Automatyzacja: Automatyczna obsługa zapytań mailowych AI → CRM
E-maile od klientów przetwarzane przez AI — system rozpoznaje intencję, tworzy leady w CRM i odpowiada automatycznie
Automatyzacja „Automatyczna obsługa zapytań mailowych AI → CRM” to inteligentny system, który całkowicie automatyzuje obsługę przychodzących wiadomości e-mail od klientów i potencjalnych leadów.
AI analizuje treść każdej wiadomości, rozpoznaje jej temat, klasyfikuje zapytanie (np. oferta, reklamacja, rekrutacja, współpraca), tworzy odpowiedni rekord w CRM (np. lead, deal, kontakt), a następnie może automatycznie wysłać personalizowaną odpowiedź.
To idealne rozwiązanie dla firm, które otrzymują wiele wiadomości dziennie i chcą zachować natychmiastowy kontakt z klientem — bez konieczności ręcznego odpisywania i przepisywania danych do CRM.
Cel i zastosowanie
Celem automatyzacji jest pełna automatyzacja obsługi zapytań przychodzących przez e-mail — od ich odczytu, przez klasyfikację, po zapis do CRM i odpowiedź.
System działa 24/7, skracając czas reakcji na wiadomość do kilku sekund.
Najczęstsze zastosowania:
automatyczne tworzenie leadów sprzedażowych z zapytań mailowych,
analiza i kategoryzacja wiadomości (oferta, faktura, zapytanie ogólne),
automatyczne odpowiedzi powitalne lub przekierowania,
przypisywanie zgłoszeń do odpowiednich działów,
raportowanie ilości i typów zapytań.
Jak działa automatyzacja (krok po kroku)
1. Odbiór wiadomości e-mail
System monitoruje wybraną skrzynkę e-mail (np. kontakt@firma.pl, oferty@, support@) i automatycznie reaguje, gdy pojawi się nowa wiadomość.
Pobiera:
adres nadawcy,
temat,
treść wiadomości,
załączniki,
datę i godzinę.
2. Analiza treści przez AI
Moduł AI analizuje treść wiadomości, aby:
zrozumieć kontekst (np. „Chciałbym poznać ofertę CRM” → kategoria: zapytanie ofertowe),
zidentyfikować nadawcę (imię, firma, e-mail, telefon),
wyodrębnić dane kontaktowe lub słowa kluczowe,
ocenić intencję: sprzedaż / wsparcie / reklamacja / inne,
przypisać priorytet (np. „pilne”, „standardowe”).
Przykład:
E-mail od klienta:
„Dzień dobry, potrzebuję wdrożenia systemu CRM dla mojego zespołu sprzedaży. Proszę o kontakt.”AI:
Klasyfikacja: Zapytanie ofertowe
CRM: Lead → Wdrożenie CRM
Priorytet: Wysoki
Odpowiedzialny dział: Sprzedaż B2B
3. Tworzenie rekordu w CRM
Po analizie, automatyzacja tworzy lub aktualizuje rekord w CRM (np. Bitrix24, Pipedrive, HubSpot, Zoho CRM).
Wypełnia pola automatycznie:
imię i nazwisko,
e-mail,
firma,
temat wiadomości,
źródło: „E-mail – zapytanie przychodzące”,
opis: pełna treść e-maila,
tagi: np. oferta / CRM / konsultacja.
Jeśli kontakt już istnieje w CRM — system aktualizuje go i dodaje nową aktywność.
4. Automatyczna odpowiedź e-mail
System może automatycznie odpowiedzieć klientowi, np.:
„Dzień dobry,
dziękujemy za wiadomość!
Otrzymaliśmy Twoje zapytanie i przekażemy je do odpowiedniego specjalisty.
Nasz zespół skontaktuje się z Tobą w ciągu 24 godzin.Pozdrawiamy,
Zespół Integrafy”
Lub — jeśli AI rozpozna intencję — od razu dopasować odpowiedź do treści (np. przesłać ofertę, link do kalendarza lub formularz briefu).
5. Powiadomienia i przypisania
Po zapisaniu rekordu w CRM, system wysyła powiadomienie do odpowiedniego działu lub handlowca.
Przykład:
„📩 Nowe zapytanie: Wdrożenie CRM – priorytet wysoki.
Klient: Jan Kowalski (XYZ Sp. z o.o.)
Treść: ‘Potrzebuję systemu CRM do zarządzania sprzedażą’.”
Dzięki temu zespół reaguje natychmiast, a żadne zapytanie nie ginie.
6. Raportowanie i analiza
Automatyzacja tworzy raport w Google Sheets / Airtable z informacjami:
liczba zapytań dziennie / tygodniowo,
podział na kategorie i źródła,
czas reakcji,
statusy obsługi (nowe / w toku / zamknięte).
Możesz też otrzymywać automatyczne podsumowania e-mail (np. „W tym tygodniu wpłynęło 48 zapytań, z czego 31 to oferty CRM”).
Przykład działania
Firma otrzymuje codziennie kilkadziesiąt wiadomości na skrzynkę kontakt@twojafirma.pl.
Automatyzacja:
Odczytuje każdą wiadomość,
AI klasyfikuje jej treść i wyodrębnia dane kontaktowe,
Tworzy nowy lead w Bitrix24 z opisem,
Wysyła do klienta automatyczną odpowiedź,
Powiadamia handlowca o nowym zapytaniu,
Dodaje wiadomość do raportu zapytań.
Efekt: żadne zapytanie nie zostaje pominięte, klient otrzymuje natychmiastową odpowiedź, a dane trafiają prosto do CRM.
Co potrafi ta automatyzacja
Odczytuje i analizuje e-maile w czasie rzeczywistym.
Klasyfikuje zapytania i intencje klientów przy pomocy AI.
Tworzy lub aktualizuje leady w CRM.
Wysyła automatyczne odpowiedzi e-mail.
Powiadamia odpowiedni dział lub handlowca.
Generuje raporty i statystyki zapytań.
Dla kogo
Ta automatyzacja jest idealna dla:
firm usługowych i konsultingowych,
agencji marketingowych i software house’ów,
zespołów sprzedaży B2B,
firm z wysokim wolumenem zapytań mailowych,
organizacji z rozproszonymi działami (sprzedaż, support, HR).
Kluczowe korzyści
Błyskawiczna reakcja. Klient otrzymuje odpowiedź w kilka sekund.
Więcej leadów. Żadne zapytanie nie ginie w skrzynce.
Pełna automatyzacja. Od e-maila do rekordu CRM — bez ludzkiego udziału.
Inteligentna analiza. AI rozpoznaje temat i dopasowuje odpowiedzi.
Lepsza organizacja. Wszystkie zapytania trafiają do jednego miejsca.
Integracje
E-mail: Gmail, Outlook, IMAP, SMTP.
CRM: Bitrix24, HubSpot, Pipedrive, Zoho CRM, Monday CRM.
AI: OpenAI (GPT-4/5), Anthropic Claude, Gemini AI.
Raporty: Google Sheets, Airtable, Looker Studio.
Powiadomienia: Slack, Telegram, SMSAPI, Discord.
Dodatkowe integracje: Notion, Trello, ClickUp, Google Drive.
Czas uruchomienia i wsparcie
Po zakupie otrzymujesz kompletny scenariusz automatyzacji „Automatyczna obsługa zapytań mailowych AI → CRM”, gotowy do wdrożenia w Twojej infrastrukturze (Make, n8n, Bitrix24 lub inny CRM).
Proces konfiguracji jest prosty — wystarczy połączyć skrzynkę e-mail, klucz API CRM i konto AI.
Masz też zapewnione bezpłatne wsparcie specjalisty Integrafy, który pomoże Ci dobrać kategorie zapytań, prompty AI i strukturę pól w CRM.
Średni czas wdrożenia: ok. 1–2 godziny.
IntegraFlow – Twój asystent AI do komunikacji z klientami
Kupując tę automatyzację, otrzymujesz dostęp do IntegraFlow AI Chat, który:
analizuje każdą wiadomość przychodzącą,
podpowiada lub generuje automatyczne odpowiedzi,
może samodzielnie tworzyć leady i uzupełniać dane,
klasyfikuje klientów i ocenia priorytety,
generuje tygodniowe raporty z konwersji i zapytań.
IntegraFlow to Twój wirtualny asystent sprzedaży i obsługi klienta — reaguje natychmiast, 24/7, z pełną personalizacją.
Co otrzymujesz po zakupie
kompletny scenariusz „Automatyczna obsługa zapytań mailowych AI → CRM”,
gotowe szablony promptów AI i odpowiedzi,
instrukcję konfiguracji krok po kroku,
dostęp do IntegraFlow AI Chat,
wsparcie specjalisty Integrafy,
możliwość rozbudowy o integrację z kalendarzem, raportami lub systemem ticketowym.
