeździe i kliencie,

• odległościach i przewidywanym czasie trasy.

2. Planowanie i optymalizacja trasy

Automatyzacja wykorzystuje dane geograficzne (Google Maps API, OpenRouteService lub Mapbox) do wyznaczenia najkrótszej i najbardziej efektywnej trasy między punktami.
System automatycznie układa kolejność odwiedzin, oblicza dystans, czas przejazdu i estymowany koszt paliwa.
Dzięki temu zespół ma gotowy plan dnia jeszcze przed rozpoczęciem pracy.

Przykład:

Punkty: Kraków → Katowice → Gliwice → Opole
System generuje trasę: Kraków → Gliwice → Katowice → Opole (oszczędność 27 km / 20 min).

3. Generowanie raportu po zakończeniu dnia

Po zakończeniu tras, automatyzacja pobiera dane GPS o faktycznych przejazdach i zestawia je z planem.
Wygenerowany raport może zawierać:

• kierowcę i pojazd,

• datę i godzinę rozpoczęcia / zakończenia,

• rzeczywisty przebieg trasy (km),

• łączny czas jazdy i postojów,

• różnicę między planem a realizacją,

• status wykonania zleceń (np. 9/10 dostarczono).

Raport zapisywany jest automatycznie w Google Sheets lub generowany jako PDF.

4. Wysyłka raportu e-mailem

Gotowy raport (PDF lub link do arkusza) jest wysyłany e-mailem do:

• kierownika logistyki,

• menedżera floty,

• działu księgowości,

• lub bezpośrednio do klienta, jeśli dotyczy jego zleceń.

Wiadomość jest personalizowana, np.:

„Raport tras – 12.11.2025: 5 kierowców, 34 punkty, 97% realizacji, łącznie 982 km.”

System może także załączać wykresy z Looker Studio, jeśli chcesz dodać wizualne podsumowanie.

5. Archiwizacja i dashboard

Każdy raport trafia również do archiwum Google Drive lub CRM, dzięki czemu masz pełną historię kursów i realizacji.
Dodatkowo automatyzacja może aktualizować dashboard w Looker Studio, pokazując:

• sumaryczny przebieg miesięczny,

• koszt paliwa,

• terminowość realizacji,

• średni czas kursu.

Przykład działania

Załóżmy, że Twoja firma posiada 8 pojazdów i codziennie realizuje po kilka tras.
Dyspozytor wpisuje zlecenia do arkusza Google z adresami klientów.

Automatyzacja:

1. Pobiera listę punktów,

2. Układa optymalną trasę dla każdego kierowcy,

3. Po zakończeniu dnia pobiera dane GPS,

4. Tworzy raport zrealizowanych tras (km, czas, statusy),

5. Wysyła raport PDF e-mailem do menedżera floty i klienta.

Dzięki temu codzienne raportowanie dzieje się w pełni automatycznie, bez arkuszy, kopiowania i błędów.

Co potrafi ta automatyzacja

• Planowanie tras z adresów (Google Maps API / GPS).

• Optymalizacja kolejności punktów.

• Obliczanie dystansu, czasu, kosztu paliwa.

• Generowanie raportów PDF / Google Sheets.

• Automatyczna wysyłka e-mail.

• Archiwizacja raportów i dashboard w Looker Studio.

Dla kogo

Ta automatyzacja jest idealna dla:

• firm transportowych i logistycznych,

• firm kurierskich i dystrybucyjnych,

• ekip serwisowych i montażowych,

• firm budowlanych i instalacyjnych,

• przedsiębiorstw posiadających flotę i kierowców terenowych,

• agencji eventowych, firm sprzątających i technicznych.

Kluczowe korzyści

• Automatyczne planowanie. Zero ręcznego układania tras.

• Dokładne raporty. Zawsze aktualne i spójne dane o realizacji.

• Czas i porządek. Wszystko dzieje się samo – plan, raport, e-mail.

• Transparentność. Klient i menedżer mają zawsze ten sam widok.

• Optymalizacja kosztów. Mniejsze zużycie paliwa i lepsze wykorzystanie czasu.

Integracje

• GPS: Traccar, Navixy, Wialon, GpsGate, GPS Trace.

• Mapy i trasy: Google Maps API, Mapbox, OpenRouteService.

• CRM: Bitrix24, Pipedrive, Zoho CRM, HubSpot.

• Raporty: Google Sheets, Looker Studio, Excel Online.

• Powiadomienia: Gmail, Outlook, Slack, Telegram.

• Archiwizacja: Google Drive, Dropbox.

Czas uruchomienia i wsparcie

Po zakupie otrzymujesz gotowy scenariusz automatyzacji planowania tras, raportowania i wysyłki e-mail.
Instrukcja krok po kroku pokaże, jak podłączyć źródła danych, zdefiniować kierowców i ustawić harmonogram wysyłki raportów.
Nie wymaga wiedzy technicznej — wszystko przygotowane do wdrożenia w 1 dzień.

Masz też bezpłatne wsparcie specjalisty Integrafy, który pomoże Ci dopasować logikę tras, sposób raportowania i integracje GPS.
Średni czas wdrożenia: ok. 2–3 godziny.

IntegraFlow – Twój asystent AI do planowania i raportowania tras

Kupując tę automatyzację, otrzymujesz dostęp do IntegraFlow AI Chat, który:

• analizuje raporty i wykrywa odchylenia od planu,

• generuje podsumowania tras i rekomendacje optymalizacji,

• tworzy trasy automatycznie na podstawie punktów i godzin,

• podpowiada najbardziej opłacalne rozwiązania transportowe.

IntegraFlow to Twój osobisty asystent logistyki — łączy dane GPS, mapy i raporty, aby maksymalnie uprościć planowanie i komunikację w zespole.

Co otrzymujesz po zakupie

• kompletny scenariusz „Planowanie tras → raport → mail”,

• szablon raportu Google Sheets i Looker Studio,

• instrukcję konfiguracji krok po kroku,

• dostęp do IntegraFlow AI Chat,

• wsparcie specjalisty Integrafy,

• możliwość rozbudowy o automatyczne powiadomienia SMS / GPS / CRM.